Wie ein integriertes Managementsystem Mittelstandsbetriebe entlastet
Integriertes Managementsystem
- 13.05.2025
Bis zu 30 Prozent der Arbeitszeit gelten der Suche nach Informationen
Mittelständische Unternehmen müssen die dynamischen Aufgaben ihres Tagesgeschäfts bewältigen und dabei stets ISO-Normen wie zum Beispiel 9001 (Qualitätsmanagement), 27001 (Compliance) und 14001 (Umweltmanagement) erfüllen. Deren Anforderungen sind hoch: strukturierte Prozesse, nachvollziehbare Dokumentation, revisionssichere Archivierung und klare Verantwortlichkeiten müssen definiert und nachgewiesen werden. Parallel dazu steigen Digitalisierungsdruck, Datenschutzvorgaben und der internationale Wettbewerb.Vielerorts fehlen – außer Zeit und Personal – obendrein geeignete Werkzeuge für diese Aufgaben. Die Folge: Dokumente sind über Ordner, E-Mails und Laufwerke verstreut. Verantwortlichkeiten sind nicht klar geregelt. Kurz vor Audits bricht die hektische Suche nach der aktuellen Dokumentenversion aus. Aktualisierungen, Freigaben oder Wiedervorlagen werden händisch getätigt und bergen erhebliches Fehlerpotenzial. Veraltete Inhalte, doppelte Dateien und tote Links gefährden die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und den positiven Ausgang des QM-Audits.
Studien belegen, dass Mitarbeitende bis zu 30 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen verbringen. Ein integriertes Managementsystem, das Prozesse klar strukturiert, Versionen automatisch verwaltet und Verantwortlichkeiten transparent abbildet, ist daher unverzichtbar für Effizienz und Ordnung. Entscheidend ist, dass ein solches System intuitiv bedienbar ist, sich nahtlos in den Arbeitsalltag integriert und keine aufwendigen IT-Umstellungen erfordert.
Plug-and-play statt Prozesschaos: Wie ein modernes integriertes Managementsystem funktioniert
Ein zeitgemäßes IMS leistet mehr als klassische Dateiablagen oder Wikis. Es vereint Funktionen wie Dokumentenlenkung, automatische Versionierung, nachvollziehbare Änderungshistorien, rollenbasierte Zugriffsrechte, Freigabe-Workflows und automatische Wiedervorlagen. Nur so lässt sich die Einhaltung von ISO-Normen wie 9001 und 27001 gewährleisten.Ein intelligentes, KI-gestütztes IMS erkennt zudem veraltete Inhalte automatisch, prüft Links auf Gültigkeit und erinnert Verantwortliche rechtzeitig an notwendige Aktualisierungen. Jeder Schritt von der Erstellung über die Freigabe bis zur Ablage von Dokumenten wird revisionssicher dokumentiert. Auditoren erhalten auf Knopfdruck lückenlose Nachweise. Führungskräfte profitieren von maximaler Transparenz über Inhalte, Prozesse und Zuständigkeiten.
Besonders praxisrelevant ist eine Integrationsmöglichkeit in Microsoft-Office-Programme: Mitarbeiter bearbeiten Dokumente dann wie gewohnt in Word, Excel, PowerPoint und suchen bequem via Microsoft Teams. Im Hintergrund verknüpft das IMS die Dateien derart solide, dass Informationen auch bei Umstrukturierungen nicht verloren gehen. Die mühsame Suche nach der jeweils aktuellen Dokumentversion beispielsweise entfällt.
Für mittelständische Unternehmen sollte ein modernes IMS überdies als Plug-and-play-Lösung vorliegen: schnell einsatzbereit, skalierbar und intuitiv zu bedienen, auch ohne weitreichende IT-Kenntnis.
"Wissen Sichern. Organisieren. Nutzen"
WIVIO hebt sich deutlich von klassischen Lösungen wie DMS, SharePoint oder gar Ordnerstrukturen ab: Die Software ist sofort einsatzbereit, benötigt keine aufwendige Konfiguration und lässt sich intuitiv bedienen – selbst durch Nutzer ohne IT-Erfahrung. Dank der starken Integration in die Microsoft-Welt arbeiten Mitarbeiter im gewohnten Software-Umfeld weiter. Stabile Verlinkung, eine leistungsstarke Volltextsuche, die automatischen Wiedervorlagen und umfassende Auswertungsmöglichkeiten zeichnen das System aus und erwecken Wissen zum Leben.
Die Experten von WBI unterstützen Unternehmen umfassend: von der ersten Beratung über die Bereitstellung von Musterdokumenten und Audit-Checklisten bis hin zum individuellen Support durch hauseigene Fachkräfte. Über 150 Unternehmen in Österreich, Deutschland und der Schweiz arbeiten bereits mit WIVIO und sind zufrieden. Ullrich Michel von BASF berichtet: "WIVIO ist intuitiv, das beweisen unsere 1.000 WiDoks im ersten Jahr." Frank Werz von Werz Vakuum Wärmebehandlung ergänzt: "WIVIO ist sehr einfach zu bedienen, weshalb die Hemmschwelle für Benutzer sehr gering ist."
Als ergänzender Service stehen im Downloadcenter auf der Firmen-Website Success Storys, White Paper und das E-Book "Erfolg mit Wissensmanagement" von Guntram Meusburger zur Verfügung. Das bewusst niederschwellig verfasste Buch bietet praxisnahe Einblicke, wie wissensorientiertes Management erfolgreich in den Unternehmensalltag integriert werden kann.
Interessierte Unternehmen können WIVIO 30 Tage lang kostenlos testen und sich selbst von den Vorteilen der IMS-Software überzeugen. Eine unverbindliche Demo kann direkt über die Website wbi-at/demo gebucht werden.
