Ausfallmanagement per App: die Lösung für das Poolmanagement in Kliniken und anderen Gesundheitseinrichtungen

Ausfallmanagement

03.11.2024
Mirijam Annina Merkoffer

Kaum eine Branche ist vom Fachkräftemangel so schwer betroffen wie Medizin und Pflege. Das stellt Gesundheits- und Sozialeinrichtungen wie Kliniken, Krankenhäuser, Seniorenheime, ambulante Pflegedienste oder auch Rettungsdienste vor große Probleme, wenn es um das Ausfallmanagement geht. Nicht selten bleiben offene Dienste unbesetzt oder Mitarbeitende fallen kurzfristig aus. Solche Lücken rechtzeitig zu füllen, ist für die Stations- beziehungsweise Einrichtungsleitungen zu einer zeitintensiven und nervenaufreibenden Aufgabe geworden. Dabei gibt es in vielen Fällen durchaus Kolleginnen oder Kollegen, welche zum Beispiel gegen eine Prämie einspringen können und wollen. Diese zu finden und mit den passenden Diensten zu "matchen", gelingt jetzt mit einem modernen Ausfallmanagement spielend leicht sowie ohne großen Zeitaufwand. Eine mobile App macht das möglich. Sie löst damit eines der Hauptprobleme der Branche, sodass sich die Verantwortlichen wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

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Digitales Ausfallmanagement

Ausfallmanagement per App — Die Shift Manager App im Einsatz

Wenn Dienste unbesetzt bleiben oder kurzfristig wieder offen sind, werden diese bestenfalls mit Beschäftigten der eigenen Belegschaft besetzt, um kostspielige Leih- beziehungsweise Leasingarbeit zu vermeiden. Das bedeutet allerdings einen hohen Kommunikationsaufwand, sprich die Verantwortlichen müssen alle infrage kommenden Kandidatinnen und Kandidaten anrufen oder anschreiben – manchmal mehrmals, um verschiedene Schichten zu koordinieren. Viele Stationsleitungen verbringen große Teile ihrer Arbeitszeit mittlerweile nur noch damit, das "Einspringen" manuell per Messenger-Nachrichten oder Telefon zu orchestrieren. Besser wäre es daher, wenn alle Beteiligten automatisch den Überblick hätten, welche Dienste wann noch offen sind. So kann sich jeder die eigenen Wunschtermine aussuchen und es schließen sich viele Lücken von selbst – sofern den Pflegenden entsprechende finanzielle Anreize geboten werden. Digitale Technologien bieten heutzutage genau diese Möglichkeit und bringen für das Ausfallmanagement noch weitere Vorteile mit sich. Eine App kann beispielsweise Plattform für offene Dienste und Kommunikationstool für etwaige bereits vorhandene Pflegepools zur gleichen Zeit sein.

Poolsteuerung per App

Ein bereits etablierter Mitarbeiter-Pool (je nach Einrichtung auch "Flexpool", "Pflegepool" oder "Springerpool" genannt) kann ebenfalls über eine solche App koordiniert werden. Er ist mittlerweile eine weit verbreitete Lösung für die Personalnachsteuerung, was bedeutet, dass die Pool-Mitglieder, die keiner bestimmten Station zugehörig sind, aber im Gegenzug meist ihre Arbeitszeit flexibel selbst bestimmen können, auf verschiedenen Stationen offene Dienste übernehmen. Somit helfen Poolkonzepte zahlreichen Kliniken und Gesundheitseinrichtungen dabei, offene Dienste flexibler und trotzdem qualifikationsadäquat nachzubesetzen. So auch am Universitätsklinikum Münster, wo es einen solchen Pflegepool bereits seit dem Jahr 2010 gibt. Allerdings war der Koordinationsaufwand für die Verantwortlichen bislang hoch. Dies änderte sich mit der Einführung der Tagxter Shift Manager App. Schon wenige Monate nach der Einführung machten sich die Vorteile bemerkbar: "Für mich als Leitung ist der Shift Manager ein Meilenstein in der Weiterentwicklung digitaler Möglichkeiten in der Pflege", berichtet Udo Wälzlein, stellvertretender Abteilungsleiter des Pflegepools in einem Beitrag der UKM in "Klinik Management aktuell" (Ausgabe 06/21). Ebenso positiv fällt das Feedback der Mitarbeitenden aus, denn für sie bedeutet die App mehr Übersichtlichkeit und weniger Telefonanrufe in der Freizeit. Unbestritten ist daher bei allen Beteiligten, dass Apps wie der Tagxter Shift Manager die Zukunft des Ausfallmanagements (nicht nur) in Kliniken, Krankenhäusern, Seniorenheimen, Pflegediensten aber auch in Rettungsdiensten sind.

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Tagxter Shift Manager: preisgekrönte App

Der Tagxter Shift Manager wurde also für zwei Anwendungsfälle konzipiert: Einerseits dient er der Besetzung offener Dienste auf einer freiwilligen Basis ("Einspringen", auch stations- beziehungsweise einrichtungsübergreifend) durch die Stammbelegschaft. Andererseits ist er ein Planungs- und Kommunikationstool für Poolmanager, die ihre Pool-Mitarbeitenden einfach und schnell mit den jeweiligen Diensten versorgen können. Eine Lösung, die überzeugt, denn das Konzept hinter dem Shift Manager, der zusammen mit der Uniklinik Köln entwickelt wurde, konnte den DEUTSCHEN PFLEGEPREIS 2020 gewinnen. "Zeitgemäß – innovativ – mitarbeiterorientiert: sehr gut", so lautete das Urteil. Konkret bedeutet das folgende Vorteile:

• Zeitersparnis im Anforderungs- sowie Verteilungsprozess im Pool
• Reduzierte Aufwände für die Koordination des "Einspringens"
• Mehr Übersichtlichkeit im Workflow für alle Beteiligten
• Eine geringere Fehleranfälligkeit
• Eine höhere Effizienz von (Pflege-)Pools
• Einfachere Priorisierung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
• Schnelleres und mobiles Arbeiten mit dem (Pflege-)Pool
• Einfache Kommunikation per Push-Benachrichtigung oder E-Mail
• Keine Preisgabe der eigenen Mobilnummern
• Aussagekräftige Statistiken für das Controlling
• Geringer Aufwand für die Implementierung des Systems

Zudem gibt es die Möglichkeit, die App an die individuellen Bedürfnisse der Einrichtungen anzupassen. Die Daten werden in Deutschland gespeichert sowie DSGVO-konform verarbeitet. Es gibt somit viele gute Gründe, um den Shift Manager zu nutzen. Als "Einspring-Plattform" löst er eines der größten Probleme der Branche und erleichtert somit den Arbeitsalltag. Weniger Aufwand für die Koordination offener Dienste bedeutet mehr Zeit sowie Energie für die Kernarbeit. Die App hat sich bereits in zahlreichen Kliniken und anderen Gesundheits- und Sozialeinrichtungen im täglichen Einsatz bewährt, unabhängig von ihrer Größe oder Spezialisierung. Damit hat das "Hinterhertelefonieren" endlich ein Ende und sowohl die Verantwortlichen als auch die Mitarbeitenden sind nachweislich zufriedener. Die Tagxter Shift Manager App ist also die langersehnte Entlastung für alle Beteiligten und bringt mehr Flexibilität in den Klinikalltag.

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