E-Rechnung validieren: ein Leitfaden für kleine Unternehmen und Selbstständige

E-Rechnung validieren

28.11.2024
Florian Deuring

Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland, die ab dem 1. Januar 2025 schrittweise umgesetzt wird, stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen. Um den Anforderungen gerecht zu werden, müssen Unternehmen nicht nur in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden. Sie müssen auch jede eingehende E-Rechnung validieren, um eine reibungslose Weiterverarbeitung zu gewährleisten und rechtliche Nachteile zu vermeiden. Wie lässt sich dies mit möglichst geringem Aufwand realisieren?

Warum müssen Unternehmer eine E-Rechnung validieren?

Ab dem 1. Januar 2025 werden Unternehmen aller Branchen elektronische Rechnungen von ihren Lieferanten und Dienstleistern in den maschinenlesbaren Formaten ZUGFeRD und XRechnung erhalten. Diese müssen nicht nur empfangen, sondern auch geprüft werden. Letzteres hat einen klaren Hintergrund: Die Validierung der E-Rechnung soll sicherstellen, dass der Beleg sowohl inhaltlich als auch strukturell korrekt ist. Denn eine fehlerhafte Rechnung kann erhebliche Probleme verursachen, von Verzögerungen in der Buchhaltung bis hin zu rechtlichen Konsequenzen.

Technische und inhaltliche Validierung von E-Rechnungen

Die Validierung einer E-Rechnung gliedert sich in zwei Hauptbereiche: die technische und die inhaltliche Validierung. Beide Prüfungen sind notwendig, um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt, vollständig und fehlerfrei weiterzuverarbeiten ist.

1. Technische Validierung: Die technische Validierung prüft, ob die Rechnung die richtige Struktur und Syntax aufweist. Hierfür wird der XML-Code der Rechnung analysiert, um sicherzustellen, dass er maschinenlesbar ist und den Standards entspricht. Ein fehlerhafter Code könnte dazu führen, dass die Rechnung nicht korrekt verarbeitet wird. Gute Buchhaltungssysteme führen diese Prüfung automatisch durch und besitzen speziell für die Formate ZUGFeRD und XRechnung integrierte Validatoren.

2. Inhaltliche Validierung: Bei der inhaltlichen Validierung wird sichergestellt, dass die Daten auf der E-Rechnung kaufmännisch korrekt und vollständig sind. Dies betrifft Informationen wie Rechnungsbetrag, Name des Empfängers und weitere notwendige Details. Professionelle Buchhaltungsprogramme zeigen nach dem Import der E-Rechnung alle relevanten Felder übersichtlich an, sodass eine schnelle visuelle Überprüfung möglich ist.

Praxisbeispiel: So sehen geeignete Lösungen zur E-Rechnungsvalidierung aus

E-Rechnungen validieren — Mit EasyFirma haben kleine Unternehmen und Selbstständige ein Tool mit zahlreichen nützlichen Funktionen zur Hand, das intuitiv bedienbar ist EasyFirma GmbH & Co KG

Ein Beispiel für eine Buchhaltungssoftware aus dem KMU-Bereich, die eine komfortable Validierung von E-Rechnungen ermöglicht, ist EasyFirma. Es handelt sich dabei um eine benutzerfreundliche Rechnungssoftware, die speziell für die Bedürfnisse kleiner Unternehmen und Selbstständiger entwickelt wurde. Neben allgemeinen Buchhaltungsfunktionen stellt EasyFirma eine umfassende Unterstützung bei der Erstellung, Verwaltung, Validierung und Archivierung von E-Rechnungen bereit. Diese Funktionen machen EasyFirma zu einer praktischen Lösung, um die Anforderungen der E-Rechnungspflicht problemlos zu erfüllen. 100 Prozent Rechtssicherheit werden dabei vom Anbieter garantiert.

Zahlreiche Vorzüge für kleine Unternehmen

EasyFirma verfügt über eine eingebaute technische Validierungsfunktion, die den XML-Code der E-Rechnungen (sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung) automatisch überprüft. Damit entfällt die Notwendigkeit, externe Validatoren zu nutzen. Zudem wird der Prüfungsprozess besonders effizient und fehlerfrei abgewickelt. Eine fehlerhafte Rechnung kann frühzeitig erkannt und gegebenenfalls angepasst werden. Nach dem Import einer E-Rechnung zeigt EasyFirma außerdem alle relevanten Felder der Rechnung übersichtlich an. Dies erleichtert die inhaltliche Überprüfung erheblich, da Unternehmer sofort erkennen können, ob alle Angaben korrekt sind.

Neben der Validierung stellt EasyFirma sicher, dass E-Rechnungen revisionssicher archiviert werden. Dies ist notwendig, um den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gerecht zu werden und bei möglichen Prüfungen stets auf die Rechnungen zugreifen zu können. Die Software unterstützt deshalb eine strukturierte Archivierung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Warum jetzt auf EasyFirma umsteigen?

Die Umstellung auf die E-Rechnungspflicht steht kurz bevor. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um sich optimal vorzubereiten. Mit EasyFirma erhalten sie ein kostengünstiges und praxisnahes Werkzeug, das nicht nur die Erstellung und den Empfang von E-Rechnungen vereinfacht, sondern auch deren Validierung.

Anders als viele Lösungen wird EasyFirma als Kaufvariante mit Einmalzahlung, nicht jedoch als Abo mit laufenden Gebühren, angeboten. Die intuitive Software wird wahlweise lokal installiert oder in einer Onlinevariante genutzt. Zudem ist ein kostenfreier 30-Tage-Test möglich. Dadurch können Interessenten alle Funktionen unverbindlich ausprobieren und sich mit den neuen Anforderungen vertraut machen. Abgerundet wird das Angebot von einem umfangreichen, deutschsprachigen Support.