Wie KI die Hausverwaltung beflügelt

ki hausverwaltung

• 14.01.2026
• Martin Engelke

Veraltete Software, manuelle Buchungen, stundenlange Belegsuche – für viele Hausverwaltungen ist das Alltag. Sie jonglieren täglich mit Zahlen, Fristen und Formularen. Zeit ist dabei immer ein kritischer Faktor. Zwischen digitalem Anspruch und analoger Realität geht wertvolle Energie verloren. Neue Vorschriften, wachsende Objektzahlen und der Mangel an Fachkräften verschärfen die Problematik. Was wäre, wenn sich Buchhaltung fast von selbst erledigte? Wenn intelligente Systeme existierten, die nicht nur ausrechnen, sondern Zusammenhänge verstehen? Der Einsatz von KI in der Hausverwaltung kann langwierige Routinearbeit übernehmen und Buchhaltung von Grund auf neu gestalten. Ein Münchner Technologiepionier zeigt, wie es geht!

Warum traditionelle Verwaltung Kopf und Kalender kostet

Buchhaltung in Hausverwaltungen gleicht einem Marathonlauf im Aktenlabyrinth. Noch immer geschehen viel zu viele Prozesse manuell: Belege werden einzeln erfasst, Banktransaktionen in Kleinstarbeit zugeordnet, Rechnungen von Hand geprüft und abgestimmt. Laut VDIV-Branchenbarometer beansprucht dieser Aufwand rund 30 Prozent der gesamten Arbeitszeit – und verschlingt Unsummen. Die Folgen sind nicht weniger als dramatisch. Die Rentabilität sinkt, Wachstum wird gebremst und die Belegschaft ist gnadenlos überlastet.

Zudem erschweren gesetzliche Neuerungen wie das Gebäudeenergiegesetz oder neue Transparenzpflichten die ohnehin schon müßige Arbeit. Der Druck steigt, wobei qualifiziertes Personal seit jeher Mangelware ist. Zwischen steigenden Ansprüchen und sinkenden Ressourcen gelingt es kaum mehr, den Spagat aufrechtzuerhalten.

„Wir erleben gerade einen historischen Umbruch im Markt“, erklärt Thomas Klews, CEO der Impower GmbH. Die klassische Generation der Verwalter zieht sich zurück, während junge, digital denkende Gründer und wachstumsstarke Konsolidierer den Markt verändern. Wer nicht vollends digital denkt, wird schnell überholt.

Hier tritt KI in der Hausverwaltung auf den Plan: Sie schafft das Fundament für diesen Wandel. Cloudbasierte Systeme denken die Buchhaltung neu und erleichtern den Alltag spürbar.

• Alle reden über KI, Impower bringt sie in die Hausverwaltung
• Hohe Genauigkeit bei der Rechnungsverarbeitung
• ERP als Fundament und KI als Hebel für Automatisierung

Weil Algorithmen Akten lieben – digitale Buchhaltung übernimmt das Denken

Impower hat als erstes Buchhaltungs-ERP KI eingeführt und hat sich daher völlig der intelligenten Automatisierung verschrieben. Das Herzstück: ein modernes, cloudbasiertes ERP-System, das Buchhaltung, Kommunikation und Dokumentation miteinander verzahnt. Angetrieben durch eine KI, die wie ein digitaler Buchhalter agiert – lernfähig, kontextsensitiv und erstaunlich präzise.

Während andere Systeme einfache Regelwerke nutzen, arbeitet Impower mit mitlernenden Agenten, die auf Objektebene individuelle Buchungslogiken erkennen:

• Erfassung von Kreditor, Objekt, Rechnungsnummer und Rechnungsbetrag
• automatische Kontenzuordnung inklusive Splittbuchungen
• Skontologik und Fristenüberwachung
• Identifikation haushaltsnaher Dienstleistungen

Diese KI versteht semantisch, was auf der Rechnung steht – und vor allen Dingen, was es bedeutet. So steigt die Erkennungsgenauigkeit auf 96 Prozent, was dem Branchenhöchstwert entspricht.

Hier wird mitgedacht, der smarte KI-Agent:

• erkennt fehlende Pflichtangaben oder unplausible Beträge
• schlägt Buchungsvorschläge vor, die geprüft und übernommen werden können
• lernt mit jeder einzelnen Nutzung dazu – und verbessert dadurch kontinuierlich seine Trefferquote

Durch diese Lernfähigkeit entsteht ein hybrides Zusammenspiel aus Maschine und Mensch: automatisierte Vorschläge, die das Wissen der Experten ergänzen, statt sie zu ersetzen.

Auch bei der Banktransaktionszuordnung entfaltet die Impower-KI ihre volle Stärke. Starre Muster sind hier Fehl am Platz, sie nutzt stattdessen kontextbasierte Analysen von Texten, Beträgen und Buchungshistorien. Selbst unvollständige Verwendungszwecke werden erkannt und richtig zugeordnet. Das Resultat:

• der Buchhaltungsaufwand senkt sich um 60 bis 80 Prozent
• bis zu 50 Prozent Zeitersparnis im Arbeitsalltag
• nahtlose Migration aus Altsystemen – ohne dabei den Betrieb zu unterbrechen

Alle Daten werden DSGVO-konform auf Servern in Deutschland verarbeitet – elementar in einer Branche, die täglich mit sensiblen Kundeninformationen arbeitet.

Wie sorgt der Einsatz von KI in der Hausverwaltung für neue Gelassenheit im Büroalltag?

Digitalisierung bedeutet in diesem Zusammenhang nicht Distanz. Sie erzeugt Nähe zu Menschen, Prozessen und Ergebnissen. Hausverwaltungen, die mit Impower arbeiten, berichten von einem neuen Arbeitsgefühl: schneller, klarer und viel motivierter.

Bei der Hausverwaltung Jordan aus Freising führte der Wechsel zur Impower-Software zu 50 Prozent weniger Buchhaltungszeit und einer vollständig digitalen Abbildung der Prozesse. Mitarbeiter können nun im Homeoffice arbeiten, Schulungszeiten wurden drastisch reduziert, und die Datensicherheit liegt nun in professionellen Händen – ganz ohne eigene Server.

Auch bei der GVD Immobilienverwaltung in Neumarkt hat sich die Produktivität verdoppelt. Das kleine Team von zwei Geschäftsführerinnen verwaltet inzwischen über 600 Einheiten – dank Automatisierung, intuitiver Bedienung und reibungsloser Schnittstellen zu Partner-Tools wie facilioo.

Anwender zeigen sich begeistert:

• Teams werden entlastet und binden sich stärker an das Unternehmen
• IT-Kosten sinken, weil lokale Server entfallen
• Kundendaten sind sicher, Prozesse transparent
• Verwaltung wird endlich wieder planbar

„Mit Impower sind wir bei der Rechnungsverarbeitung fünfmal schneller als früher“, sagt Frank Fetzer von der Hausverwaltung Jordan. Und eine Mitarbeiterin ergänzt: „Das System macht nicht nur, was es soll, es macht Spaß.“

Zwischen Akten und Algorithmen entsteht eine neue Leichtigkeit im Arbeitsalltag – mit einer Software, die wirklich versteht, was Verwaltung bedeutet.

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  Wie kann KI die Hausverwaltung verbessern?

  KI kann langwierige Routinearbeiten in der Hausverwaltung übernehmen, Prozesse automatisieren und somit die Effizienz steigern. Sie ermöglicht eine semantische Erkennung von Rechnungsinhalten und verbessert dadurch Genauigkeiten auf bis zu 96 Prozent.

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  Welche Vorteile bietet die Impower-Software für Hausverwaltungen?

  Impower reduziert den Buchhaltungsaufwand um 60 bis 80 Prozent und spart bis zu 50 Prozent der Arbeitszeit ein. Durch cloudbasierte Systeme und kontextsensitive Analysen ermöglicht sie eine flexible und sichere Datenverarbeitung.

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  Was sind die Herausforderungen traditioneller Hausverwaltungen?

  Traditionelle Hausverwaltungen haben mit veralteter Software, manuellen Buchungen und gesetzlichen Neuerungen zu kämpfen. Diese Herausforderungen belasten die Belegschaft und beeinträchtigen die Rentabilität.

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  Wie beeinflusst die Digitalisierung den Arbeitsalltag von Hausverwaltungen?

  Die Digitalisierung schafft effizientere Prozesse und ermöglicht es Mitarbeitern, im Homeoffice zu arbeiten. Sie reduziert Schulungszeiten und IT-Kosten, während sie die Datensicherheit erhöht.

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  Welche Rolle spielt die DSGVO bei der KI-gestützten Hausverwaltung?

  Alle Daten werden DSGVO-konform auf Servern in Deutschland verarbeitet, um sicherzustellen, dass sensible Kundeninformationen geschützt sind.