Digitalisierung von Dokumenten: Effizienz, Sicherheit und Compliance durch moderne ECM-Lösungen
Digitalisierung von Dokumenten
- 28.02.2025
Manuelles Dokumentenmanagement stößt an seine Grenzen
Unternehmen, die auf eine professionelle Dokumentenmanagement-Lösung verzichten, kämpfen häufig mit ineffizienten Prozessen. Denn ohne ein zentrales System ist die Verwaltung von Dokumenten zeitaufwendig und fehleranfällig. Dateien werden mehrfach gespeichert, relevante Informationen sind schwer auffindbar und Mitarbeiter verlieren wertvolle Zeit mit der Suche nach Dokumenten.Neben der organisatorischen Ineffizienz ergeben sich auch rechtliche Risiken. So erfordern gesetzliche Vorschriften wie die DSGVO eine transparente und nachvollziehbare Verarbeitung personenbezogener Daten. Ohne ein strukturiertes System besteht die Gefahr von Compliance-Verstößen, was nicht nur Bußgelder, sondern auch Reputationsschäden nach sich ziehen kann.
Auch Sicherheitsprobleme können entstehen. Dokumente, die ungesichert auf lokalen Laufwerken oder in E-Mails gespeichert werden, sind anfällig für unbefugten Zugriff und Datenverluste. Die fehlende Zugriffskontrolle erhöht das Risiko von Verstößen gegen Datenschutzrichtlinien.
Zusätzlich entstehen durch analoge und manuelle Dokumentenverwaltung erhebliche finanzielle Aufwände. Druck-, Lager- und Verwaltungskosten belasten das Budget, während ineffiziente Prozesse wertvolle Ressourcen binden.
Gerade in größeren Unternehmen erschwert das Fehlen eines digitalen Workflows zudem die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. Dokumente werden in isolierten Systemen abgelegt, Informationen sind nicht einheitlich verfügbar, und Abstimmungen erfolgen per E-Mail oder Telefon, was den Arbeitsfluss verlangsamt.
Digitalisierung von Dokumenten: Enterprise Content Management als beste Lösung
Die zuvor genannten Probleme lassen sich durch ein Enterprise Content Management (ECM) lösen. Systeme dieser Art ermöglichen nicht nur eine Digitalisierung von Dokumenten, sondern leisten noch weitaus mehr. Eine zentrale Eigenschaft guter ECM-Systeme ist beispielsweise die Prozessautomatisierung. Viele manuelle Tätigkeiten wie das Erfassen und Verwalten von Dokumenten werden automatisiert, wodurch die Fehlerquote sinkt und die Effizienz steigt.Hinzu kommt die zentrale Speicherung aller Dokumente. Sie stellt sicher, dass relevante Informationen für autorisierte Mitarbeiter jederzeit und von überall abrufbar sind. Das verbessert nicht nur die Transparenz, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen.
Hinsichtlich der Compliance sorgt ein ECM-System für nachvollziehbare Prozesse, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dokumente werden automatisch archiviert, mit Zugriffsrechten versehen und revisionssicher gespeichert.
Neben den organisatorischen und sicherheitsrelevanten Aspekten trägt ein ECM-System maßgeblich zur Kostenreduktion bei. Denn durch die Digitalisierung von Dokumenten und die Automatisierung von Workflows lassen sich Verwaltungs- und Lagerkosten deutlich senken.
Praxisbeispiel: Das leisten moderne ECM-Systeme
Das Unternehmen setzt auf eine agile Implementierung, sodass die Software schnell und effizient in bestehende Strukturen integriert wird. Ein Team aus über 40 IT-Experten entwickelt maßgeschneiderte Lösungen und setzt dort an, wo Standardsoftware an ihre Grenzen stößt. Dank umfassender Schnittstellen zu ERP-, CRM- und Mail-Systemen lässt sich DocsHero flexibel in jede Unternehmenslandschaft einbinden. Darüber hinaus leistet das Unternehmen internationale Unterstützung bei der Projektplanung und -implementierung durch ein Netzwerk aus erfahrenen Partnern.
Mehr als digitales Dokumentenmanagement
Das DocsHero-System, die ELO ECM Suite, optimiert nicht nur die Dokumentenverwaltung, sondern auch sämtliche dazugehörigen Geschäftsprozesse in unterschiedlichsten Unternehmensbereichen – von der Angebotserstellung über Personalakten bis hin zur Vertragsverwaltung.Die drei wichtigsten Eigenschaften der DocsHero-Lösung sind:
- intelligente Prozessverknüpfung: Automatisierte Workflows und smarte Suchfunktionen optimieren Abläufe und reduzieren Fehler.
- abteilungsübergreifendes Arbeiten: Zentrale Speicherung ermöglicht schnellen Zugriff und verbessert die Zusammenarbeit.
- umfassende Serviceleistungen: Experten begleiten die Einführung mit Beratung, Schulungen und Support.
Intelligente Zusatzfunktionen für noch mehr Effizienz
Neben der klassischen digitalen Dokumentenverwaltung stellt DocsHero weitere Funktionen bereit, die den Arbeitsalltag erleichtern:- HEROdocgen – automatisierte Erstellung komplexer Dokumente: Vertragsdokumente, Servicescheine oder technische Handbücher lassen sich flexibel generieren und anpassen; inklusive QR-Codes und Bilder.
- HEROsign – digitale Unterschriften für mehr Effizienz: Rechtskonforme Signaturen mit DocuSign, AdobeSign und weiteren Anbietern sparen Zeit und optimieren Abläufe.
- HEROgpt – intelligente Dokumentensuche mit KI: Nutzer erhalten Antworten auf Basis hinterlegter Dokumente; DSGVO-konform und ohne manuelle Suche.
