Immobilien: Wie rechnen Sie die Nebenkosten richtig ab?

Vermieter lassen sich offenbar viel Zeit: Noch im Oktober 2024 zeigte eine Umfrage von Yougov, dass fast die Hälfte der Mieter ihre Heiz- und Betriebskostenabrechnung für 2023 noch nicht erhalten hatte. Mittlerweile sollten die Briefe angekommen sein – und in den meisten Fällen waren wohl stattliche Nachzahlungen fällig. Laut Analyse des Deutschen Mieterbunds (DMB) stiegen bereits im Jahr 2023 in Deutschland die durchschnittlichen Betriebskosten im Vergleich zum Vorjahr um zehn Prozent. Allein bei den Heiz- und Warmwasserkosten summierte sich das Plus auf 18 Prozent. Für 2024 liegen die genauen Daten zwar noch nicht vor, doch der Trend scheint sich fortzusetzen: Nach wie vor hohe Heizkosten, aber auch gestiegene Preise für Dienstleistungen lassen wenig Gutes erwarten. Umso sinnvoller ist es, die Betriebskostenabrechnung genau zu prüfen. Wir nennen die wichtigsten Fristen und häufigsten Fehlerquellen. Wer überhaupt die Betriebskosten zahlt, regelt der Mietvertrag. Der Gesetzgeber macht Vermietern dazu klare Vorgaben: In Paragraf 556 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) heißt es: „Die Vertragsparteien können vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt.“ Mit anderen Worten: Zahlen muss ein Mieter nur, wenn dies im Mietvertrag ausdrücklich festgeschrieben ist. In Standardverträgen ist ein entsprechender Passus in aller Regel eingearbeitet. Inzwischen wird die Mehrheit der geschätzt 30 Millionen fälligen Betriebskostenabrechnungen für das Jahr 2023 an die Mieter verschickt worden sein. Die Abrechnung muss spätestens am 31. Dezember 2024 im Briefkasten des Mieters gelegen haben, wenn die Kosten pro Kalenderjahr abgerechnet werden. Wird unterjährig, also etwa von Juli bis Juni abgerechnet, müsste die Abrechnung für den Zeitraum vom 1. Juli 2023 bis 30. Juni 2024 am 30. Juni 2025 im Briefkasten liegen. Versäumt der Vermieter diese Frist, ist der Mieter fein raus: Er muss eine eventuelle Nachzahlung nicht leisten, hat umgekehrt aber Anspruch auf Auszahlung eines Guthabens – wenn die Vorauszahlungen höher waren als die angefallenen Betriebskosten. Darauf weist Sylvia Pruß hin, Inhaberin der gleichnamigen Hausverwaltung in Strausberg bei Berlin und Vizepräsidentin des Immobilienverwalterverbands VDIV. Kommt es zum Streit über die Nachzahlung von Betriebskosten, entscheidet der Tag der Zustellung der Abrechnung. Den Nachweis, dass die Abrechnung den Mieter pünktlich erreicht hat, muss der Vermieter erbringen. Rechtssicher seien die Zustellung per Bote oder ein Einwurfeinschreiben. Bleibt der Vermieter die Abrechnung trotz allem schuldig, kann der Mieter alle künftigen Vorauszahlungen einbehalten – und zwar so lange, bis er die gewünschte Abrechnung erhält. Sobald die vorliegt, müssen die Vorauszahlungen dann allerdings komplett nachgezahlt werden. » Lesen Sie auch: Diese ungewöhnlichen Dinge können Sie von der Steuer absetzen Apropos Vorauszahlungen: Laufende Betriebskosten kann ein Hauseigentümer auf seine Mieter umlegen. So weit, so richtig. Soll der Mieter Vorauszahlungen leisten, müssen sie in „angemessener Höhe“ im Mietvertrag vereinbart sein, heißt es im Gesetz. Private Eigentümer stellen laut Daten des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) mit einem Anteil von 60 Prozent die größte Vermietergruppe in Deutschland. Sie unterliegen oftmals einem klassischen Fehler, wenn sie etwa eine Eigentumswohnung vermieten: „Ihre eigene Nebenkostenabrechnung können sie nicht einfach an die Mieter weitergeben“, sagt Inka-Marie Storm, Chefjustiziarin des Eigentümerverbands Haus & Grund. Denn die Nebenkosten eines Eigentümers sind nicht dasselbe wie die Betriebskosten, die auf den Mieter umgelegt werden können. Auch wenn die Begriffe gern synonym verwendet werden, bezeichnen Nebenkosten alle Ausgaben, die bei einem Immobilieneigentümer anfallen. Einen Großteil darf er umlegen – aber eben nicht alles. Was er weiterreichen darf und was nicht, legt die Betriebskostenverordnung (BetrKV) fest. Die Vergütung für den Haus- oder Wohnungsverwalter sowie die Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung von Wohnung und Gebäude etwa gehören nicht dazu. Sie sind allein Sache des Vermieters. Umlagefähig sind 16 genau bezeichnete Kostenarten (siehe Übersicht „Diese Betriebskosten zahlt der Mieter“). Dazu zählen neben Heiz- und Warmwasserkosten die Ausgaben für Müllabfuhr, Grundsteuer, Versicherungen oder Hausmeistertätigkeiten. Hinzu kommen unter Punkt 17 „sonstige Betriebskosten“: Sie müssen im Mietvertrag ausdrücklich genannt und grundsätzlich umlagefähig sein. Noch bis 30. Juni 2024 konnten als eine der 16 Betriebskostenarten auch die Ausgaben fürs Kabel-TV auf die Mieter umgelegt werden. Ab 1. Juli 2024 mussten sie eigene Verträge abschließen. Ob die Abrechnung der Betriebskosten korrekt ist, können Mieter nur überprüfen, wenn sie die Originalbelege einsehen können. Laut BGB steht ihnen daher dieses Recht zu – es muss nicht zusätzlich begründet werden. Einsehen darf ein Mieter Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Buchungsbelege und sogar die Verbrauchsdaten anderer Mieter. Dabei gilt: Die Originalunterlagen können Mieter entweder in den Räumen des Vermieters oder des Verwalters einsehen. Inzwischen wurde höchstrichterlich geurteilt, dass sie im Einzelfall auch in digitaler Form vorgelegt werden dürfen. „Voraussetzung ist, dass Mieter damit einverstanden und Verwalter oder Vermieter dazu bereit sind“, sagt Sylvia Pruß. „In vielen Unternehmen gibt es nur noch digitale Rechnungen, da ist eine Vororteinsicht gar nicht mehr notwendig.“ » Lesen Sie auch: Finanzamt kann Mietverträge von Vermietern anfordern Gegen eine fehlerhafte Betriebskostenabrechnung können Mieter übrigens auch noch Monate nach deren Eingang vorgehen: Für Einwände haben sie bis zu ein Jahr ab Zustellung Zeit. „Allerdings müssen sie Nachzahlungen trotzdem pünktlich leisten“, sagt Verwalterin Pruß. Kaum überraschend sind es die Aufwendungen für Heizung und Warmwasser, die den Großteil der Betriebskosten ausmachen. Wie der Deutsche Mieterbund (DMB) Anfang des Jahres mitteilte, lag die durchschnittliche „zweite Miete“ 2023 bei 2,51 Euro pro Quadratmeter und Monat, ein Plus von zehn Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Die Steuer auf den Ausstoß klimaschädlichen Kohlendioxids müssen sich Mieter und Vermieter teilen. Um einen Anreiz für energetische Sanierungen zu setzen, gilt dabei: Je besser die Energiebilanz eines Gebäudes, desto größer ist der Anteil des Mieters. Wie hoch die CO2-Kosten sind, ist in der Abrechnung des Energieversorgers separat ausgewiesen. Welcher Anteil auf Mieter entfällt, sollte in der Heizkostenabrechnung ausgewiesen werden. Deutlich stärker stiegen mit 18 Prozent die Energiekosten für Heizung und Warmwasser. Sie summierten sich 2023 auf 1,26 Euro und machen damit 60 Prozent der Gesamtkosten aus. Für 2024 sehen die Prognosen nicht viel besser aus. Zwar sind die Energiepreise wieder etwas gesunken, dafür sind 2024 die Preisbremsen für Gas und Fernwärme weggefallen. Zudem wurde ab 1. April 2024 die abgesenkte Mehrwertsteuer auf Erdgas wieder auf 19 Prozent angehoben. Und schließlich erhöhte sich 2024 die CO2-Steuer um 15 auf 45 Euro pro Tonne. Mehr: Wie ETFs helfen können, den Immobilienkredit zu tilgen Erstpublikation: 25.01.2025, 14:20 Uhr.