Herausforderung für Steuerberater: Mandanten-Lösungen für die Digitalisierung
Steuerberater Mandanten Lösung
- 25.05.2023
Eine neue Generation an Mandanten wächst heran
Auch im Vergleich zu Mitbewerbern sollten Steuerkanzleien den Trend zum papierlosen Datenverkehr nicht verpassen. Richtig digitalisiert, lassen sich Arbeitsprozesse deutlich beschleunigen, was Zeit und Geld spart – ein maßgebliches Kriterium für bestehende und potenzielle Mandanten.
Das Problem: Während der einen Generation die Digitalisierung nicht schnell genug voranschreiten kann, fühlt sich die ältere mit ihr zunehmend überfordert. Hier müssen Steuerberater Mandanten-Lösungen für beide Seite finden und sich sowohl innovativ als auch einfühlsam zeigen. Wie aber lässt sich ein solcher Mandanten-Spagat in der Realität umsetzen?
Steuerberater: Mandaten-Lösungen erfordern einen Spagat
Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" schreiben gesetzlich vor, dass alle digitalen Eingangsrechnungen wie E-Mails und PDF-Anhänge zehn Jahre lang in einem professionellen GoBD-zertifizierten Archivsystem als Originaldatei aufbewahrt werden. Eine Steuerberatersoftware hilft entsprechend nicht nur, den unliebsamen Papierakten den Kampf anzusagen und Büroräume durch wegfallende Aktenschränke zu verschlanken, sondern auch die gesetzlichen Regelungen einzuhalten. Sie schafft Ordnung, Transparenz und damit verbunden Effizienz.
Insbesondere von letzterem profitieren auch die Kanzleien in erheblichem Umfang. Dank digital vorliegender Daten vereinfacht sich die Zusammenarbeit mit Mandanten – hauptsächlich durch die höhere Qualität der durch die Mandanten vorbereiteten Daten, wie sie beispielsweise bei der eigenständigen Buchungserfassung entsteht. Und das ortsunabhängig sowohl vom Büro als auch vom Homeoffice aus, was beiden Seiten zugutekommt.
Die Vorteile einer Steuerberatersoftware lassen sich wie folgt zusammenfassen:
• Daten werden automatisch revisionssicher archiviert
• einfache Bereitstellung von Belegen und Unterlagen
• Dokumentenzugriff und -bearbeitung von mehreren Mitarbeitern möglich
• geschützter Datenaustausch mit den Finanzbehörden
• vereinfachte Dokumentensuche
• Einsparpotenzial von Druck- und Versandkosten
• umweltschonend dank geringerem Papierverbrauch
Durch diese Argumente können noch unsichere Mandanten ermutigt werden, gemeinsam mit der Kanzlei den notwendigen Schritt zur Digitalisierung zu gehen. Grundvoraussetzung dafür ist, dass die verwendete Software den hohen Sicherheitsanforderungen der DSGVO standhält, um so die sensiblen und vertraulichen Daten von Mandanten zu schützen.
Mit der Simba-Software Mandanten ins digitale Zeitalter führen
Ein weiterer Pluspunkt der Simba-Software ist die benutzerfreundliche Oberfläche. Sie ist intuitiv bedienbar und verfügt über zahlreiche leicht erlernbare Funktionen, die den digitalen Zugriff jederzeit ortsunabhängig ermöglichen. Mithilfe der Simba-Direkt-App gilt das sogar von mobilen Endgeräten aus, wobei nur die Module installiert werden, die tatsächlich benötigt werden. Diese lassen sich individuell auf die Bedürfnisse der Mandanten ausrichten sowie jederzeit ändern oder erweitern.
Die Dokumentenverwaltung erfolgt mandantenbezogen mit integrierter E-Mail-Funktion, Volltextrecherche und Verschlagwortungsfunktion, also dem Anreichern des digitalen Datensatzes mit Metadaten, sodass ein sekundenschneller Zugriff auf sämtliche Mandantendaten sowie das Anzeigen des korrekten Datensatzes ermöglicht wird. Durch intelligente Tools wie die digitale Belegerfassung oder den Scan Assistenten werden effiziente Arbeitsabläufe etabliert sowie die Dokumente revisionssicher dokumentiert. So können Mandanten nach Eingang oder Erstellung eines relevanten Beleges diesen umgehend an das Simba-Direkt-Portal senden, von wo aus die Steuerkanzlei Zugriff hat.
Die tägliche Übermittlung ermöglicht eine laufende Prüfung und Bearbeitung der bereits eingegangenen Belege. So wird der Zeitdruck für die gesetzlich vorgeschriebenen Abgabetermine verringert und dringliche Nachfragen aus der Steuerkanzlei reduziert, während die physischen Dokumente stets beim Mandanten verbleiben. Das aufwändige Ein- und Aussortieren in Pendelordner und die damit verbundenen monatlichen Übergaben beziehungsweise der Versand der Buchungsunterlagen entfallen.
