Eine zeitgemäße Arbeitsorganisation bietet ein Shared Desk. Eine Software übernimmt das Buchungsmanagement

Bereits vor Corona war eine Auslastung von lediglich 70 Prozent der Arbeitsplätze in deutschen Büros keine Seltenheit. Für die Zeit nach Corona rechnet der große Immobilienberater Colliers International damit, dass nur noch die Hälfte der Büroplätze besetzt sein wird oder sogar nur vier von zehn. Es bedarf also deutlich weniger Schreibtische, als Mitarbeiter im Unternehmen tätig sind. Für die Verantwortlichen der Arbeitsorganisation bedeutet das zweierlei: zum einen ein enormes Einsparpotenzial bei Raummiete, technischer Infrastruktur, Mobiliar, Verpflegung etc., zum anderen einen erhöhten Verwaltungsaufwand, um allen, die ganz oder teilweise vor Ort arbeiten, einen Platz bereitzustellen.

Die Lösung für beide Probleme lautet "Desksharing", "Hot Desking" oder auch Arbeiten am "Shared Desk". Die verschiedenen Anglizismen meinen stets dasselbe: die Mehrfachbenutzung eines Büroplatzes durch verschiedene Mitarbeiter. Die haben dann keinen Stammplatz mehr, sondern wählen ihren Schreibtisch jeden Tag neu aus.

Die Erfahrung zeigt, dass Desksharing gut funktionieren kann, wenn einige Voraussetzungen beachtet werden. Zunächst gelten sie für das Antreffen und Verlassen des Arbeitsplatzes. Niemand will die Hinterlassenschaften eines Vorgängers wegräumen. Jeder Schreibtisch - auch der des Rechners - muss zu Arbeitsende aufgeräumt und zu Arbeitsbeginn eingerichtet werden. Zudem muss unter allen Mitarbeitern ein lückenloser Informationsfluss gewährleistet sein - über alle Arbeitsorte hinweg: Die Besetzung von Einzel- und Großraumbüros, Besprechungs- und Seminarräumen muss den Beteiligten stets ersichtlich sein.

Der Schlüssel zu solch effizientem Arbeitsplatzmanagement ist Software, wie sie Dutchview information technology entwickelt. Seit mehr als zehn Jahren unterstützt die GmbH aus Steinfurt im Münsterland Unternehmen bei der Einführung flexibler Arbeitsplätze. Für das Desksharing haben die Spezialisten das Buchungs-Tool Flexwhere im Portfolio. Mit seiner Hilfe können Mitarbeiter per mobiler Shared Desk App mit dem Smartphone oder am Monitor einen favorisierten Arbeitsplatz wählen und buchen, Reservierungen für Teamtreffen vornehmen, Kollegen finden, ungestörtes Arbeiten ankündigen und vieles mehr - ganz unkompliziert, über eine intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche.

Um der pandemiebedingten 1,5 Meter-Abstandsregel zu entsprechen und die Rückkehr ins Büro zu erleichtern, wurde die bestehende Desk Sharing Software um einige Funktionalitäten erweitert. Mit FlexWhere können nun beispielsweise bestimmte Arbeitsplätze als "Abstandhalter" blockiert werden. Zusätzlich zieht die App um jeden Platz einen roten Kreis von anderthalb Meter Radius, um den Sicherheitsabstand anzuzeigen. Unternehmen können sich daher aufwendige und kostspielige Umgestaltungsmaßnahmen ersparen - zumal für die Nutzung von FlexWhere auch keine zusätzliche Hardware erforderlich ist: Die Anwendung arbeitet ohne Sensoren und kann schnell und einfach implementiert werden.