Ein digitales Zeiterfassungsprogramm ist unabdingbar im modernen Personalmanagement
Zeiterfassungsprogramm
- 06.01.2023
Zeiterfassung ist kein Kontrollinstrument, sondern eine Arbeitsschutzmaßnahme
Das bedeute das Ende der Vertrauensarbeitszeit und eine übermäßige Kontrolle, empörten sich Arbeitnehmervertreter. Wirtschaftsakteure hingegen spotteten, damit führe Deutschland wieder flächendeckend die Stechuhr ein.
Beides ist falsch. Zum einen setzt das BAG lediglich eine Richtlinie des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) um, nach der Arbeitgeber in den Mitgliedsstaaten bereits seit 2019 verpflichtet sind, ein "System" einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.
Zum Zweiten erging das sogenannte "Stechuhr-Urteil" im Sinne des Arbeitnehmerschutzes. Sind Arbeitgeber verpflichtet, nicht nur Überstunden und Sonntagsarbeit ihrer Belegschaft systematisch zu dokumentieren, sondern auch Stunden im Homeoffice und Außendienst, ist die Einhaltung der zulässigen Arbeitszeiten besser gewährleistet.
Dass in Deutschland die Zeiterfassung nun gesetzlich vorgeschrieben ist, dient daher durchaus dem Arbeitsschutz.
Ein digitales Zeiterfassungsprogramm liefert Daten zur reibungslosen Personalverwaltung
Verantwortliche in Personalabteilungen sind nun auf der Suche nach rechtssicheren, praktikablen, kostengünstigen Lösungen für die Arbeitszeiterfassung. Eines ist klar: Es soll kein Zurück geben zu fehleranfälliger, manueller Zettelwirtschaft und zu Excel-Listen, die aufwendig in das Lohnbuchhaltungssystem übertragen werden müssen – und gleich gar nicht zur Stechuhr.Ein modernes Zeiterfassungssystem muss hingegen eingerichtet sein auf die markanten Veränderungen in der Arbeitswelt, Stichwort "New Work". Mitarbeiter vieler Unternehmen verwalten ihre Tätigkeit heute flexibler und autonomer als noch vor wenigen Jahren, wechseln zwischen Homeoffice, Büro und Co-Working-Space, arbeiten in temporären Projekten und in wechselnden Teams.
Solch individuelle Arbeitsmodelle und die gesetzlich geforderte Zeiterfassung sind am unkompliziertesten durch Software zu vereinbaren. Digitale Systeme dokumentieren Arbeits-, Pausen- und Fehlzeiten sowie Überstunden automatisch und übertragen sie nahtlos an Personalabteilung und Lohnbuchhaltung. Möglich sind beispielsweise Zeiterfassungsterminals, an denen sich Mitarbeiter per Chip, Karte oder Fingerprint einloggen oder Applikationen, mit denen sie ortsunabhängig im Webbrowser oder per Smartphone Arbeitsbeginn und -ende registrieren.
Digitale Zeiterfassungssysteme bieten zudem Vorteile, die über das reine Protokollieren hinausgehen: Sie fungieren als Zeitmanagement-Tool. Die erfassten Daten erlauben zum Beispiel, eine zu hohe Stundenlast zu erkennen, bevor es zur Überarbeitung kommt. Ihre Auswertung ermöglicht, Arbeitszeiten, Workflows und Personaleinsatz optimal zu steuern. Digitale Zeiterfassungssysteme können somit die Voraussetzung für zufriedene, angemessen ausgelastete Mitarbeiter schaffen.
In der Cloud bedeutet: auf der sicheren Seite
Das entsprechende Programm heißt "Infoniqa ONE Time", ist in die firmeneigene HR-Suite "Infoniqa ONE 365" integriert, kann aber auch als eigenständige Anwendung mit anderen HR-Tools kombiniert werden. Die Software muss nicht installiert werden, sondern läuft über das Internet im Browser, beinhaltet aber auch eine mobile Zeiterfassungs-App. Mit ihr können Mitarbeiter per Tablet und Smartphone Arbeits- und Überstunden, Pausen, Fehlzeiten, Dienstfahrten, Projekttätigkeiten, Arzttermine, Urlaubsanträge und vieles mehr mit einem Klick registrieren.
Unternehmen, die Infoniqa ONE Time einführen, sind in jeder Hinsicht auf der sicheren Seite. Die Software entspricht der oben erwähnten EuGH-Verordnung und dem BAG-Beschluss, ist konform mit der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), überprüft automatisch die Einhaltung von Tarifverordnungen und meldet Verstöße gegen betriebsinterne Arbeitszeitregeln. Betrieben wird sie auf verlässlichen Cloud-Servern in ISO- und TÜV-zertifizierten Rechenzentren.
Arbeitgebern gibt Infoniqa ONE Time die Möglichkeit, auf Knopfdruck den Überblick über die Zeiten und Abwesenheiten von Mitarbeitern zu gewinnen und für die künftige Steuerung auszuwerten. Eigenes Personal, Springer und Leiharbeiter können über eine einheitliche Software verwaltet werden. Die Daten liefern die Basis für Stellenpläne, Organigramme, Personalabdeckung und vieles mehr. Durch den Betrieb in der Cloud ist Infoniqa ONE Time zudem immer auf dem neuesten technischen und gesetzlichen Stand: Kosten für Wartung und Updates entfallen.
Interessenten können sich nach kurzer Registrierung auf der Infoniqa-Website einen Online-Termin sichern, um alle Funktionen und Vorteile der Zeiterfassungssoftware in einer persönlichen Live-Demo kennenzulernen – kostenlos und unverbindlich.
