Digitales Seminarmanagement: Seminare einfach planen, gestalten und abrechnen
Seminarmanagement
- 20.09.2023
Seminare entwickeln und durchführen – die wichtigsten Punkte
Planung: Dazu gehört nicht nur die Erstellung von Veranstaltungen, sondern auch die Buchung der Dozenten und Veranstaltungsräume. Idealerweise sollte jedes Seminar entsprechend beworben und vermarktet werden. Heutzutage unverzichtbar sind außerdem Online-Buchungen.
Durchführung: Ein solides Buchungsmanagement sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung. Ein besonderes Augenmerk dabei sollte auf der Kommunikation und Betreuung der Kunden liegen.
Nachbereitung: Auch die Nachbereitung kann einige Zeit in Anspruch nehmen. So müssen in der Regel verschiedene Dokumente erstellt und verschickt werden, darunter Zertifikate und Mails mit Links zum Feedbackbogen. Als Veranstalter ist man ebenfalls für die Abrechnung und Buchhaltung verantwortlich. In Summe sind diese Verwaltungsaufgaben relativ zeitaufwendig. Daher lohnt sich der Umstieg auf ein digitales Seminarmanagement in jedem Fall.
Seminarmanagement per Software
esm wurde von der 1996 gegründeten evidenz GmbH entwickelt: einem erfahrenen Software-Spezialisten im Weiterbildungsbereich. Zum Einsatz kommt die Software vorwiegend bei kleinen und mittleren Seminaranbietern sowie im Bereich der Erwachsenenbildung. Des Weiteren nutzen diverse große Unternehmen die Lösung, unter anderem für Produktschulungen.
Das evidenz Seminar-Management überzeugt zum einen durch die ausgeprägte Produktreife und zum anderen durch die hohe Ergonomie. Denn die Softwareoberfläche ist sehr übersichtlich aufgebaut, was wiederum eine schnelle Einarbeitung ermöglicht – und für eine breite Akzeptanz bei den Beschäftigten sorgt. Dank der zahlreichen Konfigurationsmöglichkeiten und Zusatzmodule kann die Software bestmöglich auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten werden.
Hervorzuheben sind außerdem die Vorteile durch das cloudbasierte Bereitstellungsmodell, denn als SaaS-Lösung lässt sich die Software ortsunabhängig nutzen. Man benötigt lediglich einen PC oder Mac mit Internetzugang. Da evidenz fast alle Aufgaben wie die Installation, den Betrieb, die Wartung sowie alle notwendigen Updates übernimmt, wird die IT im eigenen Unternehmen entsprechend entlastet.
Bei Fragen kann man sich übrigens jederzeit an die leistungsstarke evidenz-Hotline wenden. Wie die letzte Umfrage gezeigt hat, sind die Kunden mit dem Service sehr zufrieden. So erhielt der evidenz-Kundenservice die Note 1,4. Des Weiteren ist die persönliche Prozessberatung ein fester Bestandteil der Dienstleistung, genau wie die individuelle Anpassung an die Wünsche der Kunden.
Seminarmanagment mit esm – so gelingt die Seminarverwaltung
Für Teilnehmer steht wiederum ein Log-in-Bereich zur Verfügung. Dort finden sie alle Informationen zu den Seminaren und können sich an- beziehungsweise abmelden. Die Trainer haben ebenfalls die Möglichkeit, alle benötigten Informationen online abzurufen. Über die Teilnehmerverwaltung können des Weiteren E-Mails, Teilnehmerlisten und Zertifikate verschickt werden. Aber auch Feedback lässt sich mit esm jederzeit einsehen.
Beim Thema Rechnungswesen berücksichtigt esm sämtliche Faktura-Anforderungen, wie beispielsweise die Überwachung offener Posten und die Erfassung von Zahlungseingängen. Dank der CRM-Funktionen kann man bequem auf alle verfügbaren Kontakte zugreifen, was durch die Schnittstelle zu MS Outlook ermöglicht wird. Offene Angebote lassen sich bei Bedarf auf Wiedervorlage setzen und dann an die jeweiligen Interessenten versenden.
