Im großen Maßstab Akten digitalisieren und Platz für neue Möglichkeiten schaffen

Akten digitalisieren

27.08.2024
Martin Engelke

Heutzutage unterliegen Informationen besonders hohen Anforderungen. Sie müssen nicht nur jederzeit und allerorts verfügbar sein, auch die Verwaltung und Bereitstellung soll so effizient wie möglich vonstattengehen. Das Digitalisieren von Akten stellt die Weichen in Richtung optimierter Arbeitsabläufe.

Der ständige Zugang zu den elektronisch vorliegenden Dokumenten macht sich im Arbeitsalltag deutlich bemerkbar, denn speziell für die Teamarbeit bildet der einfache Zugriff eine vollkommen neue Arbeitsgrundlage. Kein zeitraubendes Durchsuchen von Papierarchiven mehr – stattdessen bieten Akten in elektronischer Form gleich mehrere nutzerfreundliche Funktionen, um das Zusammenarbeiten von mehreren Personen zur gleichen Zeit zu fördern.

Hierbei ist es ganz gleich, ob es sich um Behörden, Logistikunternehmen, Versicherungsgesellschaften oder Krankenhäuser handelt – mit der digitalen Aktenverwaltung lässt sich dem oft ohnehin schon aufwendigen Arbeitsalltag vielerorts neues Leben einhauchen.

Akten vom Profi digitalisieren lassen und Arbeitsabläufe rationalisieren

Akten digitalisieren — Aktendigitalisierung New Africa // Adobe Stock

Die Verwaltung von Papierakten birgt oft erheblichen Aufwand. Suchen verlaufen oft zeitintensiv und enden nicht selten erfolglos. Die vielmals unübersichtlichen Archive führen gelegentlich zum Verlust wichtiger Dokumente. Wenn es dann zu zeitkritischen Entscheidungen auf Grundlage der Akten kommen soll, ist guter Rat teuer. Besonders im Gesundheitssektor, bei Behörden oder in Finanzinstituten ist die schnelle Abrufbereitschaft und der zuverlässige Zugriff auf die Akten ein äußerst kritischer Punkt. Der Verlust kann schwerwiegende Folgen nach sich ziehen, weswegen gilt, das Risiko auf ein Minimum zu reduzieren.

Der Schriftverkehr auf dem Papierweg ist in vielen Teilbereichen längst in digitalisierter Form abgelöst worden. Für die moderne Aktenverwaltung bietet sich hier mindestens genauso großes Potenzial. Durch die professionelle Aktendigitalisierung wird nicht nur ein rein physisches Platzproblem gelöst, sondern werden gleichermaßen die Arbeitsprozesse erheblich beschleunigt. Mitarbeitende erhalten einen denkbar einfachen Zugriff auf die ihnen anvertrauten Dokumente und spezifische Informationen sind dank Suchfunktionalität binnen Sekunden abrufbereit. Diese Entlastung lässt sich deutlich spüren, was das Zeitkontingent für die eigentlichen Kernaufgaben erhöht und die Arbeitseffizienz um ein Vielfaches steigert.

Klare Aktenlage – mit der smart-Archive GmbH Akten intelligenter verwalten und vollständig zugängig machen

Die smart-Archive GmbH hat sich auf die Digitalisierung von Akten spezialisiert und bietet darüber hinaus umfassende, weiterführende Dienstleistungen an. Beispielsweise werden die Akten vor dem eigentlichen Scannen mit größter Sorgfalt präpariert: Sämtliche Klammern werden entfernt, das Papier geglättet und bei Bedarf ebenso Risse geklebt. Ziel ist es, den Scanvorgang so reibungslos wie nur möglich zu gestalten. In einem Eins-zu-eins-Scanverfahren wird dafür Sorge getragen, dass das elektronische Abbild exakt dem papiergebundenen Original entspricht. Nur auf diese Weise ist eine nahtlose Weiterarbeit gewährleistet.

Nach dem Schritt der Digitalisierung können die elektronischen Dokumente auf Wunsch im hochsicheren Rechenzentrum der NetPlans GmbH oder auf firmeneigenen Servern gehostet werden. Die physischen Akten verweilen anschließend noch zwei letzte Monate, womit das Unternehmen sicherstellt, dass die Qualität der digitalen Zwillinge den Anforderungen genügt. Danach eröffnen sich zwei Optionen: Zum einen bietet die smart-Archive GmbH die fachkundige Vernichtung nach gängigen Standards an, aber zum anderen auch die Möglichkeit zur langfristigen Lagerung der Originale – ein Tarif, der sich für Unentschlossene eignet, oder aber für diejenigen, die dazu aufgefordert sind, gewisse Vorhaltezeiten und Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

Akten digitalisieren nach hohen Maßstäben und Standards

Der Digitalisierungsprozess ist hierbei erstaunlich vielseitig. Das Angebot umfasst Dokumente bis zu einer Größe von A0 und selbst Auflösungen von bis 1.200 dpi sind problemlos möglich. Sollte ein bestimmtes Format gewünscht sein, so kümmert sich das Unternehmen um die Konvertierung, neben den gängigen Varianten wie PDF, TIFF oder JPEG sind auch weniger geläufige Formate realisierbar. Das Indexieren geschieht dabei in den allermeisten Fällen vollautomatisch und bedarf keiner weiteren Anstrengung. Die Dokumente sind fortan für die Stichwortsuche greifbar und nur noch einen Mausklick entfernt.

Bereits zahlreiche Unternehmen aus verschiedenen Branchen verlassen sich auf die maßgeschneiderten Lösungen von smart-Archive. Sie sparen Zeit und Geld und steigern gleichzeitig die Qualität ihrer Aktenverwaltung, um Arbeitsprozesse zu optimieren sowie die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens zu verbessern.

Akten vom Profi digitalisieren lassen und Arbeitsabläufe rationalisieren

Klare Aktenlage – mit der smart-Archive GmbH Akten intelligenter verwalten und vollständig zugängig machen

Akten digitalisieren nach hohen Maßstäben und Standards

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