Digitales Ausbildungsmanagement: mit innovativen Lösungen zu mehr Effizienz

Digitales Ausbildungsmanagement

28.11.2024
Florian Deuring

Viele Ausbildungsbetriebe kämpfen mit Herausforderungen, die aus veralteten, analogen Prozessen resultieren. Begegnen lässt sich der Problematik mit dem Umstieg auf ein digitales Ausbildungsmanagement. Wo liegen die Vorteile dieser Maßnahme und welche Lösung ist empfehlenswert?

Ausbildungsverwaltung: manuelle Prozesse stoßen an ihre Grenzen

Papierbasierte Dokumentationen, Excel-Tabellen und unstrukturierte Abläufe sind in der Ausbildungsorganisation vielerorts nach wie vor die Regel. In solchen Szenarien entsteht ein hoher Zeit- und Personalaufwand für administrative Aufgaben wie die Ausbildungs- und Versetzungsplanung oder das Führen von Berichtsheften. Hinzu kommen mangelnde Transparenz und ineffiziente Kommunikation zwischen Ausbildern und Auszubildenden, die eine individuelle Förderung von Talenten erschweren. Besonders problematisch sind diese Defizite, da sie die Qualität der Ausbildung gefährden und die Motivation der Auszubildenden negativ beeinflussen können.

In der Folge leiden Ausbildungsbetriebe unter steigenden Abbruchquoten und sinkender Bindung von Nachwuchstalenten. Gerade angesichts des Fachkräftemangels stellt dies ein erhebliches Problem dar. Hinzu kommen die Erwartungen der Generation Z, die zunehmend digitale Prozesse und moderne Technologien in ihrem Arbeitsumfeld verlangt. Nicht zuletzt ist es schwierig, den steigenden Compliance-Anforderungen mit manuellen Prozessen gerecht zu werden. Die Lösung für diese Probleme liegt in einem digitalen Ausbildungsmanagement, das Effizienz, Struktur und Qualität in den Vordergrund stellt.

Digitales Ausbildungsmanagement: die Wahl der richtigen Lösung entscheidet

Für die Digitalisierung von Ausbildungsprozessen gibt es mehrere Optionen. Als ideal erweisen sich vor allen Dingen ganzheitliche Lösungen, die alle Aspekte der Ausbildungsorganisation und
-verwaltung unterstützen. Eine Software dieser Art ist Talent2Go. Sie wurde speziell für Ausbildungsbetriebe entwickelt und adressiert die typischen Herausforderungen, mit denen diese zu kämpfen haben.

Einer der größten Vorteile von Talent2Go liegt in der Automatisierung zeitaufwendiger administrativer Aufgaben. Die Software übernimmt beispielsweise die Ausbildungs- und Versetzungsplanung und führt ein digitales Berichtsheft. Letzteres entspricht nicht nur den Vorgaben von IHK und HWK, sondern stellt auch hilfreiche Funktionen wie digitale Signaturen, Exportmöglichkeiten und mehrstufige Freigabeprozesse bereit. Dadurch werden die Ausbildungsverantwortlichen deutlich entlastet und gewinnen mehr Zeit, die sie in die inhaltliche Betreuung und individuelle Förderung der Auszubildenden investieren können.

Weiterhin sorgt Talent2Go für vollständige Transparenz in allen Ausbildungsprozessen. Ausbilder haben jederzeit einen Überblick über den Ausbildungsfortschritt, Abwesenheiten und Belegungspläne. Mit der Integration bestehender Stammdatensysteme wird sichergestellt, dass keine Informationen doppelt erfasst werden müssen. Ein intuitives Dashboard ermöglicht es zudem, Informationen schnell und einfach abzurufen, sodass Entscheidungen datenbasiert und effizient getroffen werden können.

Individuelle Förderung durch E-Learning und Talent Management

Die moderne Ausbildung sollte individuell auf die Bedürfnisse der Auszubildenden eingehen. Talent2Go besitzt hierfür eine integrierte E-Learning-Komponente, die Lerninhalte und Prüfungsvorbereitungen individuell bereitstellt. Dadurch werden nicht nur die Prüfungsleistungen verbessert, sondern auch die langfristige Bindung der Nachwuchskräfte gefördert. Zusätzlich erkennt das integrierte Talent-Management-System frühzeitig Potenziale und ermöglicht eine gezielte Förderung, um Talente langfristig an das Unternehmen zu binden.

Umfassende Funktionen – von Ausbildern für Ausbilder

Talent2Go überzeugt durch eine Vielzahl an Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Ausbildungsbetrieben zugeschnitten sind:

Personalakte und Azubiprofile: Alle Daten, Dokumente und Ausbildungsfortschritte der Auszubildenden werden zentral verwaltet. Eine Planungsübersicht ermöglicht einen schnellen Überblick. Zudem können bestehende HR-Systeme angebunden werden.

Automatisierte Ausbildungs- und Versetzungsplanung: Komplexe Planungsaufgaben wie zeitliche und sachliche Gliederungen werden automatisiert. Anpassungen und Erweiterungen sind individuell möglich. Rahmenpläne können einfach online erstellt werden.

Standortmanagement: Alle Standorte, Abteilungen, Stationen und Berufe lassen sich im System abbilden und in die Workflows integrieren. Dies erleichtert die Koordination bei größeren Unternehmen mit mehreren Standorten erheblich.

Dokumentenmanagement: Dokumente können zentral abgelegt und mit einem Klick geteilt werden. Aufwendige Verteiler und unübersichtliche Ablagen gehören damit der Vergangenheit an.

Auswertungen und Analysen: Visualisierte Ausbildungsfortschritte ermöglichen datenbasierte Entscheidungen. Talente und Potenziale können frühzeitig identifiziert und gezielt gefördert werden.

digitales Berichtsheft: Ausbildungsnachweise werden digital geführt und können flexibel kommentiert, exportiert und freigegeben werden.

Rollen- und Rechtemanagement: Individuell konfigurierbare Nutzerprofile stellen sicher, dass jeder Nutzer nur auf die für ihn relevanten Informationen zugreifen kann.

Einzigartige Eigenschaften

Im Durchschnitt erzielen Unternehmen mithilfe der Ausbildungsmanagement-Software folgenden Mehrwert:

Ausbildungsverwaltung: manuelle Prozesse stoßen an ihre Grenzen

Digitales Ausbildungsmanagement: die Wahl der richtigen Lösung entscheidet

Individuelle Förderung durch E-Learning und Talent Management

Umfassende Funktionen – von Ausbildern für Ausbilder

Einzigartige Eigenschaften

E-Learning für Auszubildende