Dokumentenmanagement-System-Anbieter: nur die Software eines Herstellers überzeugt wirklich
Dokumentenmanagement System Anbieter
- 26.09.2022
Wodurch sich ein guter Dokumentenmanagement-System-Anbieter auszeichnet
Doch worauf sollten Kunden vor Erwerb eines Dokumentenmanagement-Systems bei einem Dokumentenmanagement-System-Anbieter achten? Was sind unverzichtbare Standards und wo lauern Fallen? Fünf Kriterien:
1. Volle Preistransparenz: Anschaffungs- sowie Folgekosten müssen transparent und verständlich aufgeführt sein. Anbieter, die ein Geheimnis um Preise machen und sie nicht auf ihren Webseiten deklarieren, sind zu meiden.
2. Uneingeschränkte Testversionen: Der Anbieter muss Testversionen zur Verfügung stellen. Nur so lässt sich ein Programm auf einem PC in der Unternehmensumgebung ausführlich prüfen. Reine Präsentationen verschweigen Schwachpunkte natürlich.
3. Ausführliche Präsentation: Dennoch ist eine kostenlose und umfangreiche Präsentation sinnvoll: Sie ist die Basis für den Vergleich unterschiedlicher Dokumentenmanagement-System-Anbieter und sollte für den späteren Abgleich aufgezeichnet werden.
4. Kostenloser Support per Telefon: Da mögliche Probleme schriftlich nicht gelöst werden können, sollte Kunden ein kostenloses monatliches Support-Kontingent per Telefon und Fernwartung zustehen. Für zusätzliche Leistungen ist die transparente Kostenübersicht obligatorisch.
5. Verzicht auf Cloudspeicherung: Insbesondere um DSGVO-Rechtstreite zu vermeiden, sollten Dokumente nicht in Clouds von Dritten gespeichert werden. Geht ein Hersteller pleite oder verdoppeln sich die Preise, wäre jedes Unternehmen hilflos ausgeliefert. Wenn Cloudspeicherung, dann sollte sie ausschließlich auf eigenen Servern stattfinden.
Top-Anbieter von Dokumentenmanagement-Software: ELO Digital Office, Docuware Cloud und PaperOffice
ELO Office, Docuware Cloud und PaperOffice bieten vollständige Dokumentenmanagement-Systeme an, die alle benötigten Funktionen erfüllen, um Dokumente digital zu archivieren. Dank OCR-Texterkennungs- und Barcodefunktionen lassen sich Dateien einfach suchen, bearbeiten und versenden. Alle drei Anbieter vertreiben je nach Anwendungsbereich Versionen mit unterschiedlichen Funktionen.ELO Office kostet je nach Anzahl der Lizenzen und der benötigten Version mindestens 340 Euro. Dafür hat das Programm einen großen Funktionsumfang, verfügt allerdings nicht über moderne Module wie KI-Dokumenterkennung. Die veraltete 128-Bit-Verschlüsselung entspricht ebenfalls nicht dem Stand der Technik. Eine SQL-basierte Datenbank, die heute Standard sein sollte, ist nur größeren und wesentlich teureren Versionen vorbehalten. Eine Testversion ist nur nach vorheriger Registrierung verfügbar.
Docuware Cloud deckt sich weitgehend mit ELO Office, ist jedoch komplett cloudbasiert, speichert also alle Dokumente in einer fremden Cloud. Das kleinste Paket ab vier Benutzer ist mit lediglich 20 GB sehr knapp bemessen. Kosten für Zusatzspeicher werden vom Anbieter nicht genannt. Auch wird keine Testversion zum Download angeboten, sondern nur eine Vorführung. Die Preise sind nicht öffentlich einsehbar, dürften aber weit über ELO Office und PaperOffice liegen.
Genau wie die bereits genannten Programme verfügt auch PaperOffice über alle notwendigen Funktionen. Dokumente lassen sich vom Scanner, manuell, automatisiert, über den Webbrowser oder per E-Mail hinzufügen.
Zudem arbeitet PaperOffice mit KI-basierter Automatisierung und automatisierter Dokumentablage, verfügt über ein umfangreiches Scanmodul und unterstützt rund 150 Dateiformate.
In puncto Sicherheit hat dieses DMS die Nase vorne – mit einer 1024-Bit-Verschlüsselung und dem eigenen Computer oder Network Attached Storage als privater Cloud-Server. Aufgrund ihrer Architektur ist die Software perfekt geeignet für den Einsatz mit einem NAS-Gerät und weltweit exklusiver Partner vom größten Hersteller "QNAP" sowie verfügbar für Geräte von "Synology". Als Dokumentenmanagement-System mit QNAP und DMS mit Synology ist PaperOffice konkurrenzlos.
Die einfachste Version von PaperOffice kostet einmalig nur rund 249 Euro. Es sich handelt sich also nicht um ein Abo, sondern um eine lebenslange Kauflizenz.
Alle PaperOffice-Versionen können auf der Webseite kostenlos downgeloadet und uneingeschränkt getestet werden.
Weitere Ratgeber:
•Entscheidende Vorteile einer elektronischen Datenverwaltung Dokumentenmanagement System (DMS)
•Papierloses Büro: So gelingt die Digitalisierung im Unternehmen
•Vergleich PaperOffice versus DocuWare Cloud
•Die zehn wichtigsten Vorteile der Digitalisierung der Papier-Dokumente: So wird es richtig gemacht! Sieben wichtige Funktionen, die digitales Dokumentenmanagement erfüllen muss
•Scanner und digitales Dokumentenmanagement – Top 15 Gründe für den Einsatz eines DMS
PaperOffice macht alles richtig
Bereits 2002 gegründet, ist PaperOffice seit nunmehr 20 Jahren auf dem deutschen Markt tätig und entwickelte sich von einem kleinen Start-up aus dem nordrhein-westfälischen Harsewinkel zu einem internationalen, nach GOBD und DSGVO zertifizierten Technologieträger für digitales Dokumentenmanagement.
PaperOffice ist davon überzeugt, dass jedes Unternehmen von Marktvorteilen durch Digitalisierung und digitalem Dokumentenmanagement profitieren sollte, egal ob kleiner Handwerksbetrieb, KMU oder öffentliche Einrichtungen. Die Software ist daher in den Versionen Home, Team und Custom erhältlich. Sie kann von Privatpersonen ebenso genutzt werden wie in Organisationen mit bis zu 800 Mitarbeitern. Auf Kundenwunsch ist die nahezu grenzenlose Anpassung an jedes Einsatzgebiet möglich.
Als einer der wenigen IT-Entwickler weltweit unterstützt PaperOffice zudem Hilfsorganisationen und Non-Profit-Institutionen, indem es sie über ein Pro-Bono-Programm kostenlos mit der Software ausrüstet.
