Procurement Management optimieren: So sorgen digitale Lösungen für Verbesserungen

Procurement Management

• 30.09.2025
• Florian Deuring

Effizienz, Transparenz und Resilienz gelten mittlerweile als entscheidende Faktoren im Einkauf und Supply Chain Management. Doch die Realität vieler Unternehmen ist nach wie vor geprägt von manuellen Prozessen, isolierten Systemen und fehlendem Überblick über Ausgaben. Mit welchen digitalen Tools lässt sich das Procurement Management in dieser Hinsicht optimieren?

Druck auf die Beschaffung ist stark gewachsen

Die Verantwortung von Einkaufs- und Supply-Chain-Managern ist in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen. Nicht mehr allein Kostenreduzierung steht im Vordergrund, sondern die Fähigkeit, komplexe Lieferketten flexibel und resilient aufzustellen. Ein fehlender Gesamtüberblick über Bedarfe und Verträge erschwert jedoch vielerorts fundierte Entscheidungen. Aufwendige Genehmigungsprozesse und redundante Arbeitsschritte belasten obendrein die Effizienz.

Hinzu kommt, dass eine solide Datenbasis für fundierte Einkaufsentscheidungen häufig nicht gegeben ist. Auch die organisatorische und technische Integration mit angrenzenden Bereichen wie dem Finanzwesen ist teils nicht optimal gestaltet.

All diese Faktoren machen es schwierig, den Einkauf als strategischen Werttreiber zu positionieren, Abhängigkeiten von einzelnen Lieferanten zu reduzieren, Kostensenkungspotenziale zu erschließen und die Flexibilität im Sourcing zu steigern.

Digitalisierung im Procurement Management als Schlüssel

Vor diesem Hintergrund gewinnt digitales Procurement Management stark an Bedeutung. Als ideal erweisen sich Plattformen, die nicht nur Transparenz schaffen, sondern Prozesse ganzheitlich digitalisieren. Hier setzt die DIG GmbH aus Linz an. Seit 2006 entwickelt das Unternehmen modulare Softwarelösungen für den Einkauf und das Ausgabenmanagement. Der Anbieter unterstützt mittlerweile mehr als 300 Kunden im deutschsprachigen Raum – von der Industrie über das Gesundheitswesen bis zum öffentlichen Sektor. Kennzeichnend für den Ansatz von DIG ist eine praxisnahe Umsetzung, die auf mittelständische und große Organisationen zugeschnitten ist.

Seit 2023 ist DIG Teil der proALPHA Gruppe und damit eingebunden in ein breites Partnernetzwerk für die digitale Transformation. Zu den Referenzen zählen unter anderem Hilti, voestalpine, Borealis, die ÖBB, Herz Armaturen und das Universitätsklinikum Schleswig-Holstein.

• Effizienter strategischer Einkauf mit Sourcing-Lösungen
• Digital einkaufen mit eProcurement und Katalogen
• Lieferantenmanagement und Ausgabenanalyse im Überblick

End-to-End-Digitalisierung im Fokus

Die modulare Plattform der DIG digitalisiert Source-to-Pay-Prozesse vollständig. Sie verschafft Einkaufsverantwortlichen damit einen vollständigen Überblick über alle Ausgaben, Lieferanten und Verträge. Zudem reduzieren automatisierte Workflows manuelle Eingriffe und Fehlerquellen, während intelligente Dashboards datenbasierte Entscheidungen ermöglichen. Bestehende ERP- und Finanzsysteme werden durch die Lösung nicht ersetzt, sondern ergänzt. Die Anbindung erfolgt über Schnittstellen, sodass Prozesse ohne Medienbrüche ablaufen können.

Besonders hervorzuheben ist die Flexibilität der Plattform: Unternehmen können exakt die Module einsetzen, die sie benötigen – von der Bedarfsmeldung über strategisches Sourcing bis zur Rechnungsprüfung. Ein weiterer Vorteil liegt in dem beratungsorientierten Ansatz: DIG begleitet die Einführung nicht nur technisch, sondern bringt auch Branchen-Know-how und Prozesswissen ein.

Vom Bestellwesen zum strategischen Werttreiber

Ein modernes Procurement Management geht weit über die reine Bestellabwicklung hinaus. Mit Source-to-Pay-Lösungen wie denen von DIG wird der Wandel vom Bestellbüro hin zum strategischen Buying Center vollzogen. Bedarfsträger können Beschaffungen eigenständig initiieren, während der Einkauf die Kontrolle über Lieferanten, Preisstrukturen und Freigabeprozesse behält. Das senkt Maverick Buying und steigert die Effizienz durch Lieferantenkonsolidierungen.

Auch die Total-Cost-of-Ownership-Betrachtung rückt stärker in den Fokus. Compliance-Aufwände, Zertifikate und regulatorische Anforderungen werden direkt in den Beschaffungsprozess integriert. Mithilfe digitaler Vertragseditoren lassen sich alle Obliegenheiten klar strukturieren und zentral steuern. Damit wächst die Sicherheit, regulatorische Vorgaben wie CSDDD, CBAM oder EUDR einzuhalten.

Darüber hinaus ermöglicht die Plattform ein effizientes Sourcing: Potenzielle Lieferanten können durch RFI, RFP und RFQ präqualifiziert sowie in strukturierte Vergabeprozesse eingebunden werden. Automatisierte Workflows erhöhen die Verbindlichkeit in der Kommunikation und führen zu spürbaren Preis- und Qualitätsvorteilen.

Auch im Bereich Finance spielt die Lösung ihre Stärken aus. Rechnungen und Belege werden digital erfasst, automatisch verarbeitet und im Idealfall ohne manuellen Eingriff verbucht. Abweichungen zwischen Bestellung, Lieferschein und Rechnung erkennt das System eigenständig. Dadurch sinkt der Aufwand für Freigaben erheblich. Ergänzende Analysen liefern Transparenz über Ausgaben und ermöglichen strukturierte Steuerung.

Nicht zuletzt erweitert DIG das Procurement Management auf die gesamte Lieferkette. Mit Tools zur Transportsteuerung, Vendor-Managed-Inventory-Prozessen und digitaler Zusammenarbeit mit Lieferanten wird die Versorgungssicherheit gestärkt. Unternehmen realisieren somit eine belastbare Basis für Produktionsplanung und Bedarfsmanagement.

• ?Welche Herausforderungen bestehen im Procurement Management?

  Unternehmen kämpfen häufig mit manuellen Prozessen, isolierten Systemen und einem fehlenden Überblick über Ausgaben, was fundierte Entscheidungen erschwert und die Effizienz belastet.

• ?Wie kann digitales Procurement Management diese Herausforderungen lösen?

  Digitale Plattformen schaffen Transparenz, digitalisieren Prozesse vollständig und ermöglichen datenbasierte Entscheidungen, wodurch die Effizienz und Flexibilität erhöht werden.

• ?Welchen Ansatz verfolgt die DIG GmbH im Bereich digitales Procurement Management?

  DIG bietet modulare Softwarelösungen an, die Prozesse End-to-End digitalisieren, bestehende Systeme ergänzen und Unternehmen in der gesamten Wertschöpfungskette unterstützen.

• ?Welche Vorteile bieten automatisierte Workflows im Procurement Management?

  Automatisierte Workflows reduzieren manuelle Eingriffe und damit Fehlerquellen, erhöhen die Effizienz und ermöglichen eine strukturierte Steuerung der Ausgaben.

• ?Inwiefern hilft die DIG-Plattform bei der Einhaltung regulatorischer Vorgaben?

  Die Plattform integriert Compliance-Aufwände direkt in den Beschaffungsprozess und ermöglicht die zentrale Steuerung von Obliegenheiten, was die Einhaltung von Vorschriften wie CSDDD, CBAM oder EUDR erleichtert.