Mit der E-Akte für Einzel- und Sammelklagen die Rechtsabteilung reformieren

E-Akte für Einzel- und Sammelklagen

06.09.2023
G. Rathke

Auf Knopfdruck sämtliche prozessrelevanten Unterlagen erhalten inklusive E-Mail-Verkehr und Veränderungsaktionen – was vor Jahren noch als Zukunftsmusik galt, ist längst Realität geworden. Mit der E-Akte für beispielsweise Einzel- und Sammelklagen werden Unternehmen ins digitale Zeitalter versetzt und die prozessgestützte Bearbeitung von Rechtsangelegenheiten mithilfe eines modernen Aktenmanagement-Systems ermöglicht.

Digitalisierung verschlankt Arbeitsprozesse

E-Akte für Einzel- und Sammelklagen — Integrierte HMP Lösungen für eine elektronische Aktenverwaltung

Dicke Aktenordner und gespeicherte Dateien beziehungsweise doppelte Dateien in Laufwerken werden sukzessive durch umfangreiche digitale Lösungen ersetzt, die umfangreiche Archive überflüssig machen. Dies gilt gleichermaßen für Rechtsanwaltskanzleien wie für die Rechtsabteilungen von Unternehmen, deren größte Herausforderungen in der Verwaltung, Optimierung und Steuerung aller Rechtsangelegenheiten und den damit verbundenen Rechtsrisiken und Kosten liegen.

Die Lösung dieser Probleme ist in der Digitalisierung zu finden. So ersetzt eine E-Akte für beispielsweise Einzel- und Sammelklagen die althergebrachte Papierakte. Das vereinfacht den Arbeitsprozess und ermöglicht eine zielgerichtete Verwaltung, was wiederum wertvolle Arbeitsressourcen spart. Hinzu kommt ein datenschutzkonformer Zugriff auf die E-Akten von verschiedenen Standorten aus – so zum Beispiel vom Homeoffice, was das rechtssichere Arbeiten deutlich vereinfacht und angenehmer gestaltet.

Angesichts zunehmender gesetzlicher Regulierungen, eines stark anwachsenden Rechtsberatungsbedürfnis durch die Unternehmensorgane und Tochtergesellschaften sowie der Verrechtlichung von Wirtschaft und Arbeit gewinnt die Umsetzung einer wirksamen Legal-Tech-Strategie immer mehr an Bedeutung. Wer hier nicht rechtzeitig agiert und seine Arbeitsprozesse umstellt, wird langfristig den Anschluss an konkurrierende Unternehmen oder Kanzleien verlieren.

Webbasierte Software als Digitalisierungsstrategie für Rechtsabteilungen

Um dem wirksam entgegenzutreten, bietet die HMP Solutions GmbH mit ihrer Standardsoftware HMP Legal Case Management (HMP LCM) eine Digitalisierungsstrategie. Die Software erfüllt durch eine Automatisierung von Arbeitsprozessen, die Entwicklung von Standards für alle Rechtsangelegenheiten und die Bereitstellung von Wissen sowohl die rechtlichen als auch die organisatorischen Anforderungen von Rechtsabteilungen.

So können Kosten gespart werden, das Wissensmanagement innerhalb der Belegschaft verbessert und Arbeitsprozesse verschlankt werden, was Zeit und Geld einspart. E-Mails, Word-Dokumente, PDFs, Bilder und sonstige relevante Dateien können mithilfe des HMP LCM adäquat dokumentiert und vorgangsgerecht abgelegt werden.

Mit nur einem Klick können diese Daten jederzeit über die intelligente Suche abgerufen werden sowie personenbezogene Daten gemäß der DSGVO auf Knopfdruck bereitgestellt werden. Selbst eine automatische mehrsprachige Dokumentenerstellung auf der Basis einer zentralen Mustervorlagenverwaltung für Rechtsdokumente, Verträge und einer zentralen Verwaltung von Vertragsklauseln ist mit der HMP Lösung mühelos möglich.

Innerhalb von Sekunden kann das persönliche Rechtsdokument auf der Basis rechtlich geprüfter Mustervorlagen und Vertragsklauseln sowie den notwendigen Metadaten erstellt werden. So zum Beispiel Verträge, NDAs, Anwaltsmandatierungen, Vollmachten, Kündigungen, Abwicklungsvereinbarungen, Gesellschaftervereinbarungen und Gründungsvollmachten.

Mit Digitalisierungsstrategie zur E-Akte für Einzel- und Sammelklagen

Zu den weiteren Funktionen des Programms gehören unter anderem Dokumentenvergleiche, eine Versionierung mit Bemerkungsfunktionen, das Online-Bearbeiten und Versenden von Dokumenten aus den HMP Lösungen oder die PDF-Konvertierung sowie verschiedene Preview-Funktionen. Eine besondere Produkteigenschaft, die das Arbeiten erleichtert, offeriert die "Dokument-Vita", in der alle wichtigen Veränderungsaktionen zu einem Dokument grafisch und revisionssicher aufbereitet werden.

Die webbasierte HMP LCM Lösung ist obendrein mit allen HMP Unternehmenslösungen voll integriert und bietet standardisierte Schnittstellen zu Office-, ERP- und Archiv-Systemen. So kann sichergestellt werden, dass eine doppelte Datenhaltung vermieden wird. Dank des modernen "lightweight" und responsiven Designs ist das HMP Legal Case Management einfach zu handhaben und von unterschiedlichsten Systemen wie Tablet oder PC aus bedienbar.

Ferner können E-Akten nach Aktentypen sowie nach Rechtsgebieten oder Organisationen gemäß der organisatorischen Anforderungen eingerichtet werden. So lassen sich Einzel- und Sammelakten, wie zum Beispiel für Massenklagen, mühelos erstellen, einschließlich den damit verbundenen Rückstellungen. Rechtlich relevante Dokumente, Verträge und Mails können einfach per Drag-and-drop in der Akte gespeichert werden. Über ein zentrales Dashboard lassen sich Aufgaben sowie Termine überwachen, sodass Fristen nicht versehentlich verpasst werden.

Die Vorteile eines professionell eingeführten Aktenmanagementsystems in der Übersicht:

intelligente und einfache Suche nach E-Akten, Sammelakten, Gegenständen, Dokumenten, E-Mails, Beteiligten, Gerichten, Instanzen, Kanzleien, Anwälten, Aufgaben und Terminen und vieles mehr sowie alle verknüpften Informationen

prozessgestützte und effiziente Aufnahme und Bearbeitung von allen Rechtsangelegenheiten (zum Beispiek Klage-, Ombuds-, BaFin- und Beschwerdeverfahren) sowie Einzel- und Sammelklagen

integrierte standardisierte Verwaltung und Berechnung von Rückstellungen für Prozessrisiken (PR) und Prozesskostenrisiken (PKR) einschließlich der Saldierung für den Jahresabschluss für Einzel- und Sammelklagen

Dashboards über alle Aufgaben und Termine

zentrale Vorlagenverwaltung und Verwaltung von Vertragsklauseln für eine automatische einfache Dokumentenerstellung

zentrales Legal Service Portal für die einfache Aufnahme und prozessgestützte Bearbeitung von internen Anfragen und Posteingang

Funktionen für den Aufbau und die Organisation eines integrierten Wissensmanagements, um die rechtlichen und unternehmensinternen Anforderungen schneller zu erfüllen und das vorhandene Wissen allen Beteiligten in Form von Vorlagen, Checklisten, Wissensbibliotheken für eine bereichsübergreifende Nutzung zur Verfügung zu stellen

Bewerten von externen Rechtsanwälten anhand der durchgeführten Mandate (zum Beispiel nach Rechtsgebieten, Sprachen et cetera) und mit Daten zur Leistungsverrechnung

Gut zu wissen: Eines der herausragenden Merkmale der HMP LCM Lösung ist ihre nahtlose Integration in bestehende Unternehmenssysteme. Sie ist kompatibel mit einer Vielzahl von Systemen, darunter Enterprise Resource Planning (ERP) und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Dank der direkten Verbindung mit diesen Systemen gewährleistet die HMP LCM Lösung einen kontinuierlichen Informationsfluss und vermeidet redundante Dateneingaben. Diese effiziente Datenintegration resultiert in einer signifikanten Zeitersparnis für Unternehmen und einer verbesserten Datenqualität.

Digitalisierung verschlankt Arbeitsprozesse

Webbasierte Software als Digitalisierungsstrategie für Rechtsabteilungen

Mit Digitalisierungsstrategie zur E-Akte für Einzel- und Sammelklagen

Die Vorteile eines professionell eingeführten Aktenmanagementsystems in der Übersicht:

Unternehmensweites Vertragsmanagement

Rechtssicherheit bei Vertragsklauseln