Wie die digitale Rechnungsprüfung Arbeitsabläufe optimiert
digitale rechnungsprüfung
- 05.07.2023
Gegen den Papierwust
Es empfiehlt sich, den Purchase to Pay Prozess zu automatisieren. Dieser häufig mit P2P-Prozess abgekürzte Begriff lässt sich mit "vom Einkauf bis zur Bezahlung" übersetzen und umfasst sämtliche Einkaufsaktivitäten in einem Unternehmen. Zum Prozess gehören die Bedarfsanforderung, die Auftragsbestätigung und die Eingangsrechnung. Nach einer Bedarfsanalyse, die Aufschluss über Optimierungspotenziale gibt, können alle P2P-Vorgänge durch Automatisierung der einzelnen Teilschritte in einen nahtlosen Vorgang integriert werden. Das Ergebnis: weniger Arbeitsaufwand, Eliminierung von Fehlerquellen und kürzere Entscheidungswege.
Lösung in fünf Schritten
1. Rechnungseingang: Alle eingehenden Rechnungen werden automatisiert oder per Scan in das intex iCenter importiert. Dabei werden per Mail versandte Rechnungen automatisch erkannt und ausgelesen, postalische Rechnungen werden nur gescannt. Die Software liest dann den Beleg aus und sortiert ihn dann automatisch.
2. Erfassung / Extraktion: Die gescannten oder importierten Dokumente werden ausgelesen und auf Richtigkeit und Plausibilität geprüft. In diesem Schritt ist eine formale Prüfung sowie ein Abgleich mit der Bestellung und dem Wareneingang möglich.
3. Prüfung / Freigabe: Sachbearbeiter, Kostenstellenverantwortliche und Buchhalter bekommen ihre Vorgänge automatisch zugestellt. Dabei können Vorgänge nicht in Vergessenheit geraten, da E-Mails über den Rechnungseingang informieren und automatisch an noch nicht Erledigtes erinnern. Auch eine Priorisierung von Vorgängen aufgrund frei definierbarer Kriterien ist möglich.
4. Buchung: Die geprüften und freigegebenen Rechnungen werden zur Buchung an das ERP-System übergeben. ERP bedeutet Enterprise Resource Planning. Damit ist unter anderem die Steuerung von Kapital, Mitarbeitern und Betriebsmitteln gemeint.
5. Archivierung: Die Rechnungen werden revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt. Der Zugriff auf die Dokumente ist sowohl aus der Lösung selbst als auch aus einem angebundenen ERP- und/oder Finanzbuchhaltungs-System heraus möglich.
Die individuelle digitale Rechnungsprüfung
Das intex iCenter lässt sich problemlos in alle gängigen ERP-, Transportmanagement- und Finanzsysteme wie DATEV und SAP integrieren. Der Abgleich mit den Stammdaten aus dem verwendeten System funktioniert reibungslos, die Daten können sinnvoll ergänzt werden. Daneben bietet die Software weitere Vorteile: Im Rahmen der Erfassung werden eingehende Rechnungen unter anderem nach §14 UstG geprüft. Transparentes Arbeiten ist vom Rechnungseingang bis hin zur Archivierung jederzeit gewährleistet, kein Vorgang kann verloren gehen. Der Verarbeitungsprozess beschleunigt sich, die Kosten werden durch kurze Durchlaufzeiten optimiert. Den finanziellen Nutzen belegen die oben genannte Studie der Goethe-Universität sowie Beispielwerte bestehender Kunden: Ein Unternehmen mit 5.000 Eingangsrechnungen im Jahr spart 483 Stunden ein. Bei einem Stundensatz von 65 Euro entspricht dies einem Betrag von jährlich 31.416 Euro.
