Modulare Lösung für die Anlageninventur

anlageninventur

14.09.2023
Ulrich Lieber

Obwohl Inventuren oft den allgemeinen Geschäftsbetrieb beeinträchtigen, sind regelmäßige physische Überprüfungen des tatsächlichen Bestands im Vergleich zum Buchbestand zwingend erforderlich. Aufgrund des Fachkräftemangels und der steigenden Arbeitsbelastung für alle Verantwortlichen stellt sich bei der Anlageninventur schnell die Frage nach dem Make oder Buy. Es selbst in die Hand zu nehmen, erscheint zunächst die schnellste und einfachste Umsetzung zu sein. Die eigenen Mitarbeiter kennen sich vor Ort aus, sind mit den Arbeitsabläufen vertraut und können Unklarheiten schnell im Team klären. Allerdings wirkt sich die Inventur negativ auf den eigentlichen Betrieb des Unternehmens aus und kann in einigen Fällen sogar zu einer Unterbrechung führen. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Mitarbeitermotivation bei der Durchführung der Inventur nicht immer hoch sein wird. Ablenkungen durch den täglichen Betrieb sind kaum zu vermeiden.

Hoher Automatisierungsgrad für optimale Effizienz

Wenn Unternehmen zusätzlich zu den Produktionsausfällen die tatsächlichen Kosten für das Stammpersonal während der Inventur berücksichtigen, können sich die Kosten für einen Inventurdurchlauf schnell zu unerwartet hohen Beträgen summieren. Die zweite Option ist der Einsatz von Hilfspersonal durch Personalvermittler oder Studenten. Dabei entstehen nur geringe Personalkosten, aber meistens fehlt es dann an Kenntnissen über Anlagen, Abläufe und Inventur. Um das auszugleichen, kann ein detailliertes Regelwerk oder hohe Organisations- und Führungsaufgaben erforderlich sein. Organisatorischer Aufwand und Vorbereitungsaufwand sollten darum bei der Bewertung berücksichtigt werden.

Eine weitere Alternative ist die Beauftragung von professionellen Inventurteams. Es ist jedoch wichtig, darauf zu achten, ob diese Teams aus erfahrenen Profis oder nur aus studentischen Hilfskräften bestehen, die vermeintlich unter einem professionellen Deckmantel agieren. Eine Nachfrage lohnt sich daher. Wenn Unternehmen die Inventur zukünftig digital gestalten möchten, bieten professionelle Anbieter gleichzeitig die Einführung einer Software zur Anlageninventur an. Diese beinhaltet auch die Kennzeichnung der Anlagen mit maschinenlesbaren Etiketten oder RFID-Tags. Dadurch kann die nächste Inventur mithilfe mobiler Erfassungsgeräte einfach von den eigenen Mitarbeitern durchgeführt werden.

Moderne technische Hilfsmittel und ein hoher Digitalisierungsgrad werden eingesetzt, wenn professionelle Anbieter wie die VAJASOFT GmbH für Anlageninventuren beauftragt werden. Vor der Durchführung erfolgt eine Beratung, die nicht nur die aktuelle Aufgabe berücksichtigt, sondern auch darauf abzielt, Effizienzsteigerungen bei zukünftigen Inventurdurchläufen zu erreichen. Die erfahrenen Inventurhelfer sind in der Lage, sich schnell an die örtlichen Gegebenheiten anzupassen, da sie über vielseitige Erfahrung verfügen. Dadurch ist die Einarbeitungszeit kurz und die Arbeitsgeschwindigkeit hoch. Je nach individuellem Bedarf kann der Auftraggeber die gekaufte Leistung skalieren. Hierbei sind Inventurdienstleistungen, Software, Hardware und Kennzeichnungselemente möglich.

Individuelle Lösungen für die Anlageninventur

VAJASOFT bietet eine modulare Lösung für die individuellen Anforderungen einer Anlageninventur, die aus Software, Schnittstellen, mobilen Scannern, Etikettendruckern und Kennzeichnungselementen besteht. Dieses Standardsystem kann selbstverständlich individuell angepasst werden. Es unterstützt alle Phasen der Inventur und ermöglicht ein wertorientiertes Asset Lifecycle Management. VAJASOFT AIS ist das am Markt am meisten genutzte Anlageninventursystem. Es enthält wertvolle Erfahrungen aus zahlreichen Inventuren und Projekten. Die Lösung ist flexibel anpassbar, zeit- und kostensparend und entspricht den Standards IAS/IFRS und HGB. Durch das Anbringen von maschinenlesbaren Barcodeetiketten oder Funk-RFID-Tags können die Anlagen und Inventare gekennzeichnet werden. Die Inventur kann dann mit industriellen Scannern oder einer Smartphone-App schnell durchgeführt werden. VAJASOFT AIS dient als Plattform für Veränderungsmeldungen und hält das Unternehmen auf dem Laufenden, ohne die Arbeit der Kollegen zu beeinträchtigen. Eine weitere Möglichkeit ist das Einbinden eines permanenten Inventartrackings in das System.

Die Bedienung ist einfach und der Automatisierungsgrad sehr hoch. VAJASOFT AIS wird schnell und einfach installiert und als komplettes Set geliefert. Dadurch sparen die Kunden Zeit und Ressourcen. Das System dient als Kommunikationszentrum zwischen der Anlagenbuchhaltung und den mobilen Erfassungsgeräten. Das Berichtswesen des Anlageninventursystems unterstützt zudem bei der Weiterverarbeitung der Daten.

Das Inventarmanagementsystem VAJASOFT AMS bietet eine komfortable Lösung für die Verwaltung jeglichen Inventars – seien es technische Geräte oder die Bestandsverwaltung im Weinkeller. Die Bestandsdokumentation basiert auf einer sicheren Datenbank und ist mandantenfähig sowie flexibel. VAJASOFT passt die Inventarverwaltung individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens an, und das in Rekordzeit. Innerhalb weniger Stunden wird ein maßgeschneidertes Softwarepaket erstellt – ohne die übliche Zettelwirtschaft.

Mobile Datenerfassung mit dem Smartphone

Das Anlageninventursystem von VAJASOFT ist modular aufgebaut und erleichtert die Erfassung des beweglichen Anlagevermögens. Das System besteht aus einer Software für die Fachabteilung, einer Schnittstelle zum Datenaustausch mit der Anlagenbuchhaltung und der entsprechenden Hardware. Je nach Bedarf stehen weitere Optionen zur Verfügung: AIS Mobile, AIS 4Smartphone, AIS Asset24, RFID Asset Tracking und SAP-Label.

Für die Datenerfassung außerhalb des Büros werden Anwendungen für mobile Datenerfassungsgeräte benötigt. Damit können Unternehmen nachverfolgen, wer wann wo welches Inventar gefunden hat. Zusätzliche Informationen wie Zustand, Seriennummer und ein Foto können hinzugefügt werden. Die Datensammlungsanwendungen können je nach Anwendungsfall online oder offline arbeiten. Mobile Datenerfassungsgeräte verwenden Barcodes und zweidimensionale Codes mit integrierten Scan-Modulen, um gute Lesedistanzen und schnelles Scannen in Sekundenbruchteilen zu ermöglichen. Auf dem Gerät befinden sich die Software VAJASOFT AIS Mobile und eine Datenbank, um eine schnelle und effiziente Erfassung zu ermöglichen. Die einfache Bedienung ermöglicht auch ungeschulten Benutzern eine einfache Handhabung.