ROI der Steuer dank Automatisierung: sechs Rentabilitätsfaktoren für Steuertechnologie
ROI Steuer Automatisierung
- 08.11.2023
Manuelle Steuerermittlung belastet Teams und verlangsamt Reporting
In den meisten Fällen unterstützt das vorhandene ERP-System grundlegende Funktionen zur Umsatzsteuerermittlung durch SAP Standard, Add-ons und selbst entwickelte Software-Erweiterungen. Das Problem dabei: Je nach Komplexität des Geschäftsfeldes ist in dieser Umgebung kontinuierlich eine manuelle Überwachung von rechtlichen Änderungen erforderlich, gefolgt von entsprechender Aktualisierung der betroffenen Systeme im Unternehmen. Das belastet die internen Steuer- und IT-Ressourcen und ist fehleranfällig.Vor allem die länderspezifischen Steuervorschriften komplexer Lieferketten verursachen großen Aufwand, wenn sie in Eigenregie abgebildet werden müssen. Insbesondere, wenn die Geschäftsmodelle der betroffenen Unternehmen von Dreiecksgeschäften, Kooperationen mit internationalen Partnern, globaler Beschaffung und digitalen Dienstleistungen geprägt sind.
Darüber hinaus verlangsamen manuelle Prozesse bei der Steuerermittlung die Finanzberichterstattung und -analyse insgesamt.
ROI der Steuer dank Automatisierung: sechs Indikatoren
1. Zu viele manuelle Prozesse bei der Ermittlung der indirekten Steuern
Die einzelnen Schritte in globalen Fertigungsprozessen unterliegen kontinuierlichen Veränderungen in Umsatzsteuervorschriften, die sich in einem Jahr auf weltweit mehrere Hunderttausende summieren können. Welche davon relevant sind, ist für jedes Fertigungsunternehmen individuell. Beispielsweise kann eine geringfügige Produktmodifikation beziehungsweise -ergänzung durch einen Lohnfertiger im Ausland die Frage aufwerfen, ob diese eine veränderte umsatzsteuerliche Beurteilung nach sich zieht. Selbst Warenbewegungen zwischen Lagern innerhalb eines Landes oder über Landesgrenzen hinweg können zu neuen steuerlichen Verpflichtungen führen. Aspekte wie diese erfordern genaue und aktuelle Kenntnisse lokaler Steuervorschriften, die auf die Fertigungsprozesse im Detail angewendet werden müssen. Die Frage ist: Genügen die bestehenden Basisfunktionen im ERP-System für die Umsatzsteuerermittlung oder muss vieles manuell recherchiert und etabliert werden?
Sind zudem mehrere ERP-, Beschaffungs- und Transaktionssysteme installiert, vervielfachen sich die manuellen Systemanpassungen zur Steuerermittlung entsprechend.
2. IT-Teams müssen Änderungen von Steuervorschriften manuell in den ERP- und Finanzsystemen abbilden
Jeder manuell recherchierte Aspekt in der Umsatzsteuerermittlung muss in seinen Auswirkungen entlang der Prozesskette definiert und entsprechend jeweils in den ERP- und Finanz-Systemen von den IT-Teams konfiguriert werden. Dabei ist kombinierte Weitsicht in Steuer- und Software-Anforderungen gefragt, um keine Folgefehler zu verursachen. Ab einem bestimmten Arbeitsaufwand stellt sich die Frage, ob die dadurch verursachten Kosten nicht die Aufwendungen für eine automatisierte Lösung aufwiegen. Zumal klar ist, dass jede individuelle Anpassung am ERP-System zukünftige Software-Updates und Release-Wechsel erschwert und zusätzlich verteuert.
Eine weitere Frage ist, was in der Zeit geschieht, in der die IT-Teams die notwendigen steuerbezogenen Systemanpassungen vornehmen, die regelmäßig stattfinden werden. Beispielsweise hat die Türkei ihren Umsatzsteuersatz kurzfristig im Juli 2023 erhöht, die Schweiz wird die Mehrwertsteuer im Jahr 2024 anheben während Luxemburg die Mehrwertsteuer im Jahr 2023 senkt.
Würden Steuerfragen den Vertrieb stoppen? Oder werden potenziell nicht konforme Rechnungen ausgestellt? Mit einer Tax Engine sind die relevanten Regeln und Vorschriften automatisch und frühzeitig für alle angeschlossenen Transaktionssysteme verfügbar.
Für globale agierende Unternehmen kann sich der Vorsteuerabzug beziehungsweise -überhang schnell zu einem beträchtlichen Betrag summieren. Um die Zahllast zu minimieren braucht es eine präzise Nachverfolgbarkeit der Umsatzsteuer: Wo und an wen ist Geld wann und warum geflossen? Der Status jeder Transaktion im Produktionsprozess über alle Länder muss erfasst werden für den Nachweis, dass sie ordnungsgemäß mit der Umsatzsteuer belastet (oder von ihr befreit) wurde. Die Kosten eines Fehlers können sich schnell summieren.
Dazu eine Überschlagsrechnung: Verkauft ein Unternehmen jährlich Waren im Wert von fünf Milliarden Euro und kauft dafür steuerpflichtige Waren und Rohstoffe im Wert von drei Milliarden Euro ein, ergeben sich bei einem durchschnittlichen Umsatzsteuersatz von 20 Prozent rund 1,6 Milliarden Euro an zu verwaltenden Steuerverpflichtungen. Diese Gelder gilt es nachzuverfolgen, zu steuern und sicherzustellen, dass bereits gezahlte Vorsteuern erstattet werden.
5. Fehlerhafte Umsatzsteuerberechnung von Lieferanten wird nicht automatisch erkannt
Blindes Vertrauen darauf, dass Lieferanten die Umsatzsteuer korrekt ausweisen, kann teuer werden. Überhöhter Vorsteuerabzug ist nicht nur kostspielig, sondern erschwert oder verhindert auch, gezahlte Umsatzsteuer zurückzuerhalten – insbesondere mit den neuen Formen der Echtzeitberichterstattung, bei der jede Transaktion automatisch überprüft wird. Außerdem können in veralteten Compliance-Verfahren fehlerhafte Rechnungen als unwesentlich eingestuft sein und daher unentdeckt bleiben.
Hinzu kommt, dass Steuerbehörden ihre Prüftätigkeit verstärken, um Einnahmeausfälle zu kompensieren und dies betrifft vor allem Beschaffungsprozesse. Selbst kleine Umsatzsteuerfehler im (automatisierten) Einkauf können enorme finanzielle Auswirkungen haben. Im Nachhinein überhöhte Umsatzsteuerzahlungen von Lieferanten zurückzufordern ist immer ein zäher Prozess, da dies für den Lieferanten seinerseits Prüfungen durch dessen Steuerbehörde nach sich ziehen kann.
6. Unzureichende Visualisierung komplexer Lieferketten beeinträchtigt Analysen der Finanz- und Steuerabteilungen
In komplexen Lieferketten und Produktionsprozessen wird es für die Steuerabteilung immer schwieriger, aus dem ERP-System die umsatzsteuerlich relevanten Transaktionen zu identifizieren, analysieren und entsprechend eine durchgängig richtige Steuerermittlung sicherzustellen. Zudem ändern sich Einkaufs-, Produktions- und Liefertransaktionen kontinuierlich, womöglich wechseln dabei auch geografische Zuständigkeiten. So sollte bei der Frage, ob sich die Integration einer automatisierten Steuerfindung lohnt, geprüft werden, dass diese auch eine Visualisierung von Lieferketten inklusive Zusammenfassung der für die Steuerfindung genutzten Parameter bietet. Sind ERP-Daten für die Steuerabteilung darstellbar, vereinfacht dies das Umsatzsteuermanagement erheblich.
Auf diese Weise hat die Steuerabteilung die Kontrolle über die Umsatzsteuer innerhalb des ERP-Systems. Mit nur ERP-eigenen Steuerfunktionen sind sie darauf angewiesen, Anfragen zu stellen und darauf zu warten, dass die IT-Entwickler die nötigen Änderungen umsetzen. Oft können sie dann nicht belegen, dass das gewünschte Steuerkennzeichen vorhanden ist, abgesehen von Tests. Eine automatisierte Steuerfindung ermöglicht es der Steuerabteilung, die Steuerfindung auf verständliche Weise einzusehen und zu konfigurieren.
