Eine bedienungsfreundliche Raumbuchungssoftware erleichtert hybrides Arbeiten

Raumbuchungssoftware

28.07.2023
Urs Richter

Flexible Zeiten, wechselnde Schreibtischplätze – das sogenannte "hybride Arbeiten" ist gekommen, um zu bleiben. Neben den vielen Vorteilen, die das Modell bietet – verbesserte Raumnutzung, Mitarbeiterzufriedenheit, CO₂-Bilanz – stellt es hohe Ansprüche an die Organisation, denn die verbleibenden Büroplätze müssen möglichst kompakt vergeben werden. Raumbuchungssoftware ist dabei ein hilfreiches Werkzeug.

Der schwierige Spagat der neuen Arbeitswelt

Die Corona-Pandemie mit ihrem Gebot zum "Social Distancing" und der flächendeckenden Tätigkeit im Homeoffice hat Unternehmen wie Belegschaften die Vorteile des Arbeitens von zu Hause aus vorgeführt – und seine Grenzen. Denn manche Aufgaben sind durchaus problemlos im stillen Kämmerlein zu bewältigen. Andere hingegen schlecht: Kundengespräche, gemeinsames Brainstorming, das Diskutieren von Problemen, der informelle Austausch und nicht zuletzt zusammen Erfolge zu feiern funktionieren nicht per Videokonferenz oder machen zumindest keine Freude.

Vollständiges Remote-Arbeiten hat daher ebenso wenig Perspektive wie die komplette Rückkehr ins Büro. Die Lösung liegt im Spagat zwischen Homeoffice, mobiler Tätigkeit und Präsenzarbeit, im sogenannten hybriden Arbeitsmodell.

Hybrides Arbeiten kommt vielen Bedürfnissen entgegen, stellt diejenigen, die es organisieren, jedoch vor knifflige Aufgaben. Unternehmen wollen völlig zu Recht keine Arbeitsplätze vorhalten, die nicht regelmäßig genutzt werden, sonst fallen Kosten für Miete, Energie, Reinigung et cetera umsonst an.

Angestellte hingegen erwarten frei verfügbare Schreibtische und Meeting-Räume, wenn sie ins Büro fahren. Die (reduzierten) Arbeitsplätze, Büros und Konferenzräume müssen daher clever gemanagt werden, ebenso wie alles Folgende, vom Reinigungsdienst bis zum Cateringservice. Dabei hilft Raumbuchungssoftware.

Welche Merkmale zeichnen eine gute Raumbuchungssoftware aus?

Eine solche Software ermöglicht Mitarbeitenden mit einem Klick, Arbeitsplätze temporär per Outlook-Raumbuchung oder
Raumbelegungs-App zu reservieren und sich mit Lieblingskollegen an einem Schreibtisch zu verabreden. Teamleiter erhalten Überblick über die Präsenzzeiten ihrer Gruppe und buchen entsprechend Konferenzräume. Arbeitgeber planen mittels des Raumbuchungstools personelle Ressourcen und verwalten Zugangsrechte.

Ganz "nebenbei" lassen sich so eine höhere Wirtschaftlichkeit der Raumnutzung erzielen: Leerstandszeiten werden reduziert, IoT-Technologien zur Klimatisierung, Heizungs- und Lichtsteuerung lassen sich integrieren, Reinigungs- und Wartungsarbeiten an den Belegungsplan anpassen.

Ein Raumbuchungssystem ist somit nicht nur für Mitarbeitende und Führungskräfte ein hilfreiches Werkzeug der Arbeitsorganisation, sondern liefert dem IT-, HR- und Facility-Management auch belastbare Daten zur optimierten Ressourcennutzung. Unternehmen jeder Größe und Branche profitieren von ihr. In komplexen Einrichtungen wie Büro- und Verwaltungsgebäuden, Schulen und Universitäten, Krankenhäusern und öffentlichen Einrichtungen ist sie nahezu unverzichtbar.

Das Angebot an Raumbelegungssoftware ist dementsprechend groß. Bei Erwerb eines Programms ist darauf zu achten, dass es

• intuitiv und einfach zu bedienen ist
• nicht nur am Desktop, sondern auch mobil per App zur Verfügung steht
• Verknüpfung mit weiteren Office-Programmen wie Outlook und Google-Kalender erlaubt
• höchste Datensicherheit und Datenschutz gemäß DSGVO gewährleistet
• Kosteneinsparungen ermöglicht
• Hilfe bei der Installation und technischen Support beinhaltet
• ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis aufweist

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Die Vorteile von FlexWhere im Überblick

Eine Raumbuchungssoftware, die die genannten Kriterien und viele weitere Anforderungen erfüllt, ist FlexWhere. Das Programm wurde entwickelt von Dutchview, einem Unternehmen aus Deventer, das vor dem Hintergrund von zehn Jahren Branchenerfahrung innovative IT-Lösungen anbietet. Spezialisten in den Niederlanden, Deutschland, Großbritannien und Indien arbeiten tagtäglich an den Anwendungen der Firma und verbessern sie im Dienste der Kunden.

• Dank FlexWhere ersehen Mitarbeitende in Echtzeit den Belegungsplan ihrer Arbeitsstelle und können mit wenigen Klicks den gewünschten freien Platz buchen und Räume reservieren. Bei Anbindung an den Outlook- und Google-Kalender auch synchronisiert mit bereits einzeln oder im Team genutzten Termin-Tools.

• Eine interaktive Kartennavigation erlaubt außerdem, auf der persönlichen Buchungsübersicht Objekte und Kollegen zu lokalisieren sowie Büroräume nach ihrer Ausstattung zu filtern.

• Administratoren ermöglicht FlexWhere das temporäre Blockieren von Schreibtischplätzen und Räumen, die Verwaltung von Standort, Objekt, Nutzern und Buchungen, das Rollen- und Rechtemanagement, Concierge-Buchung für andere Mitarbeitende sowie grundlegende Einstellungen. Umfangreiche Import- und Exportfunktionen, ein Map Editor sowie "Smart Analytics" zur Auslastungsanalyse vervollständigen das Programm.

• Office-Manager können dank der Raumverwaltungssoftware in Echtzeit sowohl die reservierten Arbeitsplätze als auch die tatsächliche Raumauslastung einsehen. So lässt sich schnell auf Änderungen bei der Belegung reagieren und die Nutzungsrate von Räumlichkeiten erhöhen.

• In der Software wird zusätzlich eine "Heatmap" bereitgestellt. Sie visualisiert, welche Arbeitsplätze beliebt sind und welche nicht. Die Analyse der Daten und Statistiken hilft bei der weiteren Raumplanung, der Entscheidung für mehr oder weniger Arbeitsflächen und somit beim besseren Kostenmanagement.

• Durch Integration zum Beispiel von Gebäudemanagementsystemen und IoT-Sensoren können Unternehmen ihre Effizienz und Produktivität weiter steigern.

• FlexWhere wahrt die Privatsphäre. Die Software enthält eine Vielzahl von Datenschutz- und Sicherheitsfunktionen. Persönliche Informationen der Mitarbeitenden bleiben geschützt und werden ausschließlich für die benötigten Zwecke verwendet.

Hervorragender Service und zufriedene Kunden

Das FlexWhere-Team leistet zudem umfassenden Kundensupport. Auftraggeber können einen Grundriss der zu verwaltenden Büroflächen schicken. Die Spezialisten implementieren Schreibtische sowie andere Ausstattung und helfen bei Einrichtung, Nutzung und Verwaltung der Anwendung.

FlexWhere wird bereits bei einer Vielzahl von internationalen Kunden eingesetzt, so wie beispielsweise bei einem Ingenieurbüro in Bad Iburg in der Nähe von Osnabrück. Aufgrund des stetigen Wachstums der Firma wird es hier zu Stoßzeiten öfter mal sehr voll. Deswegen ging man auf die Suche nach einer Software, die dieses Problem lösen sollte und wurde hier relativ schnell bei der Desk-Sharing-Software FlexWhere fündig.

Dank des Arbeitsplatzbuchungssystems lässt sich die lästige Schreibtischsuche somit binnen weniger Klicks erledigen. Weiterhin ist die Benutzeroberfläche nahezu selbsterklärend, sodass wenig Fragen anfallen. Auch neue Mitarbeiter finden sich schnell in dem neuen System zurecht. "Das ist auch für die IT eine große Entlastung", sagen die IT-Manager.

Wer sich selbst ein Bild von den Vorteilen von FlexWhere machen möchte, kann über die Homepage einen Termin für eine kostenlose, unverbindliche Demonstration vereinbaren. Hier kann ebenfalls eine kostenlose 30-Tage-Testversion beantragt werden.