Steuern: Müssen Unternehmen dem Finanzamt E-Mails offenlegen?

Schriftliche Vereinbarungen schaffen nicht nur Klarheit, sondern auch Nachvollziehbarkeit – ein entscheidender Faktor im Geschäftsleben. Was einmal dokumentiert ist, gilt als Beleg und kann bei einer Außenprüfung auch vom Finanzamt eingesehen werden. Das betrifft sämtliche Aufzeichnungen mit steuerlichem Bezug. Dass den Steuerprüfern bei ihren Auskunftswünschen jedoch Grenzen gesetzt sind, zeigt ein Fall, über den der Bundesfinanzhof (Az. XI R 15/23) zuletzt entschieden hat. Dabei hatte die Finanzverwaltung im Verlauf der Steuerprüfung verlangt, dass das betroffene Unternehmen neben Rechnungen auch sämtliche Handels- und Geschäftsbriefe einschließlich der entsprechenden E-Mails sowie weitere zugehörige Unterlagen vorlegt. Ebenfalls angefordert wurde ein Gesamtjournal in digitaler Form, das Informationen zur gesamten E-Mail-Korrespondenz auch ohne steuerliche Relevanz bereitstellt. Diese umfangreiche Anforderung von Geschäftsunterlagen wollte die betroffene Gesellschaft – eine GmbH – jedoch nicht hinnehmen und wehrte sich dagegen vor dem Finanzgericht Hamburg. Dort hatte die Klage zumindest teilweise Erfolg. Zwar werteten die Richter die Anforderung einer Zusammenstellung der gesamten Handels- und Geschäftskorrespondenz sowie der zugehörigen E-Mails als zulässig. Für das verlangte Gesamtjournal fehlte es nach ihrer Meinung aber an der nötigen Rechtsgrundlage. In der anschließenden Revision schloss sich auch der Bundesfinanzhof dieser Einschätzung an. Dabei unterstrichen die Richter zunächst, dass Handels- und Geschäftsbriefe auch E-Mails umfassen. Dies gilt besonders dann, wenn diese einen konkreten Bereich betreffen, der Gegenstand der jeweiligen Außenprüfung ist. Ist das Verlangen des Finanzamts entsprechend eingegrenzt, bedarf es zudem keiner weiteren Präzisierung. Dem Unternehmen ist es unter diesen Umständen zumutbar, den betreffenden E-Mail-Verkehr herauszusuchen und zusammenzustellen. Dabei kommt es allerdings nur auf die steuerlich relevante Korrespondenz an. Genau wie die Vorinstanz sah der Bundesfinanzhof jedoch das Verlangen nach einem Gesamtjournal als unzulässig an. Dies begründeten die Richter damit, dass das Finanzamt nur solche Unterlagen anfordern darf, für die eine Aufbewahrungspflicht besteht. Mit dem Verlangen zur Vorlage von Daten ohne steuerliche Relevanz überschreitet die Behörde demnach ihre Kompetenz. Dabei betonte das Gericht nochmals, dass Unternehmen insbesondere keine Unterlagen zur Verfügung stellen müssen, die sie erst zu diesem Zweck erstellen müssen. Immerhin können diese schon per definitionem nicht von der Pflicht zur Aufbewahrung erfasst sein. Dass die Anforderung des Finanzamts bei dem Betroffenen zu erheblichem zeitlichen Aufwand führt, spricht nach Ansicht des Bundesfinanzhofs nicht gegen die Vorlagepflicht der angeforderten Daten. Da das Unternehmen eine Vorauswahl der Unterlagen treffen kann, liegt zudem kein Verstoß gegen das sogenannte Übermaßverbot vor. Dies ergibt sich daraus, dass nur steuerrelevante Vorgänge vorzulegen sind. Genau diese benötigt die Finanzverwaltung jedoch im Rahmen der Außenprüfung. Denn ohne diese Angaben wäre sie weder in der Lage, die Vollständigkeit der erklärten Einnahmen und Ausgaben noch die angewandten Verrechnungsmethoden zu überprüfen. Unternehmen müssen sämtliche Korrespondenz aufbewahren, die der Vorbereitung, Durchführung oder auch Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts dient. Dies betrifft nicht nur die Ein- und Ausgangsrechnungen, sondern alle Handels- und Geschäftsbriefe. Dazu gehören auch die mit den Geschäften zusammenhängenden E-Mails. Geregelt ist dies vor allem im Handels- wie auch im Steuerrecht. Entsprechende Pflichten ergeben sich jedoch auch zum Beispiel aus dem Arbeits- und Sozialversicherungsrecht. Zu beachten sind außerdem die Fristen für die Aufbewahrung. So sind nach dem Steuerrecht Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Bücher zehn Jahre aufzubewahren. Für Buchungsbelege und damit vor allem Rechnungen wurde die Frist mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz auf acht Jahre verkürzt. Sechs Jahre sind Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerrelevante Unterlagen vorzuhalten. Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, zu dem die betreffenden Daten gehören. Durch Vorgänge wie Einsprüche oder Klagen können sie sich verlängern. Ist dieser Steuertipp interessant für Sie? Weitere Beiträge finden Sie bei unserem Kooperationspartner Haufe.de. Mehr: Betriebsprüfung – So vermeiden Sie Ärger und horrende Nachzahlungen Erstpublikation: 10.11.2025, 12:26 Uhr.