So lässt sich gezielt eine Wissensdatenbank aufbauen
Wissensdatenbank
- 13.05.2025
Wissensmanagement auf dem Prüfstand
In vielen Unternehmen herrscht ein digitales Durcheinander: Informationen sind über verschiedene E-Mail-Postfächer, das Intranet und persönliche Notizen verstreut – ohne klare Struktur, ohne zentrale Zuständigkeit. Die Folge: Mitarbeitende verbringen oftmals deutlich zu viel Zeit mit der Suche nach relevanten Informationen, wodurch ihre Produktivität sinkt. Nicht selten müssen sie mehrere Quellen gleichzeitig durchforsten, um fündig zu werden und trotzdem laufen manche Suchvorgänge ins Leere.20 Prozent der Arbeitszeit entfallen allein auf die Informationsbeschaffung und 66 Prozent aller Notizen sind nach sechs Jahren vergessen. Ein weiterer Zeitfresser sind E-Mails. Büroangestellte erhalten im Schnitt 121 Nachrichten pro Tag. 12 Prozent der Zeit für die Bearbeitung der E-Mails geht allein für Erinnerungen und Rückfragen drauf.
Was häufig fehlt, sind verbindliche Regeln und Prozesse: 69 Prozent der Unternehmen haben keine klaren Vorgaben zur Datenablage. Die meisten speichern Informationen an mehreren Orten gleichzeitig, was nicht nur zu Mehrarbeit, sondern auch zu Versionskonflikten führt. Frustration ist die logische Konsequenz: 28 Prozent der Suchenden sind mit den Ergebnissen unzufrieden. Besonders in Zeiten von hoher Fluktuation oder beim Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen zeigt sich, wie problematisch das Fehlen einer zentralen Wissensdatenbank ist.
Die Lösung: WIVIO – das Wissensmanagement-System für Unternehmen
Mit WIVIO gehört unstrukturiertes Wissen der Vergangenheit an. Die Plattform bietet eine zentrale, revisionssichere Wissensdatenbank, die alle Anforderungen moderner Unternehmen erfüllt. Dank strukturierter Wissensgebiete behalten Teams jederzeit den Überblick. Ob Fluktuation, Homeoffice oder schnelles Wachstum – WIVIO sorgt dafür, dass Wissen nicht verloren geht, sondern jederzeit auffindbar, aktuell und nachvollziehbar bleibt.Besonders hilfreich: Die intelligente Filter- und Suchfunktion zeigt genau das, was wirklich relevant ist. Doppelte Inhalte werden durch Ähnlichkeitserkennung vermieden, automatische Wiedervorlagen erinnern an die regelmäßige Aktualisierung von Inhalten. Mit Dashboards und Analysefunktionen sehen Unternehmen auf einen Blick, wie ihr Wissen genutzt wird und wo es noch Lücken gibt. Im Vergleich zu klassischen Dateiablagen oder E-Mail-Ordnerstrukturen ist WIVIO eine schlanke, KI-gestützte Lösung für das digitale Wissensmanagement. Nicht zu vernachlässigen ist außerdem die Regelung von klaren Verantwortlichkeiten und eine einfache, umfassende Rechtevergabe.
WIVIO – mehr als eine Wissensdatenbank
Hinter WIVIO steht die WBI GmbH, ein Spin-off der Meusburger Georg GmbH & Co KG. Das Unternehmen kann auf über 30 Jahre Erfahrung in der praktischen Wissenssicherung im Produktionsumfeld zurückblicken. Diese tiefgreifende Praxiserfahrung hat einen wichtigen Effekt auf die Entwicklung der revolutionären Wissensdatenbank, denn WIVIO ist keine klassische Dateiablage. Es ist ein intelligentes, strukturiertes und sicheres Tool, in dem Wissen nicht nur gesammelt, sondern gepflegt, geteilt und weiterentwickelt wird. Die Einführung von WIVIO im Unternehmen ist unkompliziert möglich und die nahtlose Integration in Microsoft 365 sowie verschiedene KI-gestützte Features machen das Arbeiten mit WIVIO besonders komfortabel.
Die zentralen Vorteile auf einen Blick:
- Zentrale Ablage mit klarer Struktur: alle Dokumente an einem Ort, logisch sortiert
- Automatische Versionierung und Historie: kein manuelles Nachverfolgen notwendig
- Intelligente Filter und Suchfunktionen: relevante Ergebnisse ohne Aufwand
- Smarte, KI-gestützte Mechanismen: optimierte, semantische Suche und Chatbot
- Rollen und Rechte genau definierbar: kein Wildwuchs, volle Kontrolle
- Auswertungen und Dashboards: zeigen Nutzung, Lücken und Entwicklung der Wissensbasis
- Schnelle Einführung ohne IT-Aufwand durch Plug-and-play-Prinzip
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch weniger Suchaufwand und eine schnellere Orientierung
