Effizient arbeiten mit modernen Dienstplan-Apps
dienstplan apps
- 30.04.2025
Schichtarbeit und Personalstruktur – effiziente Dienstpläne
Fast 20 Prozent der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland arbeiten in Schichten. Das bedeutet, dass die gleiche Stelle in unterschiedlichen Zeiträumen von unterschiedlichen Mitarbeitenden besetzt wird. Je nach Art und Notwendigkeit handelt es sich im Normalfall um zwei oder drei Schichten im Zeitraum von 24 Stunden.Schichtarbeit findet sich besonders häufig in der herstellenden Industrie wie bei der Arbeit am Hochofen, in der Automanufaktur oder in der Lebensmittelverarbeitung und -auslieferung. Darüber hinaus arbeiten viele essentielle Dienstleister wie Feuerwehren, Rettungs- und Pflegedienste, Polizei und Krankenhäuser mit Schichtdiensten. Die Anforderungen bei der Planung und Kommunikation der Schichtarbeit sind in allen Bereichen ähnlich und zugleich aufgrund der Unternehmensstrukturen und -größen auch sehr unterschiedlich.
Papierplanung und Tabellenkalkulation waren gestern
Bei der Planung des Dienstplans gibt es zahlreiche Faktoren zu berücksichtigen: Der Personalbedarf differenziert nach Arbeitsbereich und Einsatzart, nach Qualifikationen und Einsatzmöglichkeiten der Mitarbeitenden, der maximalen Schichtdauer pro Tag, minimalen Ruhezeiten, nach der minimalen und maximalen Anzahl von Arbeitstagen in Folge, geplanten und noch zu planenden Abwesenheiten, freien Sonntagen oder freien Wochenenden, nach einem Abbau von Überstunden, der Schichtfolge, der Gerechtigkeit der Planung und soweit möglich nach individuellen zeitlichen Restriktionen und Wünschen.Lange Zeit – und in manchen Fällen bis heute – erarbeitet der Dienstplanbeauftragte die Schichten per Hand: mit dem Bleistift auf dem Papier oder mithilfe einer Tabellenkalkulation. Änderungen sind aufwändig und müssen aktiv und persönlich kommuniziert werden.
Moderne Dienstplan-Apps erlauben eine Automatisierung der Schichtplanung. Die Software erstellt nicht nur einen passenden Dienstplan, sondern kann dabei auch noch bestimmte Vorgaben und Faktoren berücksichtigen. Darüber hinaus ist sie interaktiv, kommuniziert Änderungen direkt an die Mitarbeitenden und bietet sogar Raum für Urlaubsplanung und -freigabe.
Aus der Schublade oder maßgeschneidert – für jedes Unternehmen die richtige App
Groß oder klein, einfach oder komplex, zwei oder drei Schichten – die Anforderungen an die Schichtplanung sind sehr variabel. Kleinere Unternehmen, Dienststellen, Krankenhäuser oder Produzenten kommen mit einer vorgefertigten Dienstplan-App mit praktischen Eingabefunktionen aus. Für diese Anwender ist "iplan" in Form einer sofort einsetzbaren Komplettlösung verfügbar. Für größere Unternehmen mit komplexen Anforderungen gibt es "Customizing" von iplan, sprich die maßgeschneiderte Anpassung der Software an die bestehenden Faktoren.Darüber hinaus bietet iplan die vollständige Implementierung einer Lösung für die Personaleinsatzplanung nach Kundenspezifikation an, wobei dank einer umfangreichen Bibliothek von wiederverwendbaren Software-Modulen Zeit und Kosten reduziert werden.
Kosteneffizient und praktisch: iplan-Dienstplan-Apps
Damit jeder Mitarbeitende zur richtigen Zeit am richtigen Ort zum Einsatz kommen kann, gibt es unterschiedliche iplan-Komplettlösungen. Dazu gehören "iplan 4" und "iplan worksites". Beide arbeiten in Verbindung mit "iplan mobile". "iplan mobile" ist eine Smartphone-App, mit der Mitarbeitende ihren Dienstplan einsehen und Urlaubsanfragen sowie sonstige Anfragen zu ihrem Dienstplan absenden können. "iplan 4" ist eine Windows-Software zur Personaleinsatzplanung für kleine und mittelgroße Unternehmen. Sie beinhaltet ein kundenspezifisch konfigurierbares Modul zur Bedarfsplanung und ein Modul zur Dienstplan-Generierung."iplan worksites" ist eine Web-Applikation zur Personaleinsatzplanung mit einem besonderen Fokus, aber nicht beschränkt auf die Personaleinsatzplanung für Baustellen. Sie enthält neben den Grundmodulen wie in "iplan 4" ein Modul zur Verwaltung von Qualifikationen einschließlich der Planung von Schulungen sowie Erinnerungen an den Ablauf von Qualifikationen. Sie deckt außerdem neben der Personaldisposition auch die Planung von Fahrzeugen und Maschinen ab und erlaubt die Zuordnung von Mitarbeitenden zu Fahrzeugen und die Zuordnung von Material zu Fahrzeugen.
Softwarelösungen aus der iplan-Produktfamilie – Vorteile im Überblick
Für die Mitarbeitenden erleichtert die Dienstplan-App den Zugriff auf die Arbeitszeiten. Änderungen des Dienstplans werden unmittelbar angezeigt und in der App hervorgehoben. Die Mitarbeitenden können sogar sehen, welche anderen Beschäftigten mit ihnen in der gleichen Schicht arbeiten, um Fahrgemeinschaften zu bilden oder Möglichkeiten für einen Diensttausch zu identifizieren. Urlaubsanfragen und andere Anfragen zum Dienstplan werden erfasst und direkt beantwortet.
