WIVIO: Das erfolgreiche Wiki für KMU
Das erfolgreiche Wiki
- 13.05.2025
Wissensplattformen müssen praxistauglich sein
Dass Wissensplattformen wichtig sind, ist mittlerweile den meisten KMU bewusst. Häufig wurden bereits klassische Wikis gestartet, doch mit der Zeit wurden sie zu einem regelrechten Datenfriedhof. Die Gründe hierfür können vielfältig sein und liegen oft in einer fehlenden Struktur, in veralteten Inhalten oder redundanten, inkonsistenten Versionen. Zudem fehlt es meist an klaren Verantwortlichkeiten für die Inhalte, sodass die Einträge nicht kontrolliert, aktualisiert und wenn nötig gelöscht werden. Dies führt dazu, dass Mitarbeitende nicht sicher wissen, welche Informationen noch aktuell und korrekt sind. In der Folge sinkt das Vertrauen in das System und das Wiki wird immer weniger genutzt.Um die BenutzerInnen zu überzeugen, müssen die Inhalte einer Wissensplattform daher immer aktuell, relevant und richtig sein. Denn eine Wissensdatenbank kann ihre Vorteile nur ausspielen, wenn sie praxistauglich ist. Hierfür bedarf es eines systemgestützten Mechanismus zur Qualitätssicherung und Versionskontrolle. Auch diesbezüglich stoßen KMU mit firmeninternen Wikis aber spätestens bei der Skalierung, beim Mitarbeiterwechsel oder bei den Qualitätsanforderungen mit Wikis an ihre Grenzen. Die Herausforderung bestehe dann darin, aus einem losen Wissensspeicher mit alten Inhalten ein strukturiertes und verlässliches System zu formen, ohne die Akzeptanz der Nutzer zu verlieren.
WIVIO: Die erfolgreiche Alternative für Wikis
Mit WIVIO wurde eine Wissensplattform ins Leben gerufen, die all diese Probleme an der Wurzel anpackt und endlich eine erfolgreiche Alternative für Wikis bietet – spezialisiert auf den Einsatz in KMU. Hierfür setzt es auf einen strukturierten, dokumentenbasierten Ansatz als Antwort auf die Grenzen klassischer HTML-basierter Wikis. "Während Wikis oft in unübersichtliche Ebenen und Artikelwelten abdriften, bietet WIVIO klare Verantwortlichkeiten, Dokumentenlenkung, Versionierung und automatische Reminder", erklären die Experten von WBI. Das bedeutet, dass Inhalte nicht nur gespeichert, sondern in definierten Wissensgebieten mit klaren Zuständigkeiten organisiert und regelmäßig aktualisiert werden. Durch smarte KI-Features erkennt die Software doppelte Inhalte, schlägt eigeninitiativ Alternativen vor und sorgt damit für eine hohe Qualität im Wissensbestand.Ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal liegt bei WIVIO außerdem in der sofortigen Einsatzbereitschaft. Denn die Software präsentiert sich benutzerfreundlich und kann vollständig in die Microsoft-Umgebung integriert werden. Plug & Play – ohne langwierige Einführung und mit minimalem Aufwand für die IT.
Wer hat ein Dokument erstellt, aktualisiert oder freigegeben? All das ist bei WIVIO transparent ersichtlich, wodurch Struktur entsteht anstelle des gefürchteten Wiki-Chaos. Zudem sind die Inhalte logisch in Wissensgebiete gegliedert, inklusive automatischer Versionierung und zyklischer Wiedervorlage. Dies wirkt dem Veralten von Einträgen aktiv entgegen, erläutern die Berater von WBI und betonen die weiteren Vorteile ihres innovativen Management-Tools:
- Kürzere, verständlichere und einheitlichere Wissensdokumente anstelle von Textwüsten
- Direkte Bearbeitung in Word, Excel & Co dank Microsoft-Integration
- Sicherheit und Klarheit durch Rechte- und Rollenmanagement
- Einfache Ablösung von Wiki-Systemen durch eine durchachte Struktur
- Umfassender Support durch WBI
"WISSEN Sichern. Organisieren. Nutzen" mit WBI
Als Spin-off der Meusburger Georg GmbH & Co KG konnte die WBI GmbH langjährige Erfahrung und viel Praxiswissen mit Wissensplattformen sammeln. "Diese Wurzeln sind ein essenzieller Bestandteil von WBI und ermöglichen es uns, Wissensmanagement praxisnah und mit einem tiefen Verständnis für die Herausforderungen unserer Kunden zu gestalten", so die Experten.
Deshalb ist WIVIO bereits für zahlreiche KMU in Deutschland, Österreich und der Schweiz zu einem unverzichtbaren Begleiter im Arbeitsalltag geworden. Das Wissensmanagement-Tool hilft ihnen dabei, Wissen konsequent zu sichern und dadurch das kollektive Know-how transparent, effizient sowie zentral zu verwalten. So bleibt das gesamte Unternehmenswissen langfristig verfügbar – mit einem Tool, das aktiv im Berufsalltag sowie beim innerbetrieblichen Wissensaustausch unterstützt.
