RPA-Software erfolgreich im Unternehmen einsetzen | Bild: https://timloehndorf.com/
Robotic Process Automation (RPA) ist ein Thema, das sich derzeit auf der Agenda zahlreicher Unternehmen befindet. Nicht grundlos, denn die Potenziale sind enorm. Der Erfolg von RPA-Projekten steht und fällt jedoch mit der Auswahl einer geeigneten RPA-Software. Wie Verantwortliche trotz des großen Angebots den passenden Anbieter finden, beschreibt dieser Artikel.
Markt für RPA-Software wächst
RPA-Software im Einsatz bei Banken
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Immer mehr mittelständische und große Unternehmen, aber auch öffentliche Einrichtungen beschäftigen sich mit der Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse. Tatsächlich lassen sich dadurch signifikante Vorteile erzielen. Hierzu zählen Kostensenkungen, eine höhere Produktivität, fehlerfreie Abläufe, eine höhere Kundenzufriedenheit durch kurze Reaktionszeiten und die Entlastung der ohnehin knappen Personalressourcen. Im Zuge der steigenden Nachfrage treten immer mehr RPA-Software-Hersteller in den internationalen Markt ein. Der jährlich erscheinende "Gartner Magic Quadrant for Robotic Process Automation" listet und bewertet 2021 erstmals 18 Anbieter.
Im Rahmen der Studie werden die RPA-Lieferanten in folgende vier Quadranten eingeordnet: Leader (führende Anbieter), Challenger (Herausforderer), Niche Players (Nischenanbieter) und Visionaries (Visionäre). Vier Anbieter wurden 2021 als Leader eingestuft: UIPath, Automation Anywhere, Blue Prism und Microsoft.
In der Fülle der Angebote die passende RPA-Software zu finden, ist nicht trivial. Auch müssen sich die Lösungen der "Leader" nicht zwingend am besten eignen. Doch wie gehen Unternehmen bei der Auswahl nun am besten vor? Zum Thema
RPA-Software muss zum Unternehmen und seinen Bedürfnissen passen
Worauf Unternehmen beim Einsatz von RPA-Software achten sollten
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Zunächst sollten Unternehmen klären, wie groß das Potenzial von Robotic Process Automation für die eigene Organisation ist und welche Prozesse sich überhaupt für eine robotergestützte Automatisierung eignen. Hierbei können Verantwortliche auf Process Mining zurückgreifen. Mithilfe der innovativen Methode ist es möglich, bestehende Prozesse zu analysieren und zu visualisieren. Es entsteht ein datengestützter Blick auf eine Vielzahl an Prozessinformationen. Zudem hat Process Mining den Vorteil, dass es die Schwachstellen in den aktuellen Prozessen aufzeigt. Somit lassen sich die Abläufe optimieren, noch bevor sie mithilfe von RPA-Software automatisiert werden. Dies wiederum ist der Grundstein für den Erfolg von RPA-Projekten. Denn selbstverständlich kann es nicht das Ziel sein, fehlerbehaftete Prozesse zu automatisieren.
Vor der Auswahl einer RPA-Software sollten Unternehmen zudem definieren, wie ihre langfristige Strategie der Prozessautomatisierung aussieht. Zu bedenken ist dabei, dass sich reine RPA-Technologie vorwiegend auf standardisierte, regelbasierte Prozesse beschränkt. Soll sich die Automatisierung jedoch auch auf variable Prozesse erstrecken, so benötigen Unternehmen zusätzlich Künstliche Intelligenz. Einige der führenden RPA-Anbieter ergänzen ihre Lösungen mittlerweile um Process Mining Tools und KI, um alle Anforderungen abzudecken.
Unabhängige Partner unterstützen bei der Auswahl der Technologie
RPA-Software in der öffentlichen Verwaltung: Fit für das Online-Zugangsgesetz (OZG)
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Werden bereits bei der Vorbereitung von RPA-Projekten wichtige Erfolgsfaktoren vernachlässigt, kann es schwierig und teuer werden, dies im Nachgang zu korrigieren. Bei der Auswahl von RPA-Software und den entsprechenden Vorarbeiten ist daher Expertise gefordert. Unterstützung leisten an dieser Stelle spezialisierte externe Partner. Ein Dienstleister dieser Art ist beispielsweise Aequitas Software. Der Anbieter kennt alle etablierten RPA-Software-Lösungen, berät herstellerunabhängig und verfügt über umfassende RPA-Projekterfahrung in unterschiedlichsten Branchen.
Unter anderem berichtet Aequitas Software von einem RPA-Use-Case eines Handelsunternehmens mit mehreren Filialen. Jeder der Märkte arbeitet mit einem eigenen SAP-System. In der Zentrale läuft zudem ein Warenwirtschaftssystem, das keine Schnittstellen zu den SAP-Systemen besitzt. Dies führte dazu, dass mehrere Mitarbeiter abgestellt werden mussten, um Daten wie Materialbestände aus den Märkten manuell in die Warenwirtschaft zu übertragen. Dieser Prozess war nicht nur langwierig und monoton, sondern auch fehleranfällig. Beispielsweise entstanden immer wieder Fehlinformationen zu Materialbeständen und dadurch Engpässe in den Märkten. Die mangelnde Transparenz zu den aktuellen Warenbeständen erschwerte außerdem die Logistik- und Finanzplanung.
Durch den Einsatz einer RPA-Software wurde das Auslesen der Bestandsdaten aus den dezentralen SAP-Systemen automatisiert. Die Daten werden im Anschluss automatisch konsolidiert und in das zentrale Warenwirtschaftssystem übergeben. Rund 500 Buchungen dieser Art finden pro Monat statt. Die Umsetzungsdauer des Projekts betrug lediglich eine Woche. Das Handelsunternehmen konnte seinen Datenabgleichprozess um mehr als 90 Prozent beschleunigen. Gleichzeitig realisierte es vollständige Transparenz und Planbarkeit im Bestandsmanagement.
