Heizkosten berechnen: gesetzliche Pflichten und moderne Möglichkeiten für Vermieter

heizkosten berechnen

28.03.2025
Mirijam Annina Merkoffer

Als Eigentümer, der seine Immobilien an mehrere Parteien vermietet, bestehen vielfältige Pflichten. Die Heizkostenverordnung (HKVO) gibt beispielsweise vor, dass die Heiz- und Warmwasserkosten mit geeigneten Geräten anteilig ermittelt werden müssen. Die aktuelle Version der HKVO regelt außerdem, dass Vermieter den Bewohnern eine monatliche Verbrauchsinformation zukommen lassen müssen, sofern die Liegenschaft fernauslesbar ist. Weitere Regelungen betreffen eine ergänzende Abrechnungsinformation und die Installation von fernablesbarer Messtechnik, wobei eine Nachrüstpflicht bis zum Ende des Jahres 2026 besteht. Jeder Vermieter sollte sich daher spätestens jetzt mit der Frage auseinandersetzen, wie er die Heizkosten berechnen kann, und zwar rechtskonform sowie komfortabel zugleich.

Wie muss eine Heizkostenabrechnung aussehen?

Eine Heizkostenabrechnung muss also gemäß HKVO bestimmte Schlüsselelemente enthalten, um den Mietern eine klare sowie transparente Übersicht über ihre Heizkosten zu bieten. Dazu gehören Angaben zur verbrauchten Energiemenge, sei es in Kilowattstunden oder anderen geeigneten Einheiten, und die Kosten pro Einheit. Zudem ist es wichtig, den Abrechnungszeitraum deutlich anzugeben. Darüber hinaus sollten Informationen zur Verteilung der Kosten auf die einzelnen Mieter oder Wohnungen, die zugrunde liegenden Berechnungsmethoden und eventuelle Vorauszahlungen aufgeführt werden.

Prinzipiell genießen die Eigentümer hierbei zwei Möglichkeiten, wie die Heizkostenabrechnung gestaltet werden kann: 50 bis 70 Prozent müssen dabei nach dem individuellen Verbrauch abgerechnet werden, die restlichen Kosten können als Grundkosten verbrauchsabhängig umgelegt werden, beispielsweise auf Basis der Wohnfläche. In Ausnahmefällen können individuelle Vereinbarungen getroffen werden, dass eine 100-prozentige Abrechnung nach dem individuellen Verbrauch vorgenommen wird. So oder so ist es wichtig, die Bewohner regelmäßig über ihren Wärme- sowie Warmwasserverbrauch zu informieren, ebenso wie über Einsparpotenziale und Mehrverbräuche. Verpflichtend ist daher eine sogenannte unterjährige Verbrauchsinformation, die solche Informationen direkt sichtbar macht. Zudem werden die nun gesetzlich vorgeschriebenen, zusätzlichen Abrechnungsinformationen in der Endabrechnung bereitgestellt.

Heizkosten berechnen – aber wie?

Bleibt nur die Frage offen, wie die Eigentümer diesen Pflichten mit möglichst geringem Aufwand, dennoch aber rechtskonform nachkommen können. Hierfür steht eine innovative Funk-Technologie zur Verfügung, die maximalen Komfort sowie größte Flexibilität, ohne Betreten der Wohnungen oder komplizierte Terminvereinbarungen verspricht, wenn es um die verbrauchsgerechte Abrechnung von Wärme und Wasser geht. Dafür müssen lediglich die Messgeräte installiert werden und daraufhin können alle Mieter- und Kostendaten flexibel, mindestens aber einmal pro Jahr an den Anbieter ista übermittelt werden. ista bietet dafür eine einfache sowie schnelle Möglichkeit direkt über den Browser im eigenen Webportal.

"Unsere Messtechnik entspricht den aktuellen Anforderungen der HKVO. Mit unserem digitalen Service ista EcoTrend stellen sie den Bewohnern die notwendige, monatliche Verbrauchsinformation einfach digital bereit. Unsere Abrechnungen beinhalten alle relevanten Abrechnungsinformationen und sind einfach und nachvollziehbar aufgebaut", erklärt der Anbieter. Weiterhin bietet ista eine eigene App, ista EcoTrend, um die Mieter digital über ihren Energieverbrauch zu informieren und diese bei Rückfragen direkt an die ista-Service-Hotline weiterzuleiten. Dadurch helfen die Vermieter den Mietern aktiv dabei, ihren Heiz- und Warmwasserverbrauch im Blick zu behalten, Energie einzusparen und den CO₂-Ausstoß zu verringern.

In vier Schritten zur Heizkostenabrechnung mit ista

Vermieter sowie Mieter profitieren also gleichermaßen davon, ista einzusetzen und für die smarte Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten zu nutzen. Alles, was die Eigentümer dafür tun müssen, ist folgende vier Schritte zu gehen, um die Heizkostenabrechnung mit ista zu modernisieren:

1. Ein kostenloses Angebot per Formular anfordern
2. Das individuelles Angebot wird per E- Mail versendet.
3. Nachdem der Auftrag erteilt wurde, werden die nötigen Messgeräte versendet.
4. Die Heizkostenabrechnung wird erstellt und zur Weitergabe an die Mieter zur Verfügung gestellt. Mit dem neuen ista Webportal-Zugang können alle Daten jederzeit eingesehen und bearbeitet werden.

Mit ista wird die Heizkostenabrechnung also einfacher und für beide Seiten transparenter. Dies hilft dabei, unnötige Kosten einzusparen – aus Vermietersicht für den zeitlichen oder personellen Aufwand einer manuellen Erfassung und aus Mietersicht durch das Aufzeigen von Möglichkeiten, wie Heizkosten beziehungsweise Warmwasser gespart werden können.

Wie muss eine Heizkostenabrechnung aussehen?

Heizkosten berechnen – aber wie?

In vier Schritten zur Heizkostenabrechnung mit ista

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