Das Raumbuchungstool für effiziente Abläufe in Organisationen aller Art
Raumbuchungstool
- 27.07.2023
Nahtlose Integration in die bestehende Unternehmensorganisation
Gab es schon vor der Pandemie starke Tendenzen zu sich ändernden Arbeitswelten, stehen Unternehmen jeder Größe und Branche jetzt vor großen Herausforderungen bei der Verwaltung der Belegung von Räumen. Nicht nur bei der verstärkten Einrichtung von flexiblen Arbeitszeitmodellen und dezentralen Arbeitsplätzen wie durch Homeoffice leistet ein Raumbuchungstool effiziente Unterstützung. Unterm Strich können bei einer optimalen Organisation und Verwaltung von Räumlichkeiten auch Kosten für Anmietung, Raumpflege, Wartung, Strom und Heizung gesenkt werden.Auch IoT-Technologien zur Verbesserung der Raumklimatisierung und Beleuchtung lassen sich optimal nutzen. Mit einbezogen werden können alle Varianten von Arbeitsplätzen und Arbeitsräumen, Meetingräumen, und Schulungsräumen. Eine leistungsfähige, intuitiv zu bedienende Software ist für das Sekretariat ebenso hilfreich wie für weitere Mitarbeiter, IT-Manager, Office-Manager, Facility-Manager und HR-Manager. Ebenso vielfältig sind die Unternehmen sowie andere Organisationen, in denen ein solches Tool für die Raumnutzung für flüssigere und schnellere Abläufe sorgt. Dazu gehören Büro- und Verwaltungsgebäude, Schulen und Universitäten, Krankenhäuser und öffentliche Einrichtungen.
Welche Vorteile bietet ein Raumbuchungstool für Unternehmen und Mitarbeiter?
Zu bedenken gilt auch, dass viele andere oder selbst gestrickte Lösungen in der Regel kaum den steigenden Anforderungen entsprechen. Denn Funktionen wie Raumbelegung, Buchung, Ressourcenplanung, Zugangsverwaltung und viele mehr müssen vorhanden sein und die Situation des Unternehmens abbilden können. Enorm Gewicht bekommen haben die Themen Datensicherheit und ein DSGVO-tauglicher Datenschutz. Durch die schon genannten flexiblen und dezentralen Arbeitsstrukturen ist es darüber hinaus unerlässlich, über eine App immer und überall auf das Raumbuchungstool zugreifen und Arbeitsplätze buchen zu können.
Die konkreten Vorteile für Mitarbeitende und Adminstratoren
Wünschenswert ist auch eine nahtlose Anbindung einer modernen Raumnutzungs-Software an Lösungen wie Outlook und Google-Kalender. Differenzieren lassen sich die Vorteile und positivere Aspekte einer Buchungssoftware für Räumlichkeiten in Bereiche für Mitarbeitende und Administratoren. Erstere profitieren vor allem von..• einem Live-Belegungsplan,
• einer Kalender-Integration für Outlook und Google Kalender,
• einer persönlichen Buchungsübersicht,
• dem intuitiven Buchungsprozess,
• der interaktiven Kartennavigation,
• dem Finden von Objekten und Kollegen,
• dem Filtern nach Ausstattung,
• dem schnellen Check-in und Check-out.
Nicht weniger lang ist die Liste der Punkte, mit denen sich die Arbeit von Administratoren vereinfacht. Das sind:
• die Smart Analytics zur Auslastungsanalyse
• die Standort- und Objektverwaltung
• Heatmaps
• das temporäre Blockieren von Objekten
• die Umsetzung von globalen Einstellungen
• die Nutzer- und Buchungsverwaltung
• ein erweitertes Rollen- und Rechtemanagement
• die Concierge-Buchung für andere Mitarbeiter
• die umfangreichen Import- und Exportfunktionen
• und der Map Editor
Eine moderne Software für Raumbuchungen zeichnet sich im Alltag durch maximale Effizienz aus
Firmen können so schnell und in vollem Umfang von den Vorteilen der Software profitieren. Nicht zuletzt muss auch ein zeitgemäßes Niveau in Sachen Schutz der Privatsphären gewährleistet sein. flexwhere.de zum Beispiel bietet dafür eine ganze Reihe von Datenschutz- und Sicherheitsfunktionen. Persönliche Daten und sensible Informationen bleiben geschützt und stehen ausschließlich berechtigten Personen zur Verfügung.
