Purchase to Pay – die digitale Lösung für Geschäftsprozesse
purchase to pay
- 05.07.2023
Was bedeutet Purchase to Pay?
Was gehört zum P2P-Prozess?
Der Kern aller P2P-Aktivitäten liegt in der Datenübertragung zwischen Unternehmen, die als Kunden und Lieferanten agieren, sowie in internen Prüf- und Freigabeverfahren. Diese Prozesse umfassen eine Vielzahl von Transaktionen und erfordern eine enge Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen. Neben dem Einkauf sind auch Mitarbeiter und Führungskräfte aus den Bereichen Lager, Logistik, Buchhaltung und Finanzen an diesem Prozess beteiligt. Der P2P-Prozess ist daher ein zentraler Bestandteil der Unternehmensabläufe und ermöglicht eine effektive Zusammenarbeit zwischen allen beteiligten Parteien.So läuft ein Purchase-to-Pay-Vorgang beispielhaft ab:
Teilbereich Purchase:
• Bedarfsmeldung durch Mitarbeiter, meist an den direkten Vorgesetzten
• Prüfung und Freigabe durch die Führungsebene und Weiterleitung an den Einkauf
• Bestellung beim Lieferanten durch die Procurement-Abteilung
• Bestätigung durch den Lieferanten
• Wareneingang, Empfangsbestätigung und Qualitätsprüfung
Teilbereich Pay:
• Rechnungseingang durch die Buchhaltung
• Abgleich von Rechnung und Wareneingang
• Rechnungsgenehmigung durch Führungsebene
• Zahlungsanweisung durch die Buchhaltung
• Revisionssichere Archivierung der Rechnung
Die umfangreichen Schritte erfordern viel Zeit und Personal, doch es gibt zahlreiche Vorteile, wenn man in die Verbesserung des Purchase-to-Pay-Verfahrens investiert.
Warum lohnt sich die Straffung des Einkaufsprozesses?
Den Purchase-to-Pay-Ablauf zu digitalisieren und zu straffen, eröffnet zahlreiche Benefits:
• erhöhte Transparenz der Einkaufsprozesse
• kürzere Wege und Reduzierung von Fehlerquellen
• geringere Kosten
• Vermeidung von Mahnkosten aufgrund verspäteter Zahlungen
• revisionssichere Speicherung sämtlicher Beschaffungsdokumente
Durch die Verbesserung der Purchase-to-Pay-Prozesse können Unternehmen gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ihren Personalbedarf reduzieren. Die Vereinfachung der Kommunikationswege und die Übersichtlichkeit aller beteiligten Abläufe sorgen für eine höhere Effizienz und Zufriedenheit bei allen Beteiligten.
Wie gelingt die Optimierung des Einkaufs?
Die Optimierung der P2P-Prozesse ist ein wichtiger Bestandteil der langfristigen Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Leider scheuen viele Unternehmen diesen Schritt aufgrund vermeintlich hoher Projektkosten oder Skepsis gegenüber digitalen Lösungen. Dabei lohnt es sich, den Aufwand zu betreiben, da eine Optimierung zu einer deutlichen Vereinfachung und höherer Sicherheit führt. Eine gründliche Planung ist der Schlüssel zum Erfolg. Der erste Schritt zur Optimierung der P2P-Prozesse besteht darin, die manuellen Abläufe zu verbessern. Wenn bereits hier Probleme auftreten, können digitale Lösungen nicht immer helfen. Um den Einkauf im Ganzen zu optimieren, ist es daher wichtig, alle Schritte und Herausforderungen im Zusammenhang zu betrachten. Es ist wenig sinnvoll, einzelne Vorgänge zu verbessern, wenn andere den gesamten Prozess behindern.Schritt eins: den Ist-Zustand analysieren
Eine gründliche Bedarfsanalyse ist unerlässlich, um Verbesserungspotenziale aufzudecken und den Optimierungsprozess in Gang zu setzen. Um dies zu erreichen, bedarf es einer ausführlichen Recherche. Dabei gilt es, den aktuellen P2P-Prozess zu verstehen, die involvierten Parteien zu identifizieren und die Regeln und Richtlinien für Bestellvorgänge und Rechnungswesen zu ermitteln. Nur so können Schwachstellen erkannt und Verbesserungen umgesetzt werden. Eine solide Bedarfsanalyse ist somit der Grundstein für eine erfolgreiche Prozessoptimierung.Um einen effektiven Plan zur Verbesserung zu entwickeln, können zudem folgende Fragen von Nutzen sein:
• Wer ist für die Warenbestellung zuständig? Erfolgt der Einkauf dezentral über einzelne Abteilungen oder gibt es eine zentrale Beschaffungsebene?
• Gibt es ein Freigabeverfahren, wie läuft das ab, wer übernimmt es?
• Existieren einheitliche Einkaufsrichtlinien, zum Beispiel hinsichtlich bestimmter Lieferanten, monetärer, ökologischer und nachhaltiger Vorgaben?
• Ist bereits ein elektronischer Beschaffungsprozess etabliert – oder findet der gesamte Bestellvorgang analog statt?
Schon durch das Beantworten dieser Fragen können wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden. Das ermöglicht, den gewohnten Ablauf zu verfeinern und das Beste aus der Arbeit herauszuholen. Durch dieses Vorgehen kann auch vermieden werden, dass sich Unternehmen in falschen Annahmen über den P2P-Prozess verlieren, was den Erfolg des Digitalisierungsprojekts gefährden könnte. Wenn bewusst ist, wo es hakt, wer in den Prozess involviert ist und mit welchen Tools die Einkaufsabteilung arbeitet, ist eine solide Grundlage für umfassende Optimierungen vorhanden.
Schritt zwei: P2P optimieren mit ganzheitlichen Softwarelösungen
Dazu gehören die folgenden Module:
A) Elektronische Bedarfsanforderung (eBANF)
B) Automatisierung von Auftragsbestätigungen
C) Prüfung des Wareneingangs
D) Digitales Rechnungswesen
E) Revisionssichere Archivierungslösung
Die Digitalisierung im P2P-Bereich führt letztlich zu einer verbesserten Zusammenarbeit mit Lieferanten und einer umfassenderen Abdeckung von Prozessen. Sie ermöglicht nicht nur eine Verringerung der Kosten, sondern auch eine Maximierung der Transparenz. Doch welche konkreten Schritte sind für die Implementierung digitaler Lösungen notwendig und wie können Unternehmen ihre Warenbeschaffung auf ein neues Level bringen?
A) Elektronische Bedarfsanforderung (eBANF)
Wenn es an Produkten oder Lösungen für die täglichen Arbeitsabläufe mangelt, müssen Mitarbeiter auf einen analogen P2P-Prozess zurückgreifen: Sie kontaktieren den Einkauf telefonisch, per Fax, E-Mail oder manuell ausgefüllten Formularen, um ihre Anforderungen zu stellen. Dieser Prozess ist jedoch äußerst komplex und zeitaufwendig:
Die Anforderungen müssen über die Vorgesetzten an den Einkauf weitergeleitet werden, der dann Angebote vergleicht, Lieferanten recherchiert und gegebenenfalls Genehmigungen für einzelne Posten einholt, je nach Hierarchieebene. Dieser Vorgang birgt jedoch das Risiko, dass Daten verloren gehen oder fehlerhaft übertragen werden. Eine bessere Lösung muss her!
Bedarfsmeldungen in den Prozess integrieren
Der erste Schritt zur Optimierung von P2P-Prozessen liegt in der automatisierten Erfassung und Weiterleitung von Bedarfen. Dabei ist es wichtig, dass die Vorgänge und Anforderungen des Unternehmens genau abgebildet werden. Durch die Verwendung von Vorlagen können Bestellungen von oft benötigten Waren vereinfacht werden. Angebote von Lieferanten sind transparent und können von allen berechtigten Personen eingesehen und verglichen werden. Überdies besteht die Möglichkeit, automatisch bestimmte Lieferanten für bestimmte Warengruppen auszuwählen. So wird vermieden, dass zentral verhandelte und besonders vorteilhafte Konditionen übersehen werden.
Klare Strukturen
Durch klar strukturierte Arbeitsabläufe wird sichergestellt, dass die relevanten Informationen an der richtigen Stelle landen. Es entfällt das mühsame Koordinieren und Abstimmen, wer wofür zuständig ist. Dies hat nicht nur den positiven Effekt, dass der organisatorische Aufwand reduziert wird, sondern auch erhebliche Auswirkungen auf die Qualität der Ergebnisse hat. Eine fehlerhafte Prüfung oder Freigabe kann dazu führen, dass definierte Standards nicht eingehalten werden oder minderwertige Rohstoffe zum Einsatz kommen. Durch die Integration von Schnittstellen zu ERP-, SAP-, Buchungs- oder Warenwirtschaftssystemen können Bestellungen automatisch oder auf Abruf ausgelöst werden.
Gut zu wissen:
Die P2P-Lösung von intex ermöglicht es, Bedarfsmeldungen ganz einfach über ein benutzerfreundliches Webformular zu aktivieren. Dadurch wird ein automatisierter Genehmigungsprozess ausgelöst, bei dem der zuständige Empfänger alle relevanten Informationen erhält. Gleichzeitig wird eine nahtlose Nachverfolgung gewährleistet, indem die Daten in eine elektronische Akte übertragen werden. Mit intex können somit Prozesse effizienter gestaltet und Zeit gespart werden.
B) Digitale Verarbeitung von Auftragsbestätigungen
Beispielsituation:
Die Bestellung ist beim Lieferanten eingetroffen und eine Bestätigung des Auftrags wird verschickt. Dieses verbindliche Dokument enthält wichtige Informationen wie genaue Angaben zu den Artikeln, Mengen, Preisen, Bedingungen und Lieferterminen. Es ist von großer Bedeutung, Fehler in diesem Schritt zu erkennen und zu korrigieren, da dies den gesamten Beschaffungsprozess beeinflussen kann. Idealerweise übernimmt die Person, die die Bestellung ausgelöst hat, die Prüfung. Allerdings ist dies in der Praxis, insbesondere in großen Unternehmen, oft nicht realisierbar.
Eine umfassende Purchase-to-Pay-Lösung bietet eine automatisierte Lösung für diesen Prozessschritt: Die Belegverwaltung wird durch automatische Texterkennung erleichtert und mit den Bestelldaten abgeglichen. Fehler werden schnell erkannt und können bereits in diesem frühen Prozessschritt behoben werden. Die übersichtliche Darstellung bietet zudem eine klare Übersicht über relevante Daten wie Bestellmengen, Preise, Rabatte und voraussichtliche Lieferdaten. So können Preisanstiege oder Konditionsänderungen frühzeitig erkennen und entsprechend handeln.
C) Wareneingänge prüfen
Ist die Zustellung im Einklang mit der Bestellung, pünktlich und am korrekten Standort angekommen? Für die Überprüfung der Waren sind zahlreiche Schritte erforderlich, die in einem manuellen P2P-Prozess viel Zeit kosten können. Nach der Sichtung der Lieferung kann der Lieferschein quittiert und an die entsprechende Abteilung weitergeleitet werden, je nach Unternehmensstruktur im Einkauf oder in der Buchhaltung. Die zuständige Abteilung identifiziert die jeweilige Bestellung im System, verzeichnet den Wareneingang und ordnet den Lieferschein entsprechend zu.
Wenn der Purchase-to-Pay-Prozess automatisiert wird, können Lieferscheine ganz einfach digital erfasst werden. Optische Zeichenerkennungssysteme lesen die Daten aus und übermitteln sie an eine zentrale P2P-Lösung. Ein zuständiger Mitarbeiter wird automatisch informiert und kann die Daten abgleichen, den Eingang registrieren und die Waren freigeben. Dabei können auch mehrstufige Freigabeszenarien genutzt werden, insbesondere bei kritischen Rohstoffen wie Gefahrengütern. Diese Vorgehensweise ist äußerst sinnvoll und ermöglicht eine schnelle und effiziente Abwicklung.
D) Rechnungseingänge automatisieren
Eine schnelle Bearbeitung von eingehenden Rechnungen kann nicht nur die internen Prozesse optimieren, sondern auch bei den Lieferanten für Zufriedenheit sorgen. Oftmals sind mehrere Abteilungen in den Belegprozess involviert und es wird das Zwei-Augen-Prinzip angewendet. Durch eine zügige Freigabe der Rechnungen können jedoch unnötige Verzögerungen vermieden werden und somit eine effiziente Abwicklung gewährleistet werden.
Analoge Prozesse: zeitraubend und fehleranfällig
Durch einen manuellen Prozess werden Rechnungen zunächst von Hand sortiert und an verschiedene Kostenstellen weitergeleitet. Die zuständige Abteilung prüft sorgfältig die Rechnungsdaten, vergleicht sie mit Bestellungen und Lieferscheinen und leitet sie dann an die Buchhaltung weiter. Dabei ist besondere Vorsicht geboten, da es oft zu zeitraubenden Schwierigkeiten kommen kann, wie zum Beispiel bei der Suche nach einem fehlenden Lieferschein. In der Buchhaltung erfolgt dann eine umfassende Überprüfung der Kostenstelle, was oft zu Rückfragen führt. Dieser Prozess kann viel Zeit in Anspruch nehmen, die jedoch besser genutzt werden könnte.
Was die Automatisierung besser macht
Die ganzheitlichen Purchase-to-Pay-Lösungen von intex bieten eine automatische Erfassung und Speicherung von eingehenden Warenrechnungen. Dabei gleicht das System automatisch die Bestelldaten mit den Rechnungsdaten ab. Wenn alles übereinstimmt und die Ware im Haus ist, kann eine automatische Bezahlung erfolgen. Sollte es jedoch Diskrepanzen geben oder eine erneute Prüfung gewünscht sein, wird ein menschlicher Eingriff notwendig. Die Informationen werden an die zuständigen Bearbeiter weitergeleitet, die gegebenenfalls erneut prüfen und freigeben. Die Buchung erfolgt anschließend direkt im ERP- oder Rechnungssystem, was einfach per Knopfdruck möglich ist. Mit den Lösungen von intex wird Zeit eingespart und Unternehmen können sich auf eine effiziente und fehlerfreie Abwicklung der Rechnungen verlassen.
E) Revisionssichere digitale Archivierung
Ein perfekter Purchase-to-Pay-Prozess erfordert eine nahtlose Dokumentation von der Beschaffungsanfrage bis zur Lieferung und Rechnungsstellung. Zu jeder Zeit sollten diese Dokumente für alle Beteiligten einsehbar sein. Eine sichere Archivierung ist daher unerlässlich, um Manipulationen zu verhindern und die Purchase-to-Pay-Optimierung zu gewährleisten.
Unternehmen können auf diese Weise den Verlust wichtiger Dokumente und Daten vermeiden – insbesondere, wenn es sich um steuerlich relevante Informationen oder solche mit bestimmten Aufbewahrungsfristen handelt, denn dies kann schwerwiegende rechtliche Konsequenzen haben. Doch mit der digitalen Archivierungslösung von intex können sich Unternehmen entspannt zurücklehnen, denn sie erfüllt die strengen Anforderungen der GoDB und DSGVO. Als fester Bestandteil einer P2P-Lösung sorgt sie dafür, dass alle berechtigten Personen auf einen einheitlichen Datenstamm zugreifen können – so haben Unternehmen wichtige Daten immer im Griff.
