Professionelle Empfangsdienste können das Image und die Effizienz eines Unternehmens steigern

Empfangsdienste

12.11.2024
G. Rathke

Der erste Eindruck zählt – das gilt besonders für Unternehmen. Aus diesem Grund ist ein gut organisierter Empfangsdienst nicht nur der erste Berührungspunkt für Besucher, sondern auch das Aushängeschild eines Unternehmens. Er dient als strategische Schaltstelle, die maßgeblich das Image und die Wahrnehmung des Unternehmens prägt.

Der Empfang als strategische Schaltstelle

Empfangsdienste umfassen mehr als das bloße Begrüßen von Gästen. Sie sind zentrale Anlaufstellen, die sowohl für die Sicherheit als auch für die Effizienz eines Unternehmens entscheidend sein können. Professionelle Empfangskräfte koordinieren daher nicht nur Besucher, sondern übernehmen oftmals Concierge-Aufgaben.

Empfangskräfte bieten einen Service, der an die gehobene Betreuung in einem Hotel erinnert. Sie übernehmen die Organisation von Dienstleistungen, erfüllen individuelle Wünsche und unterstützen bei der Meeting-Koordination. Darüber hinaus sind sie zu einem hohen Maße für die Sicherheit im Unternehmen zuständig. Zu ihren zentralen Aufgaben gehören neben der Begrüßung der Gäste die Kontrolle und Verwaltung des Zugangs zum Unternehmensgelände.

Empfangskräfte prüfen die Identität von Besuchern, registrieren sie und vergeben gegebenenfalls Besucherausweise. Diese Maßnahmen dienen dazu, unbefugten Personen den Zutritt zu verwehren und in Zusammenarbeit mit der Security die Sicherheit im Gebäude zu gewährleisten. Ist die erste Kontrolle positiv abgeschlossen, informieren Empfangskräfte die zuständigen Ansprechpartner im Unternehmen und leiten die Besucher gezielt weiter, sodass sich keine unbegleiteten Personen in sensiblen Bereichen aufhalten.

Die zentralen Aufgaben von Empfangskräften in der Sicherheitstechnik

Neben der Zugangskontrolle sind Empfangskräfte oft auch in die Überwachung von Sicherheitstechnik eingebunden. Dazu gehört die Kontrolle von Überwachungskameras, Alarmsystemen oder Zugangskontrollsystemen. Im Notfall, wie etwa bei einem Brand oder einer Evakuierung, übernehmen sie eine zentrale Rolle bei der Koordination der Maßnahmen und informieren die Sicherheitskräfte oder Rettungsdienste.

Zu ihren weiteren Aufgaben zählt die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien. So müssen Empfangsdienste sicherstellen, dass sensible Informationen, die sie im Rahmen ihrer Arbeit erhalten, geschützt bleiben und nur befugten Personen der Zugang ermöglicht wird. Aus diesem Grund ist es für Unternehmen unabdingbar, geschultes Personal einzustellen. Die Realität zeigt jedoch: Genau daran scheitern viele Unternehmen. Die Folge sind überlastete Mitarbeiter, ineffiziente Abläufe im Besuchermanagement oder Sicherheitsprobleme.

Abhilfe schafft eine bundesweit agierende Firma mit Sitz im Rhein-Main-Gebiet. secura protect steht seit über zwei Jahrzehnten für höchste Qualität und Professionalität im Bereich Empfangs- und Sicherheitsdienstleistungen. Gegründet mit dem Ziel, maßgeschneiderte Lösungen anzubieten, um den individuellen Anforderungen ihrer Kunden gerecht zu werden, bieten sie die Möglichkeit, den Empfangsbereich professionell auszulagern oder diesen bei Engpässen durch Krankheit und Urlaub zu unterstützen.

Unternehmen profitieren von geschultem Personal, einer Reduzierung interner Kosten und der Möglichkeit, die Ressourcen je nach Bedarf zu skalieren. Diese hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zeichnet die Dienstleistungen von secura protect aus und machen sie zu einem verlässlichen Partner mit höchsten Qualitätsansprüchen. Dank ihrer professionellen Mitarbeiter entfallen organisatorische Aufwände für das Unternehmen, sodass sich die internen Mitarbeiter auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können.

Empfangsdienste mit geschultem Fachpersonal

secura protect gewährleistet durch seine Standards entsprechend nicht nur den Schutz von Unternehmen, sondern stärkt auch das Sicherheitsgefühl von Mitarbeitern und Besuchern. Durch die Entlastung des internen Personals und die kontinuierliche Präsenz eines professionellen Empfangsteams hinterlässt das Unternehmen einen positiven und vertrauenswürdigen Eindruck. "Die Auswahl unserer knapp 2.000 Sicherheitskräfte erfolgt stets mit Bedacht", erklärt der Geschäftsführer Patrick Pond.

Jeder seiner Mitarbeiter verfüge dabei über einen makellosen Leumund und erfülle aufgrund firmeneigener Sicherheitsschulungen sowohl menschlich als auch fachlich allerhöchste Ansprüche. Das Ziel des Sicherheitsdiensts sei es, den Empfang eines jeden Unternehmens effizienter zu gestalten. Das führe sowohl zu einer reibungslosen Besucherkoordination als auch zu einer deutlichen Steigerung der Kundenzufriedenheit.

"Wir haben den Anspruch, in allen Sicherheitsbereichen ganzheitliche fachkompetente Konzeptionen anzubieten, ausgerichtet auf die jeweiligen Anforderungsprofile unserer Kunden", sagt Patrick Pond. "Dabei erfassen wir sehr genau deren Bedürfnisse und stehen für eine fehlerfreie Auftragsabwicklung." Zu ihren Auftraggebern zählen dabei sowohl Privathaushalte, kleinere Betriebe, mittelständische Unternehmen als auch Großunternehmen und staatliche Einrichtungen.