DSGVO-Konformität – wie ein Datenschutzmanagementsystem den Aufwand deutlich senkt

datenschutzmanagementsystem

02.07.2025
Anne Springwald

Die DSGVO verpflichtet Unternehmen dazu, den Umgang mit personenbezogenen Daten genau zu dokumentieren. Dazu gehören unter anderem Datenschutz-Folgenabschätzungen, Einwilligungen, Auftragsverarbeitungsverträge und technische Schutzmaßnahmen. Jedes Dokument muss jederzeit nachvollziehbar und aktuell vorliegen – aufgrund der Beweislastumkehr der DSGVO. Ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS) schafft hier klare Strukturen. Es bringt alle Datenschutzprozesse auf eine zentrale Plattform. So setzen Unternehmen die DSGVO effizient, konsistent und rechtssicher um.

Ohne ein zentrales System fehlt der Überblick

Datenschutzmanagementsystem: weniger Aufwand mit Keyed

Durch rechtliche Dokumentationspflichten in Bezug auf Datenschutz entstehen in Unternehmen schnell unübersichtliche Strukturen. Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten liegen auf Netzlaufwerken, Vorlagen verstecken sich in E-Mail-Postfächern, Datenschutz-Folgenabschätzungen landen in verschiedenen Ordnern. Eine klare Zuordnung fehlt und Versionen lassen sich schwer nachvollziehen. In der Praxis führt das zu doppelten Arbeiten. Teams erfassen dieselben Informationen mehrfach. Abstimmungen zwischen Abteilungen kosten zudem Zeit. Datenschutzbeauftragte gleichen Inhalte oft manuell ab oder suchen fehlende Informationen nachträglich zusammen.

In Konzernstrukturen verstärken sich diese Probleme deutlich. Standorte verwenden unterschiedliche Vorlagen, Prozesse und Tools. Jeder dokumentiert nach eigenen Regeln. Es entsteht ein Flickenteppich aus Teilinformationen. Hinzu kommen fortlaufende Änderungen durch neue Gesetze, Urteile und behördliche Anforderungen. Ohne geregelte Prozesse aktualisieren viele Teams ihre Unterlagen unvollständig oder gar nicht. Die Dokumentation veraltet schleichend.

Fehlen bei Prüfungen relevante Nachweise, riskieren Unternehmen hohe Bußgelder und Vertrauensverluste bei Kunden und Partnern. Ein durchdachtes Datenschutzmanagementsystem verhindert diese Risiken. Es erzeugt einheitliche Strukturen, sorgt für aktuelle Daten und vereinfacht die tägliche Arbeit im Datenschutz.

Ein Datenschutzmanagementsystem schafft Klarheit und Rechtssicherheit

Die Keyed GmbH hat ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS) entwickelt, das Datenschutzprozesse von Grund auf neu strukturiert. Das System basiert auf langjähriger Beratungspraxis. Datenschutzjuristen, Berater und Entwickler haben es gemeinsam konzipiert und gezielt auf die realen Anforderungen in Unternehmen abgestimmt. Das DSMS bündelt alle Aufgaben auf einer übersichtlichen Plattform. Nutzer erfassen Verarbeitungstätigkeiten, führen Datenschutz-Folgenabschätzungen durch, bewerten Risiken oder verwalten Auftragsverarbeitungsverträge. Jede Funktion ist verständlich aufgebaut. Die Benutzerführung leitet durch die erforderlichen Schritte. Beim Anlegen einer neuen Verarbeitung schlägt das System automatisch passende Inhalte vor. Es reduziert die Eingabe auf relevante Informationen und verknüpft diese mit bestehenden Bausteinen. So entstehen konsistente und vollständige Dokumentationen in kurzer Zeit.

Über 300 geprüfte Vorlagen stehen bereit. Dazu zählen Muster für Einwilligungstexte, Informationspflichten, Datenschutz-Folgenabschätzungen, Verträge mit Dienstleistern, Löschkonzepte und viele weitere Dokumente. Die Vorlagen folgen aktuellen rechtlichen Standards und lassen sich direkt im System auf die eigenen Bedürfnisse anpassen. Automatisierte Workflows erinnern an Fristen, leiten Verantwortliche durch komplexe Vorgänge und verhindern Lücken – etwa bei Betroffenenanfragen oder Datenschutzvorfällen. Die Oberfläche bleibt trotz des Funktionsumfangs benutzerfreundlich. Auch Personen ohne juristische Erfahrung arbeiten sicher mit dem System.

Einheitliche Standards, zentrale Kontrolle, effektive Umsetzung

Mit dem DSMS von Keyed schaffen Unternehmen einheitliche Datenschutzprozesse. Sie definieren verbindliche Abläufe und setzen diese standortübergreifend um. Die Software zeigt tagesaktuell, welche Verarbeitungstätigkeiten vollständig dokumentiert sind, welche Prüfungen ausstehen und wo Handlungsbedarf besteht. Verantwortliche behalten jederzeit die Kontrolle über den Status aller Datenschutzmaßnahmen. Nils Möllers, CEO der Keyed GmbH betont: "Ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS) gibt Unternehmen die nötige Kontrolle und Übersicht, um Datenschutz nicht nur gesetzeskonform, sondern effizient und sicher zu gestalten – denn nur wer Datenschutz aktiv steuert, vermeidet Risiken und stärkt nachhaltig das Vertrauen von Kunden und Partnern."

Neue gesetzliche Vorgaben oder behördliche Hinweise fließen direkt in das System ein. Die Vorlagen passen sich automatisch an. Unternehmen müssen Änderungen nicht selbst umsetzen, sondern können geprüfte Inhalte direkt aus der Software übernehmen. Auch vorhandene Datenschutzdokumentationen lassen sich in das System importieren. Das DSMS erkennt fehlende Angaben, schlägt Ergänzungen vor und unterstützt bei der Qualitätssicherung. Beim Einstieg ins System steht Keyed aktiv zur Seite. Datenschutzjuristen begleiten die Einführung, helfen bei der Strukturierung und geben konkrete Empfehlungen für den Aufbau. Mehr als 500 Unternehmen setzen das DSMS von Keyed bereits ein – vom kleinen Dienstleister über große Datenschutzberatungen bis hin zum internationalen Konzern.

Ohne ein zentrales System fehlt der Überblick

Ein Datenschutzmanagementsystem schafft Klarheit und Rechtssicherheit

Einheitliche Standards, zentrale Kontrolle, effektive Umsetzung

Externer Datenschutzbeauftragter