E-Rechnung archivieren: So erfüllen kleine Unternehmen die Anforderungen ab 2025

E-Rechnung archivieren

28.11.2024
Florian Deuring

Um Umsatzsteuerbetrug zu minimieren, hat die EU beschlossen, dass im B2B-Bereich in ihren Mitgliedsstaaten künftig nur noch elektronische Rechnungen zulässig sind. In Deutschland wird diese Regelung ab dem 1. Januar 2025 schrittweise verpflichtend. Unternehmen jeder Größe, einschließlich kleiner Unternehmen und Selbstständiger, stehen vor der Aufgabe, elektronische Rechnungen zu erstellen und zu empfangen. Ebenso müssen sie jede E-Rechnung archivieren und hierbei einige Gesetzesvorgaben beachten. Wie lässt sich dies realisieren, um im Falle einer Betriebsprüfung Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden?

Welche neuen Regelungen gelten ab 2025 für Rechnungen?

E-Rechnung archivieren — E-Rechnungen rechtssicher archivieren gelingt mit EasyFirma EasyFirma GmbH & Co KG

Im Zeitraum 2025 bis 2028 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich schrittweise für alle deutschen Unternehmen zur Pflicht. Betriebe müssen dann in der Lage sein, E-Rechnungen zu erstellen, zu empfangen, zu validieren und gesetzeskonform zu archivieren. Letzterer Punkt ist nicht trivial, da es sich bei den E-Rechnungen um bestimmte, maschinenlesbare Belege handeln wird. Diese werden entweder im Format ZUGFeRD (Kombination aus PDF und XML-Daten) oder XRechnung (nur XML-Daten) eingehen. Doch wie muss solch eine E-Rechnung nun aufbewahrt werden?

Auch nach der Einführung der E-Rechnungspflicht gilt der bisherige Grundsatz: Alle eingehenden Rechnungen müssen revisionssicher für zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) legen zudem fest, dass Dokumente in ihrer ursprünglichen Form archiviert werden müssen. Für E-Rechnungen bedeutet das, dass sowohl das lesbare PDF als auch der maschinenlesbare XML-Code aufbewahrt werden müssen.

Es gelten dabei strenge Vorgaben:

1. Revisionssicherheit: Die E-Rechnungen müssen unveränderbar und vollständig gespeichert werden. Es darf nicht möglich sein, die Rechnungen nachträglich zu ändern.

2. Lesbarkeit: Die Rechnungen müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren hinweg lesbar bleiben. Dies gilt auch für die maschinenlesbaren Daten im XML-Format.

3. Auffindbarkeit: Rechnungen müssen strukturiert und geordnet archiviert werden, sodass sie jederzeit schnell und effizient auffindbar sind.

4. Zugriff: Bei einer Betriebsprüfung müssen die E-Rechnungen ohne Verzögerung zugänglich und lesbar sein.

5. Aufbewahrungsfrist: Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel zehn Jahre. Während dieser Zeit müssen die Daten vor Verlust und unbefugtem Zugriff geschützt sein.

Besonders wichtig für Unternehmen ist daher die Wahl eines geeigneten Systems zur Archivierung, das diese Vorgaben erfüllt und im Fall einer Prüfung den Zugriff auf die Originaldaten ermöglicht.

E-Rechnungen archivieren: So gelingt die gesetzeskonforme Umsetzung

Die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen lässt sich durch spezielle Archivierungssysteme und Softwarelösungen gewährleisten. Einige Anbieter von Buchhaltungs- und Rechnungsprogrammen bieten hierfür schon jetzt passende Funktionsbausteine an. Ein Beispiel ist EasyFirma. Es handelt sich dabei um eine Software für die Buchhaltung und Rechnungsverarbeitung, die bereits seit 2011 insbesondere bei kleinen Unternehmen und Selbstständigen beliebt ist. Dies liegt auch an dem klassischen Kauf-Modell, in dem die Lösung angeboten wird. Ein Abo mit laufenden Zahlungen ist hier also nicht notwendig. Verfügbar ist die Software entweder als lokal installierbare Variante oder als ortsunabhängig verfügbare Onlineversion.

Mit dem rechtssicheren Zusatzmodul "E-Rechnung" sind Unternehmen in der Lage, E-Rechnungen unkompliziert zu schreiben und auch eingehenden E-Rechnungen zu verwalten. Für die revisionssichere Archivierung hat sich der Anbieter eine praktische Lösung einfallen lassen: Die Software ermöglicht mittlerweile das Exportieren von E-Rechnungen in ZIP-Ordnern, die als Gesamtpaket – inklusive maschinenlesbarem XML-Code und visuellem PDF – gespeichert werden können. Als Speicherort bieten sich sodann mehrere Optionen an:

WORM-Systeme (Write Once, Read Many): schützen Daten vor Veränderung und Löschung, besitzen Protokollierungsfunktionen, gewährleisten langfristige Lesbarkeit

revisionssichere Cloud-Archive: ähnliche Eigenschaften wie WORM-Lösungen, ermöglichen Backups und Protokolle für die Nachvollziehbarkeit von Zugriffen

lokale Server mit Back-up-System

DMS-Systeme (Dokumentenmanagementsysteme)

Vorteile der elektronischen Archivierung von E-Rechnungen

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 bringt nicht nur Pflichten, sondern auch Vorteile mit sich. Die elektronische Archivierung spart Platz und erleichtert die Verwaltung und Auffindbarkeit der Rechnungen. Zudem ermöglicht sie eine bessere Sicherheit durch moderne Speichermethoden, die gezielt vor Datenverlust schützen. Unternehmen, die sich frühzeitig auf die Archivierung von E-Rechnungen vorbereiten, können langfristig ihre Prozesse optimieren und die gesetzlichen Anforderungen effizienter erfüllen.