Warenwirtschaft im Großhandel: Komplexität beherrschbar machen

Warenwirtschaft Großhandel

22.07.2025
Florian Deuring

Vielschichtige Prozesse, individuelle Kundenanforderungen, strenge gesetzliche Vorgaben, Kostendruck: Großhändler haben zahlreiche Herausforderungen, denen mit veralteten Systemen nicht mehr adäquat begegnet werden kann. Daher ist ein Umstieg auf moderne, leistungsfähige Lösungen erforderlich. Doch worauf kommt es bei der Auswahl einer Warenwirtschaft im Großhandel an?

Viele Warenwirtschaftssysteme stoßen im Großhandel an Grenzen

Warenwirtschaft Großhandel - gevis ERP — GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH

Zahlreiche Großhändler stehen vor komplexen organisatorischen Herausforderungen: Mehrere Lagerstandorte müssen in Echtzeit verwaltet werden – inklusive Chargenverfolgung, Verfügbarkeitsprüfung und automatischer Nachschubsteuerung. Gleichzeitig erwarten Kunden individuelle Preise und Rabatte sowie spezifische Liefer- und Zahlungsbedingungen. Diese Vielfalt ist in klassischen Warenwirtschafts- und ERP-Systemen oft nur eingeschränkt abbildbar.

Hinzu kommen technische Herausforderungen. Die tägliche Kommunikation mit zahlreichen Kunden und Lieferanten erfolgt über unterschiedliche Systeme – vom Webshop bis zur EDI-Schnittstelle. Mangelt es dem bestehenden WaWi-System in solchen Szenarien an Integrationsmöglichkeiten, resultieren daraus aufwendige und fehlerbehaftete manuelle Prozesse. Auch die schiere Datenmenge kann ein Problem darstellen. So kommt es in der Praxis immer wieder vor, dass die bestehende Software zwar über Schnittstellen verfügt, die zahlreichen Transaktionen aber nicht (zeitnah) verarbeiten kann.

Auch gesetzliche Anforderungen dürfen nicht unterschätzt werden: Rückverfolgbarkeit, GoBD-Konformität, Zollabwicklung oder branchenspezifische Dokumentationspflichten setzen strukturierte und automatisierte Abläufe voraus. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an moderne Funktionen wie Business Intelligence, KI-gestützte Prognosen oder Prozessautomatisierung. Doch viele bestehende Systeme wurden für diese Anforderungen nicht konzipiert.

Was muss eine zeitgemäße Warenwirtschaft im Großhandel leisten?

Eine leistungsfähige Warenwirtschaft für den Großhandel muss über Standardfunktionen hinausgehen. Entscheidend ist die Abbildung typischer Großhandelsprozesse – von Staffelpreisen über mehrstufige Lagerlogistik bis hin zur komplexen Auftragsabwicklung. Branchenspezifische ERP-Systeme bieten an dieser Stelle klare Vorteile, da sie auf die Anforderungen im B2B-Handel zugeschnitten sind.

Außerdem ist die Skalierbarkeit von Bedeutung. Wächst das Unternehmen oder erweitert es sein Sortiment, muss das System modular und flexibel mitwachsen. Auch die Integration externer Systeme ist unverzichtbar: Webshops, Marktplätze oder Lieferantenportale sollten über APIs, EDI oder andere Standards problemlos angebunden werden können.

Einen echten Mehrwert schafft zudem Echtzeit-Reporting. Transparente Daten, aufbereitet durch BI-Tools, ermöglichen schnellere und fundiertere Entscheidungen. Cloudbasierte Warenwirtschaftslösungen ermöglichen darüber hinaus einen ortsunabhängigen Zugriff. Sie punkten zudem mit geringeren IT-Kosten und einfacher Wartung.

Wichtig sind außerdem automatisierbare Workflows – beispielsweise in der Bestellabwicklung und in der Eingangsrechnungsverarbeitung. Sie tragen erheblich zur Effizienzsteigerung im Großhandel bei. Damit diese Potenziale auch im Alltag genutzt werden, kommt es darüber hinaus auf eine benutzerfreundliche Oberfläche und rollenbasierte Dashboards an. Abgerundet wird die Liste der Anforderungen von regelmäßigen Updates und integrierten Compliance-Funktionen.

Warenwirtschaftssystem für Großhändler: die wichtigsten Features im Überblick

Zusammengefasst sollte eine Warenwirtschaft für den Großhandel vor allen Dingen folgende Eigenschaften mitbringen:

komplexe Preis- und Konditionsmodelle: Kundenspezifische Preise, Staffelungen und Aktionen müssen flexibel und exakt abbildbar sein – auch bei hoher Artikelvielfalt und schwankenden Einkaufspreisen.

Mehrlager- und Chargenverwaltung: Dynamische Lagerplätze, Chargen- und Seriennummernverfolgung sowie mobile Datenerfassung sorgen für Bestandssicherheit und Lieferfähigkeit.

automatisierte Auftragsabwicklung: Kommissionierung, Versand, Fakturierung und digitaler Belegaustausch müssen reibungslos und effizient ablaufen.

Systemintegration: Webshops, Marktplätze, Logistik- und Lieferantensysteme sind nahtlos anzubinden, um Medienbrüche zu vermeiden und Prozesse zu beschleunigen.

hohe Systemleistung: Große Transaktionsmengen erfordern eine performante, stabile ERP-Lösung.

kundenindividuelle Anforderungen: Spezifische Etiketten, individuelle Lieferscheine oder elektronische Rechnungen (zum Beispiel ZUGFeRD, XRechnung) müssen konfigurierbar sein.

Internationalisierbarkeit: Mehrsprachige Belege, automatische Währungsumrechnung und Zollabwicklung sind für global tätige Großhändler unerlässlich.

Branchentaugliche ERP-Software kommt aus Münster

Warenwirtschaft Großhandel - Sitz der GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH in Münster — Sitz der GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH in Münster GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH

Eine Lösung, die diese Anforderungen vollständig erfüllt, ist gevis ERP der GWS in Münster. Die Software wurde speziell für den Groß- und Fachhandel entwickelt und basiert auf Microsoft Dynamics 365. Sie unterstützt zentrale Prozesse wie Tourenplanung, Lagerverwaltung, EDI-Kommunikation und digitale Rechnungsverarbeitung. Rollenbasierte Oberflächen und integrierte Dashboards sorgen für Übersicht und intuitive Bedienbarkeit.

Die Lösung ist nach IDW PS 880 zertifiziert und damit für eine revisionssichere Buchführung geeignet. Außendienstmitarbeiter können mit mobilen Apps auch offline auf Kundendaten und Aufträge zugreifen. Zusätzlich ermöglicht gevis ERP eine enge Verzahnung mit dem E-Commerce-Modul gevis COMMERCE, wodurch eine konsistente Datenhaltung zwischen Webshop und ERP gewährleistet wird.

Dank der Microsoft Power Platform stehen zudem Analysefunktionen und Automatisierungstools wie Power BI oder Power Automate direkt zur Verfügung. Unternehmen schaffen damit mehr Transparenz. Zudem können sie ihre Prozesse erheblich beschleunigen.

Die GWS begleitet Kunden über den gesamten Lebenszyklus der Warenwirtschaftssoftware hinweg – von der Einführung über die individuelle Anpassung bis zur Integration. Ergänzt um IT-Infrastruktur, Cloud-Services, BI-, DMS- und CRM-Systeme entsteht ein umfassender Lösungsansatz aus einer Hand. Dabei liegt der Fokus stets auf praxisnaher Entwicklung, persönlichem Support und langfristiger Zusammenarbeit.