Fuhrpark: Wie gutes Schadenmanagement die Kosten senkt
Berlin. Marco Stüber ist zwar erst seit drei Monaten Fuhrparkmanager der Beratung Horváth, doch einige Kostentreiber hat er schnell identifiziert. „Wir haben zu viele Stoßstangenschäden“, sagt Stüber. „Ich möchte, dass wir unsere Flotte deshalb umstellen und nur noch Fahrzeuge mit Assistenzsystemen und Rückfahrkameras anschaffen.“ Stüber ist eben Profi: Seit 15 Jahren arbeitet er als zertifizierter Fuhrparkmanager.
Einen Fuhrpark zu betreiben ist nicht billig: Zu stemmen sind nicht nur Leasingraten und Versicherungsprämien, sondern auch zunehmend teure Reparaturen. Die Autowerkstatt-Preise stiegen 2023 um 8,6 Prozent, meldet der Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft. Für Lackierarbeiten verlangen Werkstätten 205 Euro pro Stunde. Und mit der Zahl der Unfälle steigt die Versicherungsprämie.
Damit die Kosten nicht den Nutzen übersteigen, braucht es gutes Fuhrparkmanagement. „In vielen Unternehmen wird der Fuhrpark eher als lästiges Übel statt als Wertschöpfungsoption angesehen“, sagt Martin Benzing, selbstständiger Risiko- und Schadenmanager von MFB-Consulting in Loßburg. Mitunter würden Fuhrparks vom Sekretariat oder von der Personalabteilung nebenbei betreut. „Oft zahlen Geschäftsführer einfach fast alles. Koste es, was es wolle“, sagt er.
Externe Dienstleister stehen bereit, um beim Sparen zu helfen, etwa durch ausgelagertes Schadenmanagement. „Einen Fuhrpark zu managen ist heutzutage ein riesiger Aufwand“, sagt Florian Behn, Senior Key Account Manager beim Anbieter Claimini. Für knapp vier Euro pro Monat und Fahrzeug hilft der Schadenmanagement-Dienstleister bei Unfällen.
„Wir kümmern uns um die Werkstatt, um einen Ersatzwagen und kommunizieren mit der Versicherung“, sagt Behn. Claimini betreue 45.000 Fahrzeuge. So könne man bessere Konditionen bei Partnerwerkstätten verhandeln, erklärt Behn. Kunden werden per Dashboard über den Schadenverlauf informiert, die Hotline sei rund um die Uhr besetzt, wirbt Behn. Sein kleinster Kunde habe nur zwei Fahrzeuge – und es rechne sich bereits.
Horváth arbeitet seit zwanzig Jahren mit Auto Fleet Control (AFC) zusammen, das einen ähnlichen Service wie Claimini anbietet. 320 Fahrzeuge mit fest zugewiesenen Fahrern least Horváth deutschlandweit. Pro Jahr entstehen laut Fuhrparkmanager Stüber Dutzende Schäden. „Die könnte ich gar nicht allein abwickeln“, sagt er. Schließlich müsste er sonst deutschlandweit die günstigste Werkstatt für jeden Fahrzeugtyp kennen. Darum kümmert sich nun AFC. Praktiker Stüber schätzt: Das Auslagern des Schadenmanagements lohne sich ab etwa 50 Fahrzeugen. Es sei denn, das Unternehmen lässt seinen Fuhrpark ohnehin professionell betreuen.
Sparen mit Rahmenverträgen
Der freie Schadenmanager Benzing verweist gerne auf seine Erfolgsquote. Fast zwanzig Jahre habe er den Fuhrpark des Maschinenbauers Arburg fest gemanagt. Er übernahm ihn mit 76 Fahrzeugen und 72 Schäden im Jahr, berichtet er. Als er Arburg 2023 verließ, seien es bei 176 Fahrzeugen nur noch neun Schäden im Jahr gewesen.
Als heute selbstständiger Berater verhandelt Benzing routiniert Stundensätze in Werkstätten und schließt Rahmenverträge. „So spart das Unternehmen Geld bei einer Reparatur und die Werkstatt bekommt im Gegenzug zuverlässig die Serviceaufträge“, sagt er. Wie viel seine Kunden sparen, sei unterschiedlich. „Aber sicher ist: In jedem Fuhrpark sind Einsparungen zu finden.“
Ziel eines guten Flottenmanagements müsse sein, die Anzahl von Schäden zu senken, sagt Ralph Feldbauer, Geschäftsführer von Riskguard. „Die Höhe des Schadens ist zufällig, aber das Schadenereignis als solches nie“, sagt der Mann, der seit 30 Jahren im Risikomanagement tätig ist. Mit ihrem Privatwagen würden Fahrer viel sorgfältiger umgehen als mit dem Dienstwagen. Feldbauer hat etwas gegen diese Nachlässigkeit. Und er tritt an, um die Mentalität im Sinne seiner Kunden zu verändern.
Feldbauer stellt gezielte Risikoanalysen auf. „Wichtig ist es, Transparenz in den Fuhrpark zu bekommen: Welche Schäden treten wie oft auf, wie teuer sind diese und was ist die eigentliche Unfallursache? Nur dann kann ich ansetzen.“
Sein Versprechen: Für jeden in eine professionelle Risikovermeidung investierten Euro ließen sich drei Euro sparen. Dafür analysiert er alle Schäden der vergangenen Jahre, spricht mit den Verantwortlichen und Fahrern und sucht nach Mustern. Treten bestimmte Unfälle häufig auf, spricht er von Frequenzschäden. Die will er eindämmen.
Folgenschwere Telefonate am Steuer
Eine wichtige Erkenntnis: Die meisten Unfälle sind laut Feldbauer auf Unaufmerksamkeit und Ablenkung zurückzuführen, etwa durch Telefonate während der Fahrt. „Das Telefonieren fordern mittlerweile viele Manager ein, denn Fahrtzeit ist Arbeitszeit“, sagt Feldbauer. „Da muss ich die Führungskultur in dem betreffenden Unternehmen ändern.“ Im Idealfall würden Telefonate während der Fahrt betrieblich verboten, sagt er.
Auch müssten Fahrer in neue Fahrzeuge detailliert eingewiesen werden. Viele wüssten gar nicht, welche Assistenzsysteme sie haben, konkrete Funktionen seien nicht geläufig. Wenn aber jemand die Kennlinien oder Pieptöne der Rückfahrkameras falsch deutet, komme es trotz bester Technik zum Schaden. „Die Einarbeitung wird von vielen Unternehmen als lästig angesehen, lohnt sich aber auf jeden Fall“, sagt Feldbauer.
Martin Benzing bietet seinen Kunden auch jahreszeitbezogene Schulungen an. Im Herbst müssten etwa überfrierendes Laub und der Wildwechsel bedacht werden. „Das ist an sich jedem klar, aber die regelmäßige Erinnerung der Fahrer bringt etwas“, sagt der Praktiker. Bei Horváth setzt auch Flottenchef Stüber auf Erinnerungen, mahnt aber: Mails an die Belegschaft müssten kurz verfasst werden und schnell auf den Punkt kommen, um Aufmerksamkeit zu erhalten.
Wenn Benzing für seine Kunden das Unfall- und Schadenrisiko analysiert, kommt es ihm auf Details an. Stehen die Fahrzeuge überdacht? Dann sind sie vor Hagelschäden geschützt. Ist ein Handwerker nur im Landkreis und nicht auf der Autobahn unterwegs? Dann sinke das Großschadenrisiko. Versicherer beziehen solche Daten oft nicht ein, sondern berechnen die Unfallgefahr nur nach Einsatzzweck und Fahrzeugtyp.
Allerdings: Manche Versicherer goutieren bereits die externe Schadenprävention und Risikoanalyse – und reduzieren die Prämie, bestätigen die Risikoberater Benzing und Feldbauer. Ab etwa 50 Fahrzeugen werde die Prämie vom Versicherer ohnehin individuell festgelegt, sei also Verhandlungssache.
Auch Claimini kann aus den Unfalldaten der Kunden Schlüsse ziehen und nutzt das gesammelte Wissen. „Wir zeigen unseren Kunden allein über die Transparenz, welches Versicherungsmodell für sie das beste ist und wie hoch der Selbstbehalt sein sollte“, sagt Behn. Künftig solle eine eigens programmierte Künstliche Intelligenz helfen. Bisher werde sie intern eingesetzt, bald auch für Kunden freigeschaltet. „Unser Ziel ist es, das Thema zu simplifizieren, sodass unsere Kunden verständliche Zusammenfassungen ihrer Schäden bekommen.“
Bei Horváths Flotte sind neben Stoßstangenschäden auch Steinschläge ein Problem. „Die Schäden übernehmen wir künftig selbst“, sagt Stüber. Damit steigt die Versicherungsprämie nicht an. Ein weiterer Kostentreiber im Fuhrpark werde oft vergessen: die Rückgabe der Leasing-Fahrzeuge. Hat der Wagen Mängel, können schnell Kosten in fünfstelliger Höhe berechnet werden.
Vor der Rückgabe lohne sich meist das Angebot „Smart Repair“, so Stüber. Dabei werden mit geringem Aufwand Kratzer und Dellen repariert, beispielsweise mit Politur oder durch Ausbeulen. „Smart Repair“ sei wesentlich günstiger als Austausch oder Neulackierung – und wird von den Leasinggebern akzeptiert. Auch dieses Prinzip werde Stüber jetzt in seinem neuen Fuhrpark einführen, kündigt er an.