Digitale Aktenverwaltung erleichtert die tägliche Arbeit
Aktenverwaltung
- 22.07.2024
Virtuelles Archiv mit zahlreichen Funktionen
Die Software zur Aktenverwaltung der smart-Archive GmbH hat aber noch viel mehr zu bieten. Durch die Feinabstufung von Zugriffsberechtigungen dürfen nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen; die Verschlüsselung sorgt für die sichere Speicherung und Übertragung sensibler Daten. Um den Anforderungen der Compliance gerecht zu werden, wird jeder Zugriff und jede Änderung an Dokumenten detailliert protokolliert. Die Integration mit ERP- oder CRM-Systemen ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit und Flexibilität.
Es kann zwischen einer lokalen oder der Cloud-Lösung gewählt werden, je nach den spezifischen firmeninternen Anforderungen. Durch die Skalierbarkeit hält die Lösung mit dem Wachstum eines Unternehmens Schritt und auch umfangreichere Datenmengen lassen sich darüber effizient verwalten. Die schnelle Performance sichert einen reibungslosen Betrieb – auch bei intensiver Nutzung. Durch mobile Apps wird der Zugriff auf Dokumente von mobilen Geräten aus ermöglicht, was die Flexibilität und Produktivität steigert. Die Echtzeit-Zusammenarbeit und die Kommentar- und Anmerkungsfunktionen fördern die effektive Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen einzelnen Nutzern.
Einfache und effiziente Möglichkeit der Aktenverwaltung
Die Aktenverwaltungssoftware von smart-Archive bietet eine einfache und effiziente Möglichkeit, digitale und physische Akten zu verwalten. Mit einem Standard-Viewer und dem virtuellen Archiv können die Daten entweder wie PDF-Dateien oder als 1:1-Scans der physischen Akte angezeigt werden. Ein problemloser Workflow wird durch smarte Suchfunktionen, Möglichkeiten zur digitalen Bearbeitung sowie der reibungslosen Integration von physischen und digitalen Elementen erzielt.Alle Vorgänge wie Akteneinsicht, Ausleihe und Weitergabe werden lückenlos protokolliert. Die Software schafft für physische und digitale Akten eine ähnliche Struktur, nachvollziehbare und revisionssichere Vorgänge, ein durchdachtes Rollen- und Rechtemanagement, Dokumentenklassifikation, optionale OCR-Suchfunktion. Dank effizientem Workflow ist die Anwenderzufriedenheit mit der smart-Archive GmbH hoch.
Die webbasierte SaaS-Lösung des virtuellen Archivs bietet geringe IT-Kosten und minimale Anbindungsaufwände. Es wird sicher im Rechenzentrum der NetPlans GmbH gehostet. Durch ausgeklügelte Schutzmaßnahmen bietet smart-Archive eine optimale Datensicherheit, sodass Anwender von überall aus auf ihre Dokumente zugreifen können.
Eine sorgfältige Aktenerfassung ist entscheidend für einen schnellen und sicheren Zugriff auf wichtige Dokumente. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie mit den Akten umgegangen wird, je nachdem, wie häufig sie verwendet werden. Die Digitalisierung der Akten bietet viele Vorteile, wie eine verbesserte Effizienz und Wirtschaftlichkeit im Unternehmen. Vor dem Scannen werden die Akten professionell vorbereitet, um sicherzustellen, dass die Struktur erhalten bleibt. Das Hosting der digitalisierten Akten unterliegt strengen Sicherheitsstandards. Anwender haben die Wahl, ob die Daten im eigenen Unternehmen oder in einem externen Archiv gehostet werden. Dieselbe Entscheidung obliegt ihnen bei den physischen Akten.
Sicherheit der Daten wird gewährleistet
Darüber hinaus bietet smart-Archive auch eine regelkonforme und verlässliche Akten- und Datenträgervernichtung an. Die Experten behalten die Aufbewahrungsfristen der Akten im Blick und erstellen jährlich eine Liste zur Vernichtung. Nachdem Unternehmen die Vernichtung in Auftrag gegeben haben, arbeiten sie nach geltenden Datenschutzbestimmungen und Qualitätsstandards. Die Kunden erhalten ein detailliertes Vernichtungsprotokoll und können sich darauf verlassen, dass das Personal von smart-Archive zur Geheimhaltung verpflichtet ist.
smart-Archive legt Wert auf die Sicherheit der Daten seiner Kunden. Von der Überführung zum Dienstleister über die Digitalisierung bis zur auftragsgemäßen Vernichtung werden alle Schritte sorgfältig überwacht und protokolliert. Als zertifiziertes Unternehmen halten sich die Profis strikt an Brandschutz- und Sicherheitsvorschriften sowie Datenschutzbestimmungen und schulen das Personal regelmäßig. Alle Tätigkeiten werden genau dokumentiert, um maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
