Chaos im Griff: mit M-Files wird Wissen zum Wettbewerbsvorteil
M-Files
- 26.06.2025
Informationsverfügbarkeit ist vielerorts eine Herausforderung
Ein Ziel vieler Unternehmen ist die Beseitigung von Informationschaos und die zuverlässige Einbettung von Dokumenten in die richtigen geschäftlichen Zusammenhänge. Gleichzeitig sollen Prozesse beschleunigt, regulatorische Risiken minimiert und die Zusammenarbeit mit internen wie externen Stakeholdern effizienter gestaltet werden. In der Praxis stehen dem jedoch oft fragmentierte Ablagen, veraltete Systeme und unklare Verantwortlichkeiten entgegen. Genau hier setzt M-Files an. Es handelt sich dabei um eine Plattform zur Automatisierung von Wissensarbeit, die Informationen unabhängig von Speicherorten verwaltet, mit Kontext anreichert und Geschäftsprozesse nahtlos digitalisiert.Metadaten statt Ordner: Arbeiten im richtigen Kontext
Während die klassische Dateiverwaltung auf starren Ordnerstrukturen basiert, verfolgt M-Files einen anderen Ansatz: Informationen werden anhand von Metadaten organisiert – also nach ihrem Inhalt, Zweck und Bezug zum Geschäftsprozess. Das bedeutet: Ein Dokument wird nicht mehr mühsam im richtigen Verzeichnis gesucht, sondern direkt über seine Eigenschaften gefunden – zum Beispiel "Vertrag mit Kunde X", "Rechnung für Projekt Y" oder "Auditbericht 2024".Das Ergebnis: Jeder im Team arbeitet stets mit der aktuellen Version, erkennt auf einen Blick den Bearbeitungsstatus und weiß, wo das Dokument im Prozess verortet ist. Automatisierte Regeln steuern nicht nur die Ablage, sondern auch Freigaben, Zugriffsrechte, Versionierung und Aufbewahrungsfristen. All dies erfolgt vollständig regelbasiert.
End-to-End-Automatisierung für Dokumente möglich
M-Files Aino: der smarte Assistent
Ein Highlight der Plattform ist M-Files Aino, ein KI-basierter digitaler Kollege, der natürliche Sprache versteht und gezielte Antworten liefert. Welche Angebote sind noch nicht freigegeben? Wer hat die letzte Version des Vertrags mit Kunde XY bearbeitet? Bei Fragen dieser Art durchsucht Aino strukturierte und unstrukturierte Informationen im gesamten Unternehmen. Im Anschluss liefert der Assistent kontextbezogene Ergebnisse. Dabei berücksichtigt Aino individuelle Zugriffsrechte und greift auf Metadaten, Inhalte und Prozesse gleichermaßen zu.M-Files ist in zahlreichen Branchen einsetzbar
M-Files kommt in vielen Bereichen zum Einsatz. Einige Beispiele sind:- Buchhaltung, Steuern und Wirtschaftsprüfung: Belege und Dokumente werden automatisch geprüft. Eine sichere Archivierung und transparente Nachvollziehbarkeit für interne und externe Audits ist gewährleistet.
- Vermögensverwaltung: Mandantenunterlagen, Depotübersichten und regulatorische Nachweise werden kontextbasiert verwaltet, revisionssicher gespeichert und mandantenspezifisch zugänglich gemacht.
- Beratung: Projektdokumentation, Angebotsfreigaben und Kundenkommunikation laufen über automatisierte Workflows. Zugriff, Versionierung und rechtliche Aufbewahrungsfristen werden zentral gesteuert.
- Technik und Konstruktion: Projektpläne, Zeichnungen und Änderungsprotokolle sind stets aktuell, nachvollziehbar dokumentiert und durch automatisierte Freigabeketten vor versehentlichen Änderungen geschützt.
- Energie und Versorgungsunternehmen: Dokumente zu Netzanschlüssen, Genehmigungen, Wartungsprotokollen oder Sicherheitsvorgaben werden konform zu regulatorischen Anforderungen verwaltet.
- Forschungseinrichtungen: Studienunterlagen, Genehmigungen und Datenprotokolle werden automatisch klassifiziert und über konfigurierbare Zugriffsrechte abgesichert.
- Versicherungsmakler: Automatisierte Vertragsverwaltung, Kommunikation mit Versicherern und Kunden sowie die revisionssichere Archivierung von Schadenfällen ermöglichen effizientes Arbeiten und rechtliche Sicherheit.
- Fertigung: Technische Dokumentationen, Produktionsunterlagen und Lieferanteninformationen werden im Kontext aktueller Aufträge geführt und durchgängig dokumentiert.
Praxisbeispiel: Kundeninformationen effizient bündeln
M-Files lässt sich für zahlreiche Anwendungsfälle nutzen. Ein typisches Szenario in vielen Unternehmen ist beispielsweise die mangelnde Übersicht über kundenbezogene Informationen. Daten liegen verstreut in CRM, ERP, E-Mail-Postfächern, Dateiablagen oder Papierarchiven vor. Die Folge: Wichtige Informationen bleiben ungenutzt oder werden doppelt bearbeitet.Die Herausforderungen:
- Verteilte Datenquellen führen zu Informationslücken und Reibungsverlusten.
- Die Zusammenarbeit mit Kunden gestaltet sich umständlich und unsicher.
- Fehlende Transparenz erschwert die Einhaltung von Fristen und Qualitätsstandards.
- Die manuelle Verwaltung datenschutzrelevanter Dokumente und unstrukturierte Archivierung erhöhen das Risiko von Verstößen.
M-Files optimiert die Situation wie folgt:
- Integration von Systemen: CRM, ERP und Dateiablagen werden über Schnittstellen miteinander verbunden – für eine echte 360-Grad-Kundensicht.
- sichere externe Zusammenarbeit: Über Zugriffscodes, Webportale und Gastkonten können externe Partner sicher und DSGVO-konform eingebunden werden.
- automatisierte Workflows: Angebote, Verträge oder Änderungsanforderungen werden über Freigabeschritte geführt und lückenlos dokumentiert.
- Compliance by Design: Datenschutz-, Aufbewahrungs- und Revisionsvorgaben werden technisch durchgesetzt – ohne zusätzlichen Aufwand.
