Umsatzsteuer-Lösungen auf SAP HANA umstellen – Finanz-Transformation braucht Tax Technology
SAP HANA Umsatzsteuer Lösungen
- 02.11.2023
Ganzheitlich agiler werden – da muss auch die Umsatzsteuer stimmen
Um die daraus resultierenden strategischen Vorteile auszuschöpfen, ist im Hinblick auf das Risiko-Management und die Prozessoptimierung eine Frage entscheidend: Wie kann durchgehend Steuer-Compliance gegenüber Kunden und Behörden effizient gewährleistet werden – hochautomatisiert und unter Berücksichtigung der sich kontinuierlich verändernden Steuergesetzgebung. Denn: Hakt es bei der Ermittlung indirekter Steuern, werden unternehmensweit ganze Prozessketten ausgebremst, das eigentliche Ziel von SAP S/4HANA mit Echtzeit-Reporting und agilen Entscheidungsprozessen bleibt Wunschdenken. So stellt sich die Frage: Erfordern komplexe, internationale Geschäftsmodelle eine SAP-zertifizierte Drittlösung oder genügen die nativen Steuerfunktionen von SAP?Klar ist: Mit dem Umstieg auf SAP S/4HANA können bestehende eigenentwickelte Lösungen zur Umsatzsteuerermittlung schon allein aus technischen Gründen nicht einfach kopiert werden. Zudem haben sich diese in der Vergangenheit meist zu vielschichtigen Flickenteppichen einzelner Zwischenlösungen entwickelt, die unzuverlässig, fehleranfällig und – wegen fehlender Nachvollziehbarkeit – kaum an neue Regularien anpassbar sind. Daher muss für komplexere, internationale Geschäftsmodelle, die zukünftig auch erweitert werden sollen, grundsätzlich ein neuer Lösungsansatz für die Umsatzsteuerprozesse gefunden werden – Stichwort: Tax Technology beziehungsweise Steuertechnologie.
Echte Finanz-Transformation – Steuer-Teams gehören mit an den Tisch
Entscheidungen zur Tax Technology sollten rechtzeitig vor der SAP S/4HANA-Implementierung erfolgen. Finden die Anforderungen aus den Steuer-Teams zu spät Gehör, kann das ein teures Re-Design von Systemkomponenten, Zusatzbudgets und erhebliche Projektverzögerungen zur Folge haben. Schlimmstenfalls werden halbherzige Kompromisslösungen gestrickt, die immer wieder teuer nachgebessert werden müssen und letztlich doch zu keinen robusten Prozessen der indirekten Steuerermittlung führen.Dies wäre fatal angesichts der gesetzten Ziele: Mit SAP S/4HANA verbinden Unternehmen die Chance, die eigenen Geschäftsprozesse neu auszurichten, flexibler zu agieren und schneller auf veränderte Rahmenbedingungen zu reagieren. Wertschöpfungsketten werden End-to-end abgebildet, standardisiert und automatisiert, wodurch das volle Potenzial der Digitalisierung ausgeschöpft werden kann.
EU-Reform ViDA – sie bringt neue Pflichten und Regeln
Da wären zunächst die – oben bereits genannten – Vorschläge der Europäischen Kommission unter dem Titel VAT in the Digital Age, kurz ViDA. Sie stehen für nichts Geringeres als einen der größten Versuche der EU zur Umsatzsteuerreform im 21. Jahrhundert. Umsatzsteuer-Lösungen sollen dank SAP HANA außerdem von einer deutlich besseren Performance profitieren.
Die Reformen im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung, falls umgesetzt, würden eine Mischung aus obligatorischer und optionaler elektronischer Rechnungsstellung erfordern, kombiniert mit digitalen und traditionellen Meldeverpflichtungen. Dieser Ansatz würde von Verkäufern wie Empfängern erfordern, ihre Umsatzsteuer-Rechnungsdaten elektronisch an die Steuerbehörden des Mitgliedstaats übermitteln, in dem das Unternehmen ansässig oder umsatzsteuerlich registriert ist. Dies muss zudem im Einklang mit der geltenden EU-Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen erfolgen.
Steuergesetze international – immer neue Stolperfallen
- Echtzeit-Meldepflichten: Bisher erfolgten umsatzsteuerliche Meldeverpflichtungen üblicherweise periodisch. So konnten Finanzabteilungen Systemberichte in Ruhe durchsehen und die Daten vor dem Versand zusammenstellen und validieren. Doch die Steuerbehörden erwarten zunehmend, dass die Daten direkt beim Verkauf (oder zumindest kurz danach) aus dem ERP-System des Unternehmens extrahiert und in Echtzeit gemeldet werden.
- Landesspezifische Regeln: Darüber hinaus müssen in der EU sowohl die Gesetzgebung der EU als auch die Vorschriften der einzelnen Mitgliedstaaten beachtet werden. Für Verkäufe zwischen EU-Mitgliedstaaten und Importen aus Drittstaaten gelten zudem unterschiedliche Regeln. Beispielsweise steigt auch in den Golfstaaten die Komplexität auf ein vergleichbares Niveau – andere Regionen könnten noch folgen.
- Unterschiede zwischen Waren und Dienstleistung: Besonders komplex ist die umsatzsteuerliche Behandlung von Fällen geworden, in denen Waren – etwa große Maschinen – grenzüberschreitend geliefert und anschließend montiert werden. Für die Umsatzsteuer ist relevant, welche Komponenten der Maschine beweglich sind und welche nicht. Auch ist zu beachten, wie sich die Kosten auf Ausrüstung und Dienstleistung aufteilen.
- Reverse-Charge-Vorschriften: Die meisten Unternehmen müssen heutzutage in der Lage sein, die Reverse-Charge-Regeln sowohl beim Erwerb als auch beim Verkauf an andere Unternehmen anzuwenden. Da einzelne Länder die Vorschriften unterschiedlich umsetzen (selbst innerhalb der EU), ist die richtige Vorgehensweise in diesem Bereich kompliziert.
- Sonderregelungen: Einzelne Länder können jederzeit Sonderregelungen einführen, die Ausnahmen zu den Standardregelungen darstellen. In Italien, Frankreich und Irland gilt zum Beispiel eine Umsatzsteuerbefreiung für Exporteure, welche in Bezug auf internationale Verkäufe eine gewisse Schwelle überschreiten. Diese Befreiung wird für Einkäufe und Lieferungen (einschließlich Einfuhren) angewendet.
Digitale Transformation – dazu gehören auch steuerliche Anforderungen
Mit einer Umstellung auf SAP S/4HANA kommt die Frage nach Tax Technology scheinbar ungelegen. Doch das Gegenteil ist der Fall. In eine zukunftsfähige digitale Transformation müssen auch steuerliche Prozesse einbezogen werden. Eigenentwickelte Lösungen sind dafür unzureichend. Allein aufgrund der schnellen Veränderungen der Vorschriften und Steuersätze können die erforderlichen Ressourcen und Kosten zur Aktualisierung der Spezifikationen ins Unermessliche steigen. Auch sind nicht alle Berater ausreichend mit der differenzierten Anwendung der Umsatzsteuervorschriften für jedes einzelne Steuergebiet vertraut, um eine native Anpassung einzurichten. Angesichts dessen, was auf dem Spiel steht, sollte eine zertifizierte Tax-Technology-Lösung, die auch auf zukünftige Geschäftsmodelle ausgerichtet ist, zu einer SAP S/4HANA-Implementierung gehören.Jetzt zum Themenkomplex Umsatzsteuer-Lösungen und SAP HANA informieren.
