Mittels Software Dokumente digital archivieren: Ein intelligentes Dokumenten-Management-System spart Zeit und Geld
Dokumente digital archivieren
- 26.09.2022
Mit einem klugen Dokumenten-Management-System lassen sich Dokumente kinderleicht digital erfassen und archivieren
Zudem stehen viele Unternehmen noch immer vor dem Problem, bei ihrer Dokumentenablage nicht datenschutzkonform zu agieren, was aufgrund der geltenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) schnell teure Konsequenzen haben kann. Doch eine unkoordinierte Dokumentenarchivierung bedeutet nicht nur etwaige Datenschutzprobleme und eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen, sondern sie sorgt zudem nicht selten für Unstimmigkeiten unter den Mitarbeitenden. Schließlich hängt die Arbeit des einen Mitarbeiters oft von der des anderen ab – können also Dokumenten nicht gefunden werden, weil bei deren Ablage kein Konsens herrscht, führt dies schnell zu internen Streitigkeiten.
Die Lösung liegt in einem klugen Dokumenten-Management, bei dem alle Dokumente digital archiviert werden. Völlig automatisch und absolut datenschutzkonform. Möglich wird dies durch ein sogenanntes Dokumenten-Management-System (DMS) mit geeignetem Scanner wie PaperOffice, das Papierdokumente, Rechnungen, Dateien und E-Mails aus allen Quellen professionell managt und den Mitarbeitenden zu jeder Zeit und an jedem beliebigen Ort zur Verfügung stellt.
Jedes in PaperOffice gespeicherte Dokument – auch gescannte Papierdokumente – werden per OCR-Texterkennung in Rohtext umgewandelt, um diese dann mit einer beliebigen Office-Software zu bearbeiten. Dabei übernimmt eine intelligent aufgebaute Indexierung per Stichwortvergabe die Zuordnung der Unterlagen zum jeweiligen Vorgang. Die integrierte KI erkennt sogar wiederkehrende Dokumente selbstständig und legt diese vollautomatisiert in der Datenbank ab. Durch die eigene Suchmaschine lassen sich später alle Dokumente wiederfinden und aufrufen.
Zehn Gründe, warum PapierOffice voll und ganz überzeugt
1. In PaperOffice lassen sich Dokumente in Sekundenschnelle finden. Möglich wird dies, indem alle Belege und Informationen direkt bei deren Ablage durch Vollintextindexierung und Google-Like-Suche analysiert und indexiert werden.2. Intelligente Trennseiten für eine Ablage direkt vom Scanner: PaperOffice bietet von der manuellen bis zur vollautomatisierten Ablage viele Optionen, ohne, dass dazu ein Eingreifen nötig wäre. Dabei werden alle Felder automatisch ausgefüllt, sogar der Ablagepfad kann dynamisch, je nach Datum, erzeugt und benutzt werden.
3. PaperOffice hinterlegt XML-/JSON- und QR-Codes auf Trennseiten und scannt den gesamten Dokumentenstapel.
4. Verzeichnisüberwachung von Scanordnern: Sobald neue Dateien in diesen Ordnern erscheinen, archiviert und verarbeitet PaperOffice diese völlig autonom.
5. PaperOffice ermöglicht das einfache und schnelle Einrichten von Ablageregeln zur Verzeichnisüberwachung, um die gesamte Ablage komplett im Hintergrund zu übernehmen.
6. PaperOffice beinhaltet ein leistungsfähiges Scannertool für manuelle Scans. ScanConnect unterstützt jeden Scanner, jedes Multifunktionsgerät oder Großraumkopierer mit integrierter Scaneinheit und ist kinderleicht zu bedienen.
7. OCR-Texterkennung analoger Dokumente in über 100 Sprachen: Zudem speichert PaperOffice Papierdokumente automatisch im rechtlich gültigen ISO-Standard 19005 PDF/A.
8. PaperOffice kommt ohne Cloud aus. Stattdessen setzt das intelligente Dokumenten-Management-System auf Datenbanken, die auf dem eigenen PC, Server oder einem NAS liegen.
9. DSGVO-und GOBD-konforme Speicherung: Egal, ob Seiten entfernt, gedreht oder Bereiche geschwärzt werden, PaperOffice visioniert alles revisionssicher nach GOBD.
10. Mit PaperOffice lassen sich digitale Dokumente mittels QR-Code aufrufen (Cam-Scan).
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Alle Dokumente digital archivieren – mit der richtigen Software sogar zum absolut fairen Preis
Auch hinsichtlich laufender Kosten agiert PaperOffice absolut transparent. Dank Kauflizenzen verstecken sich keine fortlaufenden Kosten: Statt jeden Monat ein Lizenz-Abo zu zahlen, wird bei PapierOffice stets eine lebenslange Lizenz ohne Folgekosten erworben. Sollten Updates oder Support benötigt werden, können diese optional aktiviert werden.
Eine Terminvereinbarung für eine persönliche und individuelle Beratung ist ganz einfach auf der Website von PaperOffice möglich. Ebenso ist dort eine ausführliche Präsentation der Software erhältlich.
