SAP-Vertragsmanagement: digitale Vertragsverwaltung bietet klaren Mehrwert

SAP Vertragsmanagement

01.07.2024
Florian Deuring

Zahlreiche Unternehmen verwalten die Verträge mit ihren Lieferanten, Dienstleistern und Kunden immer noch händisch. In der Regel ist ein digitaler Scan des Dokuments in der Ablage des Datei-Systems des Unternehmens das einzige verfügbare Hilfsmittel. Weit entfernt vom Anspruch der Digitalisierung. Das verursacht nicht nur einen hohen Aufwand, sondern birgt auch betriebswirtschaftliche und rechtliche Risiken. Es empfiehlt sich daher, nicht nur die Verwaltung der Vertragsdokumente, sondern auch die vertragsbezogenen Prozesse zu digitalisieren und nach Möglichkeit auch zu automatisieren. Im SAP ist dies mit einer intelligenten Lösung für das Vertragsmanagement möglich.

Warum ist ein digitales Vertragsmanagement notwendig?

Die manuelle Verwaltung von Verträgen stellt für viele Unternehmen eine erhebliche Herausforderung dar. Denn diese Arbeitsweise birgt beträchtliche Risiken und Ineffizienzen. Das traditionelle Vertragsmanagement ist fehleranfällig, zeitaufwendig und häufig unübersichtlich. Unternehmen müssen sich außerdem mit der Einhaltung von Gesetzen und vertraglichen Verpflichtungen auseinandersetzen, was den Druck zusätzlich erhöht. Eine nicht-digitale Vertragsverwaltung erschwert zudem die Nachverfolgbarkeit und Transparenz, was zu verpassten Fristen und erhöhtem Risiko führt. Die Lösung liegt in der Digitalisierung und Integration dieser Prozesse in SAP-Systeme.

Durchgängiges SAP-Vertragsmanagement bietet enorme Vorteile

Die Integration digitaler Vertragsinhalte in SAP-Systeme bietet zahlreiche Vorteile. Sie bildet die Basis für eine vollständige Automatisierung von Prozessen, optimiert die Effizienz und schafft zudem Rechtssicherheit. Wie dies in der Praxis konkret aussehen kann, zeigt das Beispiel CUNO/4. Die Vertragsmanagementlösung der Hamburger networker, solutions GmbH bildet die Basis für End-to-End-Prozesse in SAP und stellt sicher, dass Vertragsinhalte sowie -änderungen automatisch in Buchungsbelegen und Folgebelegen berücksichtigt werden. Dies ist besonders relevant bei Anpassungen durch Fachbereiche, wie zum Beispiel bei Dauerschuldverhältnissen (unter anderem Mietverträgen). Eine nahtlose Einbindung dieser Daten in das SAP-System ermöglicht eine umfassende Prozesssteuerung und reduziert manuelle Eingriffe auf ein Minimum.

SAP-Vertragsmanagement: Funktionen im Überblick

Das SAP-Vertragsmanagement mit CUNO/4 zeichnet sich durch mehrere Schlüsselfunktionen aus, die einen erheblichen Mehrwert für Unternehmen generieren:

Elektronische Aktenführung: Vertragsdokumente werden elektronisch verwaltet, was die Erzeugung von Schriftverkehr, das Starten von Prozessen und Genehmigungen innerhalb des SAP-Systems ermöglicht. Durch die Integration von rechtssicheren E-Signaturen wird der gesamte Ablauf noch sicherer und effizienter. Dank elektronischer Aktenführung lassen sich alle Verträge zentral und sicher speichern, was die Suche und Verwaltung der entsprechenden Dokumente erheblich erleichtert.

End-to-End-Prozessabbildung: Durch die Erfassung und Nutzung von Vertragsdetails können gesamte Geschäftsprozesse automatisiert werden. Dies umfasst beispielsweise die Anpassung von Preisen oder die Terminüberwachung mit einer entsprechenden Folgeverarbeitung, was eine nahtlose und effiziente Prozessabwicklung sicherstellt. Unternehmen können auf diese Weise zudem sicherstellen, dass alle relevanten Vertragsdaten stets aktuell und vollständig sind, wodurch die Fehlerquote in den Abläufen deutlich sinkt.

Risiko- und Compliance-Management: Das digitale SAP-Vertragsmanagement ermöglicht eine frühzeitige Erkennung und das Management von Vertragsrisiken. Durch die Integration in SAP sind alle relevanten Daten jederzeit verfügbar und übersichtlich dargestellt, was die Entscheidungsfindung erleichtert und Risiken minimiert. Dies ist besonders wichtig, um gesetzlichen Anforderungen und vertraglichen Verpflichtungen gerecht zu werden.

Automatisierte Belegerstellung: Aus den digitalisierten Vertragsinhalten können automatisch Bestellungen, Rechnungen oder Folgebelege in der Finanzbuchhaltung generiert werden. Dies reduziert manuelle Fehler und beschleunigt die Abwicklung. Die automatische Erstellung von Belegen stellt sicher, dass alle Buchungen korrekt und zeitnah erfolgen, was die Effizienz und Genauigkeit der Buchhaltungsprozesse erheblich verbessert.

Referenzen belegen die Leistungsfähigkeit der SAP-Vertragsmanagement-Lösung

CUNO/4 hat sich in der Praxis bereits vielfach bewährt. Unternehmen berichten von signifikanten Effizienzsteigerungen in der Vertragsverwaltung, verbesserten Transparenz- und Nachverfolgbarkeiten sowie einer deutlichen Reduzierung von Fehlern und Risiken. Diese Vorteile stärken nicht nur die interne Prozessqualität, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen.

Ein Beispiel ist ein mittelständisches Unternehmen aus dem Bereich Facility-Management, das durch die Integration der Vertragsmanagementlösung eine Reduktion der Bearbeitungszeit für Vertragsänderungen um 50 Prozent erzielen konnte. Ein weiteres Erfolgsbeispiel ist ein Großkonzern, der durch die Automatisierung der Belegerstellung eine Fehlerquote nahe null erreicht hat. Solche Erfolgsgeschichten verdeutlichen den erheblichen Mehrwert, den eine digitale Vertragsverwaltung bieten kann.

Über den Anbieter

Die networker, solutions GmbH ist ein am Markt etabliertes Unternehmen, das sich auf SAP-Produkte und Lösungen für das Vertragsmanagement sowie die Variantenkonfiguration spezialisiert hat. Zusätzlich existiert eine Spezialabteilung im Bereich der Cyber Security, die sich auf den Bereich Incident Response fokussiert. Zum Kundenkreis zählen renommierte Großkonzerne ebenso wie mittelständische Unternehmen und Hidden Champions.