Interne Recherche im Unternehmen: Spurensuche im eigenen System
Spezielle Softwareprogramme durchsuchen für Unternehmen Intranet, Emails und Dateien automatisch und werten die Daten aus.
Foto: dapdDüsseldorf. Das Wissen der Welt ist immer nur wenige Mausklicks entfernt. Kurz ein Stichwort in eine Suchmaschine eingetippt und schon ist es da. Wer wissen will, welchen Wert das für die Menschheit hat, muss sich nur die Bilanz von Google ansehen: Der Internetgigant hat im vergangenen Jahr rund 66 Milliarden Dollar eingenommen – und gehört zu den größten und mächtigsten Konzernen der Welt. Er ist so groß geworden, weil er einen Algorithmus entwickelt hat, der aus der Unmenge an Informationen im Internet ziemlich genau die rausfiltert, die gerade tatsächlich gesucht werden.
Diesen schnellen Zugang zu Informationen wollen auch immer mehr Unternehmen für sich nutzen - und durchforsten dazu statt dem Internet ihre eigenen internen Systeme. Unter den Stichwort „Enterprise Search“, also „Suche im Unternehmen“ bieten diverse Softwarehersteller an, Daten, die bisher oft in alten Emails, im Intranet oder in Dateien ungesehen vor sich hin schlummern, leicht auffindbar und somit nutzbar zu machen.
Die Software scannt also alle im Unternehmen befindlichen Dokumente und Emails, einige können sogar Mitschnitte von Telefonaten auswerten. Wer dann beispielsweise nach einem speziellen Kunden sucht, findet nicht nur die Dokumente aus der eigenen Abteilung, sondern auch aus anderen. Damit entsteht ein umfassenderes Bild des Kunden.
Laut einer Studie des Marktforschers Grand View Research wird der Markt für Enterprise-Search-Lösungen im Jahr 2020 rund fünf Milliarden Dollar schwer sein. Derzeit ist er etwa halb so groß.
Einer der von diesem wachsenden Markt profitieren möchte ist Daniel Fallmann, Gründer und Geschäftsführer von Mindbreeze. Das Unternehmen aus Linz in Österreich bietet seit 2005 Enterprise-Search-Lösungen an. Damals hätte er einfach den Bedarf gesehen, sagt er heute. „In den Datenquellen eines Unternehmens befinden sich oft viele Millionen Dokumente.“ Nur diese auszuwerten sei gar nicht so leicht: „Die Anforderungen an die Suche sind in Unternehmen ganz andere als im Internet", erklärt Fallmann.
Unter anderem müssen die Programme diverse Dateiformate durchsuchen können und es muss dringend geklärt sein, wem welche Suchergebnisse angezeigt werden. Nicht, dass unberechtigte Mitarbeiter auf einmal auf Personal- oder sensible Kundendaten zugreifen können. Doch der Mindbreeze-Chef versichert: „Unsere Software zeigt immer nur Informationen an, für die der Nutzer auch eine Berechtigung hat." Viele Mitarbeiter seien überrascht, was es im Unternehmen alles an Informationen geben würde, die sie auch tatsächlich sehen dürfen, erzählt er weiter. Seine Programme legen etwa automatisiert Telefonbücher aus Email-Kontakten an und können an nur einem Tag die Informationen aus 25.000 Briefen verarbeiten.
Zu den Kunden von Mindbreeze zählen mittlerweile Konzerne wie die Lufthansa, DB Schenker, Siemens oder die Deutsche Telekom. Aktuell erwirtschaftet Gründer Daniel Fallmann mit etwa 200 Mitarbeitern rund 22 Millionen Euro Umsatz. Dass das Unternehmen so schnell gewachsen sei, habe auch mit etwas Glück zu tun, sagt er. „Das Thema Big Data war auf einmal in aller Munde. Und mittlerweile stellen sich fast alle Fachbereiche in den Unternehmen die Frage, wie sie sich durch die Auswertung von Daten verbessern können."
Der Marktforscher Gartner führt Mindbreeze in seinem „Magic Quadrant“, das die Marktchancen von diversen Anbietern von Enterprise-Search-Lösungen einordnet, in der Gruppe der Angreifer. Dort finden sich neben den Österreichern auch Namen wie Dassault Système – oder Google. Der Suchmaschinengigant versucht selber noch in diesem Markt zu wachsen. Laut Gartner können die Amerikaner unter anderem damit punkten, dass ihr System von der Erfahrung in der Internetsuche profitiert. Allerdings würde es dieser immer noch in einigen Punkten hinterherhinken.
Google, Mindbreeze und die anderen Angreifer treten gegen die Führer im Enterprise-Search-Markt an. Dazu gehören der Analyse zufolge etwa HP, Lexmark oder Coveo.
Welches System für welches Unternehmen sinnvoll ist, erklärt Stefan Esser, Experte der Unternehmensberatung Accenture. „Wer sich für eine Enterprise-Search-Lösung interessiert, sollte sich zunächst überlegen, was er damit erreichen will, also welchen Zusatznutzen er sich für sein Unternehmen verspricht.“ Es sollte geprüft werden, so Esser weiter, wo die Daten im Unternehmen anfallen und wie viel Potenzial in ihnen stecke: Könnten beispielsweise entscheidungsrelevante Informationen von Mitarbeitern schneller oder besser gefunden werden?
Im zweiten Schritt müsse geschaut werden, welche Dateiformate und Systeme durchsucht werden sollen: „Einige Suchtools können besser mit bestimmten Datenquellen arbeiten als andere.“ Dann sollten ausgewählte Angebote getestet werden, die in Frage kommen und rechtliche Aspekte, wie etwa die Freigabe durch den Betriebsrat oder der Datenschutz geprüft werden. „Nach der Einführung sollten dann die Mitarbeiter entsprechend geschult werden“, sagt Esser.
Mindbreeze-Chef Fallmann weiß, dass er mit dem, was er macht, auf der richtigen Spur ist. Immer wieder würden bekannte Konzerne erklären, sein Unternehmen kaufen zu wollen - erfolglos. „Wir haben noch nie ernsthaft darüber nachgedacht, unser Unternehmen zu verkaufen“, sagt er. Aber er sei stolz, dass Mindbreeze bei namhaften Firmen auf dem Radar sei. Und Fallmann hat noch viel vor: „Die spannende Phase hat für uns erst begonnen."