Mit wenig Aufwand und einem KI-basierten Dokumentenmanagement-System Vorteile und massive Kosteneinsparungen erzeugen
Dokumentenmanagement System Vorteile
- 26.09.2022
Die wichtigsten Dokumentenmanagement-System-Vorteile einfach zusammengefasst
Mittlerweile sind die Digitalisierung von Dokumenten und auch die offensichtlichen Dokumentenmanagement-System-Vorteile mehr als nur ein Trend. Vielmehr sind sie eine wichtige Voraussetzung dafür, gegenüber anderen Unternehmen der gleichen Branche konkurrenzfähig und up to date zu bleiben. Der Sinn dieser Umstellung wird verständlicher, wenn Unternehmen sie als Investition in eine neue Maschine betrachten, welche die bisherigen analogen Aufgaben zukünftig digital und automatisch erledigt.Zehn der wichtigsten Punkte, die für ein solches System sprechen, sind unten aufgeführt. Diese Liste ist keinesfalls vollständig, sondern kann je nach Einsatzgebiet durch die Professionalität und Kreativität des Nutzers eingeschränkt oder erweitert werden. Was jedoch mehr als deutlich wird, ist, dass der Aufwand einer Digitalisierung von analogen Archiven sich lohnt. Wenn die Investition unter den richtigen Gesichtspunkten betrachtet wird, kann sie mit dem Umstieg auf eine schnellere Maschine verglichen werden und der Nutzen überwiegt die Kosten klar:
- 1. Flexibilität: Modernes Arbeiten, vollkommen ortsunabhängig
- 2. Effizienz: Optimierung aller Arbeitsabläufe
- 3. Schnelligkeit: Digitaler Versand und Empfang werden ermöglicht
- 4. Kostenersparnis: Senkung der Betriebskosten in allen Bereichen
- 5. Zuverlässigkeit: Vereinfachte Handhabung von Fristen
- 6. Gemeinsam: Schnellere interne und externe Kommunikation
- 7. Suchmaschinen-Gefühl: Inhalte mit Schlüsselwörtern durchsuchen
- 8. Zeitersparnis: Hohe Effizienz senkt die Arbeitszeit
- 9. Für die Ewigkeit: Langzeitarchivierung im digitalen Format
- 10. Sicherheit: Verschlüsselung verhindert Dokumentendiebstahl
So werden Dokumente zeitgemäß digitalisiert
Einfach ausgedrückt ist die Digitalisierung von Papierdokumenten nur der Vorgang, aus einem analogen Dateiformat eine digitale Version zu machen. Jeder Mensch, der in seinem Leben einen Kassenbon, Bedienungsanleitungen oder Rechnungen abfotografiert hat, kennt diesen Vorgang. Um aber eine hohe Qualität sicherzustellen und eine garantiert einwandfreie Verarbeitung durch ein Dokumentenmanagement-System zu garantieren, werden moderne Scanner eingesetzt. Fast jedes Unternehmen verfügt bereits über ein solches Gerät, weil Kopierer und Drucker heute wahre Allrounder sind und bereits integrierte Scan-Möglichkeiten besitzen. Ein weiterer der zahlreichen Dokumentenmanagement-System-Vorteile ist, dass der bereits vorhandene Kopierer nahtlos mit der Software verbunden werden kann. Damit wird das Einscannen genauso leicht gemacht wie eine einfache Kopie.Die Umstellung von Papier und Ordnern auf elektronische Formate gehört dabei zu den wichtigsten Maßnahmen des Digitalisierungsprozesses für viele Unternehmen.
Weitere Ratgeber:
Entscheidende Vorteile einer elektronischen Datenverwaltung mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS)
Papierloses Büro: So gelingt die Digitalisierung im Unternehmen
Sieben wichtige Funktionen, die digitales Dokumentenmanagement erfüllen muss
Scanner und digitales Dokumentenmanagement - Top 15 Gründe für den Einsatz eines DMS
Zeit und Fehler vermeiden durch intelligente und KI-basierte Dokumentenablage und Automatisierung
Die in PaperOffice integrierte KI nennt sich PIA (PaperOffice Intelligent Ablage) und übernimmt ab dem Zeitpunkt, wo Dokumente in das Programm eingefügt werden, alle Aufgaben, die den Nutzer sonst aufhalten. Das bedeutet, PIA stellt die gesamten Informationen durch eine eigene und leistungsfähige Suchmaschine zur Verfügung, die Dokumente ähnlich wie Google sowohl textbasiert als auch visuell suchen und finden kann. Auf dieser Basis können sämtliche Inhalte intelligent ausgelesen oder vollständig abgelegt werden, ohne Daten mühevoll abtippen zu müssen.
PaperOffice PIA arbeitet vollkommen autonom und ohne Benutzerinteraktion, lässt eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten zu und verfügt zusätzlich über zahlreiche umfangreiche Möglichkeiten, die alle im Hintergrund ablaufen:
- 1. Automatisches Auslesen
- 2. Vollständige Verschlagwortung
- 3. Durchsuchbar machen
- 4. Aufgaben und Workflows, die erledigt werden müssen, hinzufügen und überwachen
- 5. Indexierung
- 6. Erstellung von Zielordner-Strukturen
- 7. Ablage in Zielordner
- 8. Erstellung von Vorschaubildern
- 9. Benötigte Felder werden selbstständig ausgefüllt
- 10. Verknüpfung mit Kontakten und Optimierung für die Suche
- 11. Notizen hinterlegen
- 12. Versionierung
- ... und noch viele weitere Funktionen
PaperOffice ist ab einmalig 249 Euro erhältlich und kann durch drei verschiedene Versionen sowohl von Privatpersonen als auch von Unternehmen mit bis zu 800 Arbeitsplätzen eingesetzt und durch spezielle Branchenlösungen sogar nahtlos angepasst werden. Da PaperOffice eine Software- und keine Cloud-Lösung ist, erfolgt auch die Dokumentenspeicherung nicht in einer Cloud, verwendet garantiert eine DSGVO-konforme Speicherform und erspart dem Nutzer hohe Folgekosten für einen externen Speicher.
