LkSG-Beratung: Beschwerdekanal nach dem Lieferkettengesetz
LkSG Beratung
- 06.02.2024
Ziel und Zweck
Ziel der gesetzlichen Vorgaben ist es, Transparenz innerhalb der Lieferkette herzustellen. Dabei setzt das deutsche Gesetz auf direktes Denunzieren als eine der Kernmaßnahmen. Die Einrichtung eines unternehmensinternen Beschwerdeverfahrens soll es Personen ermöglichen, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen. Somit ist es nunmehr verpflichtend, dass jedes Unternehmen ein unternehmensinternes Beschwerdeverfahren vorhält und so Personen die Möglichkeit gibt, Hinweise auf mögliche Verletzungen zu melden.Jedes Unternehmen sollte fortan eine Unternehmensrichtlinie über das Verfahren in Textform vorhalten, die man öffentlich zum Beispiel auf der Website einsehen kann. Das Unternehmen muss mit der Durchführung des Verfahrens Personen betrauen, die unparteiisch handeln. Des Weiteren muss das Unternehmen in geeigneter Weise, klare und verständliche Informationen zur Erreichbarkeit und Zuständigkeit sowie zur Durchführung des Beschwerdeverfahrens öffentlich zugänglich machen, sowie das Beschwerdeverfahren< selbst. Um diese Vorgaben zu erreichen, eignet sich eine webbasierte Lösung am besten.
Meldekanal
Das LkSG fordert von Unternehmen, ein Verfahren für Beschwerdeführer einzurichten, das leicht zugänglich ist, dessen Vertraulichkeit der Identität wahrt und einen wirksamen Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde sicherstellt. Die Kontrollbehörde ist das BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle). Dieses hat mit einer veröffentlichen Handreichung auf die zielgruppengerechte Einrichtung der Meldekanäle hingewiesen. Ähnlich wie im Bereich des Hinweisgeberschutzes sind grundsätzlich verschiedene Kanäle wie E-Mail, Telefon, per digitalem Webzugang oder der Kontakt über Ombudspersonen und/oder Kombinationen der Kanäle zulässig. Daher ist es ratsam, einen Kanal über eine webbasierte Softwarelösung zu wählen, um in den Punkten Mehrsprachlichkeit, Übersichtlichkeit, Klarheit sowie weitmöglichst einen barrierefreien Zugang zu dem Meldesystem zu ermöglichen. Um die Vorgaben des BAFA umsetzen zu können, liegen die Vorteile eines softwarebasierten Beschwerdekanals klar auf der Hand.Kontrolle und Bußgelder
Die Einführung, Einhaltung und Umsetzung des LkSG wird in Deutschland vom BAFA kontrolliert. Neben der Verpflichtung spätestens vier Monate nach Ende des Geschäftsjahres den Unternehmensbericht zu übermitteln und diesen einzufordern, kann das BAFA einem Unternehmen Auflagen machen, Personen aus der Geschäftsführung vorzuladen, Auskünfte zu verlangen sowie Zwangsgelder zur Durchsetzung von bis zu 50.000 Euro fordern. Sollten gesetzliche Pflichten nicht eingehalten werden, drohen Bußgelder in Höhe von bis zu acht Millionen Euro oder bis zu zwei Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Durch die europäische Gesetzgebung können hier noch einmal Änderungen zu Tage treten.Ein Meldekanal für Hinweisgeber und Lieferkettenmeldungen
Das HinSchG stellt speziell Verstöße aus dem Steuer-, Wirtschafts- und Kartellrecht unter Schutz, dass LkSG hingegen zielt mehr auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen von menschenrechtsbezogenen oder umweltbezogenen Pflichten ab. In der Praxis werden sich hier zahlreiche Schnittmengen zeigen.
Beide Gesetze versuchen gleichermaßen Schutz vor Repressalien beziehungsweise Benachteiligungen für die Person zu gewährleisten, die eine Meldung abgibt. Die Whistleblower-Richtlinie hat dies noch um eine Beweislastumkehr verstärkt, was bedeutet, dass im Streitfalle das Unternehmen beweisen muss, keine Repressalien gegen einen Whistleblower gerichtet zu haben, also zum Beispiel nicht wegen des Hinweises gekündigt zu haben.
Obgleich das HinSchG und seine europäischen Äquivalente feste Bearbeitungsfristen vorsehen, nämlich den Beginn der Bearbeitung innerhalb von sieben Tagen nach Meldungseingang und die Mitteilung der Abhilfe dem Hinweisgeber innerhalb von 90 Tagen, definiert das LkSG keine klaren Rückmeldungsfristen des Unternehmens an den Hinweisgeber. Um allerdings der gesetzlichen Dokumentationspflicht beim LkSG zu genügen, empfiehlt es sich, dass die Unternehmen auf eine exakte Dokumentation aller ihrer Bearbeitungsschritte mit Zeitnachweis hinarbeiten. Gerade bei der digitalen Dokumentation ist ein webbasiertes System wie whizzla von entscheidendem Vorteil.
Es ist ratsam, alle Hinweise sorgfältig zu dokumentieren und mit der Fallmanagementfunktion der Software administrierbar zu machen. Die nationalen Hinweisgebergesetze verlangen von den Unternehmen und Organisationen Speicher- und Löschfristen einzuhalten. Für Deutschland bedeutet das, dokumentierte Meldungen dauerhaft abrufbar zu machen und sie nach der Erledigung nach drei Jahren zu löschen. Das Lieferkettengesetz verordnet, dass Unternehmen regelmäßig öffentlich über die festgestellten Risiken in ihrer Lieferkette berichten. Dabei sollen Maßnahmen zur Risikoprävention angegeben werden und ein Bericht soll mindestens sieben Jahre lang beim Unternehmen öffentlich abrufbar sein. Dies kann am besten mit einer sicheren Dokumentationsfunktion einer Softwarelösung gemeistert werden, ohne dabei die Organisation mit erheblichen administrativen Kosten zu belasten.
