Was ein Anlageninventursystem in Zeiten der Big Data leisten muss
anlageninventursystem
- 24.10.2023
Das Grundproblem erkennen – und beheben
Ein Blick auf den Status quo beweist: In zahlreichen Unternehmen sind bis zu zehn Prozent Abweichungen zwischen dem Buchbestand an Gütern des beweglichen Anlagevermögens und der Realität die Regel, nicht die Ausnahme. Das macht den großen Nachholbedarf deutlich, wenn es um die Validierung des Anlagevermögens von Unternehmen geht. Dieser ist jedoch kein Zufallsprodukt, sondern die logische Folge der gesetzlichen Erlaubnis in Deutschland, das Anlagevermögen elektronisch zu führen. Dadurch wird es, wenn überhaupt, bestenfalls in Stichproben erfasst und kontrolliert. Die meisten Anlagen finden nur mit dem Zulauf der dazugehörigen Rechnungen strukturiert Eingang in den Anlagenspiegel, während Aussonderungen meist nur zufällig erfasst werden, jedoch ohne vordefinierte Aussonderungsbelege. Insbesondere bei Sammelanlagen entsteht dadurch schnell ein unübersichtliches Chaos und ihre reale Existenz im Unternehmen lässt sich früher oder später kaum noch erfassen.Wer diese grundlegende Problematik verstanden hat, kann Maßnahmen ergreifen, um diese zukünftig zu beheben und die eigene Anlagenbuchhaltung zu optimieren. Mit dieser Aufgabe werden häufig die Controller, das Technik- oder Gebäudemanagement beziehungsweise die Geräteverwaltung betraut. Der erste Schritt ist dann oft eine Validierung der Anlageninventur, die jedoch nur möglichst schnell durchgeführt wird und somit keinen korrekten Bilanzwert ergibt. Denn meist haben die Tagesaufgaben höhere Priorität, da der wahre Wert einer korrekten Anlagenbuchhaltung für die eigene Abteilung nicht erkannt wird. Wichtig ist deshalb, dass alle betreffenden Personen im Unternehmen erkennen, inwiefern ein sauber geführter Anlagespiegel auch in ihrem Interesse liegt, um wertvolle Ressourcen zu sparen und sich dadurch gewinnbringend am Lebenszyklus von Anlagen zu beteiligen. Dadurch entstehen in erster Linie zwei Vorteile: gesparte Arbeit durch Teilhabe und Gewinn von Informationen über die genutzten Anlagegüter für die jeweils eigenen Aufgaben.
Was muss ein Anlageninventursystem leisten?
Um der geschilderten Problematik proaktiv zu begegnen, kann ein modernes Anlageninventursystem die Lösung sein. Schließlich hat die Digitalisierung nicht nur das Zeitalter der Big Data hervorgebracht, sondern auch innovative Technologien, um diese Datenmengen zu erfassen, zu verwalten und zum eigenen Vorteil zu nutzen. Das gilt längst nicht nur, aber eben auch in Anlageninventursystemen. Sie helfen beispielsweise dabei, vor dem Einkauf zu prüfen, ob die benötigen Anlagen vielleicht in einer anderen Abteilung verfügbar sind oder wo die Einkaufspreise derzeit am niedrigsten liegen. Zudem muss die Technikverwaltung keine eigenen Listen mehr führen, sondern die Daten werden automatisch zwischen allen Abteilungen ausgetauscht, inklusive Verfügbarkeit und Nutzungsort. Für die technischen Prüfer sowie Reparaturdienste bedeutet das eine große Zeitersparnis.Hochwertige Anlageninventursysteme wie VAJASOFT AIS führen demnach alle Informationen in einer zentralen Datenbank zusammen. Diese ist außerdem an das Anlagenbuchhaltungssystem angeschlossen und wird regelmäßig durch die Daten der technischen Betreuer sowie Prüfungsprotokolle gefüttert. Abgerundet wird es durch die Webanwendung VAJASOFT Asset24, eine browserbasierte App für PC, Smartphone und Tablet. Hier können einerseits Daten von den verschiedenen Verantwortlichen des Unternehmens oder der Organisation in das System eingespeist als auch Informationen zu den Anlagen von anderen Abteilungen gewonnen werden.
VAJASOFT AIS: ein Schritt in digitale Zukunft
• zu Liefereingängen bei den jeweiligen Abteilungen beziehungsweise Standorten,
• über das Verkleben von Etiketten für neu beschaffte Anlagegüter,
• über Wartungs- oder Prüfungsbesuche,
• für Reparaturmeldungen,
• zu Umsetzungen,
• über Verschrottungs- oder Aussonderungsmeldungen,
• zu Ortsangaben,
• für Zugehörigkeitsangaben zu Kostenstellen und Co.,
• zur Prüfpflichtigkeit,
• zu Prüfterminen,
• über Prüfergebnisse oder
• zur Sicherheitsrelevanz.
In Anlageninventursystemen mit Anspruch wie dem VAJASOFT AIS mit VAJASOFT Asset24 kann demnach eine vollständige sowie korrekte Anlagenbuchhaltung ganz einfach über Apps auf Industrie-Scannern oder mit einer Web-Anwendung auf jedem PC, Tablet und Smartphone erledigt werden.
