Akten archivieren – smarte Lösungen vom Profi
Akten archivieren
- 08.11.2024
Akten archivieren – Komplettlösung vom Profi
Dies zeigt das Unternehmen smart-Archive GmbH auf eindrucksvolle Weise. Denn sowohl Behörden, Ämter, Verwaltungen oder andere Bereiche aus dem öffentlichen Sektor als auch Banken und Finanzinstitute profitieren von einer neuen Form, Akten zu archivieren. Der Aufwand, den Unternehmen oder Abteilungen in Wissenschaft und Forschung haben, was Akten betrifft, ist ebenfalls nicht zu unterschätzen. Somit profitieren unter anderem auch Pharmaunternehmen und Forschungsinstitute von der modernen Archivierung und Aktenablage.
Generell dient ein solch innovatives System allen Firmen, die auf Papierdokumente setzen oder sie nicht ohne Weiteres durch digitale Versionen ersetzen können. Müssen diese Papierakten aufbewahrt werden, so ist dafür viel Platz erforderlich. Das eigene Archiv kann schnell zu klein werden, sodass die Betriebe gezwungen sind, auf externe Lagerflächen zu setzen. smart-Archive bietet hier eine Komplettlösung an, die es den Kunden ermöglicht, ihre Daten und Akten datenschutzgerecht einzulagern.
Kompetente Aktenlagerung für eine professionelle Archivierung
Der größte Teil an Akten wird aufgrund von gesetzlichen Fristen archiviert. Sie werden oftmals nicht im Betrieb benötigt und können so per externer Aktenlagerung platzsparend und datenschutzgerecht outgesourct werden. smart-Archive hat hier eine ideale Lösung entwickelt, sodass die Unternehmen sich darauf verlassen können, dass ihre Akten nicht nur sicher gelagert sind, sondern dass sie auch jederzeit, bei Bedarf, darauf zugreifen können. Mit dem Service "Scan on Demand" lassen sich Akten archivieren und sind nach nur zwei Stunden nach der Aktenanfrage über das Portal von smart-Archive bereits als digitale Akte verfügbar.smart-Archive verspricht zudem eine datenschutzgerechte Einlagerung, die mittels Schleusensystem und Videoüberwachung gesichert ist. Zudem bietet diese Methode einen Vorteil, denn die Unternehmen können ihre Akten in ihrem individuellen Ordnungssystem einreichen. Das bedeutet, dass das vorgelegte System des Kunden beibehalten bleibt. smart-Archive gewährleistet einen datenschutzgerechten Direkttransport zum Aktencenter und ermöglicht zusätzlich kundenspezifische Übernahmeszenarien. Das bedeutet, dass der Kunde die Möglichkeit hat, die Akten selbst zu verpacken oder den Verpackungsservice von smart-Archive in Anspruch zu nehmen.
Für viele Unternehmen kann es trotz Aktenlagerung nötig sein, dass sie auf ihre Akten zugreifen müssen. Der Zugriff auf die eingelagerten Dokumente ist innerhalb von zwei Stunden möglich. Durch die integrierten Such- und Abruffunktionen können die Kunden im virtuellen Archiv ihre Akten suchen und anfordern. Der Vorgang ist bewusst benutzerfreundlich gestaltet, sodass hier wenig Zeit verloren geht.
Sicherheit und Datenschutz haben Priorität
Um die Daten und Akten entsprechend zu digitalisieren, nutzt smart-Archive spezielle Verschlüsselungen und sichert die Dokumente zusätzlich durch regelmäßige Backups. So kann sichergestellt werden, dass sich die eingelagerten Dokumente sicher an Ort und Stelle befinden. Geltende Datenschutzgesetze sowie -vorschriften, wie etwa die DSGVO, hält das Unternehmen stets ein und schult seine Angestellten regelmäßig über Änderungen in der Gesetzeslage. Auch in puncto Vertraulichkeit spielt es für das Unternehmen eine wichtige Rolle, dass sich die Kunden gut und sicher aufgehoben fühlen. Wer seine Akten hier archivieren möchte, kann sich darauf verlassen, dass es eine klare Vereinbarung über die Vertraulichkeit der jeweiligen archivierten Daten und Dokumente gibt.
Über sogenannte Audit-Trails protokolliert das System sämtliche Zugriffe sowie Änderungen, die an den archivierten Dokumenten vorgenommen werden. So haben die Unternehmen immer die Sicherheit, den Überblick darüber zu bewahren, wer an ihren Akten welche Änderungen vorgenommen hat oder auf sie Zugriff hatte.
