BeWo-Software: Lösung für das Ambulant Betreute Wohnen digitalisiert die Eingliederungshilfe
Bewo Software
- 19.12.2024
Spezialisierte BeWo-Software für die Eingliederungshilfe
Eine der wenigen und gleichzeitig besonders leistungsfähigen Lösungen im Bereich Ambulantes Betreutes Wohnen ist Kilanka, ein Produkt der Hamburger Kilanka GmbH.Die Kilanka-Software ist vielseitig einsetzbar und adressiert sowohl ambulante als auch stationäre Einrichtungen der Eingliederungshilfe. Ihr zentraler Anspruch ist es, Prozesse effizienter zu gestalten und den administrativen Aufwand für Träger zu minimieren. Ein Schlüsselelement ist die ziel- und ressourcenorientierte Dokumentation, die speziell auf die Anforderungen der Kostenträger abgestimmt ist. Diese ermöglicht eine Förderplanung nach dem ICF-Katalog, sodass individuelle Ziele der Klienten präzise dokumentiert und evaluiert werden können.
Darüber hinaus ermöglicht die BeWo-Software eine zuverlässige Personal- und Ressourcenplanung. Von der Erfassung der Mitarbeiterauslastung bis hin zur Abrechnung mit Kostenträgern erfüllt Kilanka sämtliche Anforderungen des BTHG und berücksichtigt dabei regionale Besonderheiten. Eine kontinuierliche Anpassung an rechtliche Rahmenbedingungen sorgt dabei für Sicherheit.
Leistungsnachweise und Abrechnung ohne Fehlerquellen
Ein großer Vorteil der Kilanka-Software liegt in der einfachen Erstellung von Leistungsnachweisen. Diese basieren auf den in der Betreuungszeiterfassung gespeicherten Daten und werden automatisiert den jeweiligen Rechnungen beigefügt. Dadurch wird ein Prozess, der traditionell mit erheblichem Zeitaufwand und einer hohen Fehleranfälligkeit verbunden ist, stark vereinfacht. Insbesondere die Unterstützung diverser Abrechnungsmodalitäten, wie Tandembearbeitung oder Spitzabrechnungen, erleichtert die Arbeit von Buchhaltungsabteilungen.Die BeWo-Software geht zudem auf die spezifischen Abrechnungsanforderungen ein, etwa für Fachleistungsstunden oder terminbezogene Leistungen. In Fällen, in denen Abschläge bereits gezahlt wurden, können diese automatisch von den Forderungen abgezogen werden, ohne dass manuelle Korrekturen notwendig sind. Diese Flexibilität sorgt nicht nur für eine Entlastung der Mitarbeiter, sondern erhöht auch die Genauigkeit und Transparenz gegenüber Kostenträgern.
Mobile Nutzung mit der Kilanka-App
Die integrierte Diktierfunktion erlaubt es, Texte einfach einzusprechen, die dann automatisch in die Verlaufsdokumentation übernommen werden. Ergänzend können Klienten Unterschriften direkt auf einem mobilen Gerät leisten, was eine lückenlose Dokumentation der erbrachten Leistungen sicherstellt. Diese Funktion ist besonders für Kostenträger relevant, die eine Unterschrift zwingend voraussetzen.
Ein weiteres Highlight ist die integrierte Navigation, die Mitarbeitern hilft, ihre Einsätze effizient zu planen. Gleichzeitig bleibt der Datenschutz gewahrt, da alle Daten ausschließlich auf den eigenen Servern der Kilanka GmbH gespeichert werden. Sollte ein Nutzer aus dem Unternehmen ausscheiden, wird der Zugang zur App automatisch deaktiviert, was ein Höchstmaß an Sicherheit gewährleistet.
Flexibilität und Integration in bestehende Systeme
Kilanka bietet umfangreiche Integrationsmöglichkeiten in bestehende IT-Systeme. Über Schnittstellen zu gängigen Finanzbuchhaltungsprogrammen wie DATEV oder Sage können Abrechnungsdaten reibungslos exportiert werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand und gewährleistet eine fehlerfreie Weiterverarbeitung. Auch spezifische Anforderungen, etwa in der Spitzabrechnung, wurden berücksichtigt und an die Rahmenbedingungen der Kostenträger, wie LVR und LWL, angepasst.Ein weiterer Vorteil ist die umfassende Anpassbarkeit der BeWo-Software an verschiedene organisatorische Strukturen. So können beispielsweise große Träger mit mehreren Teilbereichen unterschiedliche Nummernkreise und Abrechnungsmodalitäten hinterlegen. Dies ermöglicht eine separate Abrechnung für jede Organisationseinheit und erleichtert die Finanzplanung.
Effiziente Personaleinsatzplanung und Ressourcenmanagement
Ein besonderes Augenmerk legt Kilanka auch auf die Personaleinsatzplanung. Die Software ermöglicht es, die Auslastung der Mitarbeiter auf Basis der Bewilligungen und geplanten Einsätze übersichtlich darzustellen. Dadurch können freie Kapazitäten schnell identifiziert und optimal genutzt werden. In Kombination mit einer Kalenderansicht, die sowohl individuelle Termine als auch Gruppenmaßnahmen abbildet, behalten Teams den Überblick über laufende und geplante Maßnahmen.Darüber hinaus bietet die Software eine Verwaltung von Stundenkonten, die es ermöglicht, Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Zeiten präzise nachzuvollziehen. Dies ist besonders hilfreich, um potenzielle Diskrepanzen frühzeitig zu erkennen und Korrekturen vorzunehmen.
