Eine digitale Dokumentenablage mit integriertem Dokumentenmanagement-System, kurz DMS, gilt heutzutage als wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen. Sie hilft dabei, die Effizienz zu steigern und das Unternehmen im digitalen Wandel wettbewerbsfähig zu halten. Dafür werden in der digitalen Dokumentenablage sämtliche Informationen von Papierdokumenten über Windows-Dateien bis hin zu E-Mails an einem zentralen Ort abgelegt sowie organisiert. Dadurch sind sie im DMS jederzeit aufrufbar und die Verwaltung sowie Kontrolle solcher internen sowie externen Dokumente wird erleichtert. Schließlich sind diese heutzutage ein wichtiger Teil der Geschäftsprozesse, sowohl in öffentlichen als auch in betriebswirtschaftlichen Unternehmen. Die Dokumentenmanagement Software hilft außerdem bei der rechtlichen Sicherstellung der digitalen Dokumentenablage. Kurz gesagt, bedeutet sie erhebliche Reduzierungen bei der Suchzeit, eine Vereinfachung der Handhabung und Kosteneinsparungen, die in administrativen Prozessen wichtig sind.
Dokumentenmanagement-System als Herzstück der digitalen Dokumentenablage
Papierdokumente werden einfach digitalisiert
Datenbanken sind in jedem modernen Unternehmen unverzichtbar. Mit der Zeit zu gehen, ist daher ein essentieller Schritt, um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten. Das bedeutet, eine digitale Dokumentenablage zu implementieren, sodass alle Informationen auf einfache und kontrollierte Weise gefunden sowie abgerufen werden können. Das alleine reicht für ein modernes Dokumentenmanagement-System jedoch nicht aus. Worauf es wirklich ankommt, ist das "Gehirn", welches das System steuert. Dahinter steckt eine Workflow-Logik, die es ermöglicht, Abhängigkeiten zwischen Dokumenten sowie Prozessen zu schaffen. Dadurch können diese Informationen in flexiblen und zuvor definierten Flüssen verknüpft werden. Erst dann bringt sie einen konkreten Mehrwert für das Unternehmen. Zu diesen Vorteilen gehören:
1. Verfügbarkeit: Alle Unterlagen sind zentral gespeichert und abrufbar. Das gilt auch für sämtliche Versionen, Notizen, Aktualisierungen, Belegdaten sowie Kontakte. So entsteht eine zentrale Verwaltung und Wissensdatenbank.
2. Zugriffsberechtigung: Wer zu welcher Zeit auf welche Dokumente zugreifen kann, wird in einem modernen DMS jederzeit kontrolliert.
3. Sicherheit: Nicht nur bei der Zugriffskontrolle, sondern auch bei der Verwahrung und Sicherung, welche die Einführung neuer Technologien und Datenbanken mit sich bringt, wird maximale Sicherheit gewährleistet.
4. Reduzierung von Redundanzen: Eine Datenbank ist per se komplex und sollte daher so schlank wie möglich gehalten werden. Die digitale Dokumentenablage fördert dies durch den massiven Wegfall von Vervielfältigung bei Dokumenten, Datenaufzeichnungen und Fotokopien.
5. Agilität und Automatisierung administrativer Aufgaben: Durch die Erstellung von Workflows wird die Integration von Dokumenten und Geschäftsprozessen in eine kontrollierte Umgebung ermöglicht. Das bedeutet eine (Teil-)Automatisierung sowie klar definierte und überwachte Aktivitäten.
6. Höhere interne und externe Kundenzufriedenheit: Die Kundenzufriedenheit ist bekanntlich ein wichtiger Erfolgsfaktor für jedes Unternehmen. Sie wird durch ein modernes DMS merklich gesteigert, was sich sehr schnell und vor allem nachhaltig bemerkbar macht. Das betrifft sowohl die Umsätze als auch die Unternehmensreputation.
7. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, DSGVO und GoBD: Um rechtliche Konsequenzen zu verhindern, ist der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems heutzutage wichtiger als jemals zuvor. Dabei geht es vor allem um eine GoBD-konforme Versionierung sowie DSGVO-konforme "NICHT-CLOUD"-Speicherung.
PaperOffice: die bewährte Komplettlösung für die digitale Dokumentenablage
Kostenloser PDF-Ratgeber zum Download
PaperOffice ist die digitale Dokumentenablage für alle Unternehmen, die nach einer Komplettlösung suchen, welche konform ohne Cloudspeicherung arbeitet. Sie erfüllt all die genannten Punkte und bringt für Unternehmen somit einen spürbaren Nutzen. Dafür wurde die Entwicklung von PaperOffice GoBD-konform durchgeführt, sodass jeder die Software sorgenfrei nutzen kann. Die Speicherung aller Informationen findet in digitaler sowie strukturierter Form in einer Datenbank statt, sprich PaperOffice kann ähnlich einer Suchmaschine einfach nach allen abgespeicherten Dokumenten durchsucht werden. Zudem wird individuell geregelt, wer auf die Informationen zugreifen und inwiefern er diese bearbeiten darf.
Mit diesen grundlegenden Funktionen wollten sich die Entwickler von PaperOffice jedoch nicht zufriedengeben. Sie haben sich zur Aufgabe gemacht, die digitalen Möglichkeiten vollumfänglich auszuschöpfen und auch Geschäftsprozesse aktiv zu verschlanken. Deshalb stellt die Workflow-Engine mittlerweile eine wichtige Säule der PaperOffice-Dokumentenmanagement-Lösung dar. "Dadurch können wir jeden Schritt eines Geschäftsprozesses mit seinen zugehörigen Aktivitäten und Abhängigkeiten sowie den beteiligten Abteilungen und Rollen spezifizieren", erklären die Experten. Zudem können die Anwender automatische Benachrichtigungen definieren, die abhängig von Aktivitäten sowie Ereignissen, welche während des gesamten Prozesses auftreten, aktiviert werden.
PaperOffice vereinfacht und revolutioniert die bisherige Arbeitsweise
PaperOffice bietet QNAP DMS und Synology DMS für die lokale NAS-Datenspeicherung
Auf der Suche nach einer digitalen Dokumentenablage mit gigantischem Funktionsumfang, die eine nahtlose Zusammenarbeit mit NAS-Geräten von QNAP und Synology bietet, ist PaperOffice die Lösung. Das gilt auch, wenn die Möglichkeit des Einsatzes einer persönlichen und DSGVO-konformen Cloud sowie eine der branchenbesten Support- und Beratungsmöglichkeiten gewünscht ist. Damit ist PaperOffice das derzeit einzige offizielle QNAP-DMS-Dokumentenmanagement-System und unterstützt Synology DMS. Aber auch in finanzieller Hinsicht stellt es eine solide Lösung dar, denn im Gegensatz zu anderen Dokumentenmanagement-System-Herstellern fallen keine monatlichen Lizenzkosten nach dem Lizenzkauf an. So kann jeder Benutzer selbst entscheiden, ob Updates oder Support benötigt werden. Zugleich wird der Zugriff auf die Daten lebenslang garantiert, und zwar ohne Folgekosten. Die Folgen eines Datenverlustes wären für ein Unternehmen schließlich verheerend. Doch mit PaperOffice gehört diese Sorge der Vergangenheit an: Alle Daten werden direkt im Unternehmen gespeichert und die unterstützten Speichermöglichkeiten decken jedes Medium ab. Falls eine private Cloud gewünscht wird, bietet PaperOffice zudem spezielle dedizierte Server, die nur vom Kunden selbst verwendet werden und im Rechenzentrum des Partners Strato AG in Berlin stehen.
Das smarte Dokumentenmanagement-System ist ab einmalig 249 Euro in drei verschiedenen Versionen erhältlich und eignet sich damit neben Privatpersonen auch für Unternehmen mit bis zu 800 Arbeitsplätzen – jeweils nahtlos angepasst an die individuellen Anforderungen.
Impressum
PaperOffice limited Europe
Frau Ulrike SchneiderPlatz der Einheit 1Businesscenter60327 FrankfurtDeutschland
