Das perfekte Dokumentenmanagement für Architektur- und Ingenieurbüros
dokumentenmanagement ingenieurbüro
- 27.09.2023
Bessere Arbeitsläufe sorgen für Zeitersparnis und ein angenehmeres Arbeitsklima
Ein gutes Dokumentenmanagement gilt heute als Voraussetzung für einen reibungslosen Arbeitsalltag eines jeden Planungsbüros. Unerlässlich dabei sind eine ausgeklügelte, individuell klug sortierte Explorer-Struktur sowie eine optimierte Kommunikation via Outlook. Doch immer mehr Architektur- und Ingenieurbüros erkennen, dass eine Steigerung der Effektivität bei der Projektbearbeitung erhebliches Potenzial versprechen würde – Potenzial, welches bislang schlicht ungenutzt ist.Um dieses Potenzial sinnvoll zu nutzen, indem die Projektbearbeitung optimiert wird, muss zwangsläufig bei der Digitalisierung angesetzt werden. Denn Digitalisierung bedeutet längst nicht nur die digitale Datenablage, sondern vor allem die Digitalisierung der einzelnen Arbeitsabschnitte. Nur durch eine solche tiefgreifende, systemische Digitalisierung lassen sich Doppelarbeiten vermeiden, es wird vorgebeugt, einzelne Dinge schlicht zu vergessen und die Daten können sich so später deutlich leichter wiederfinden lassen. Zudem wird das Teilen der Daten, intern wie extern, enorm vereinfacht.
Schließlich sind vor allem das Ablegen sowie das Finden von Daten entscheidend für eine entsprechende Effektivitätssteigerung – zumal eine klug strukturierte Ablage unabdingbar ist, um eine lückenlose und rechtssichere Dokumentation aller Vorgänge zu gewährleisten. Besonders die klassischen Fehlerquellen wie:
• eine Ablage an verschiedenen Orten
• gar keine Ablage
• nicht einheitliche Dateibezeichnungen
• Vermischung aktueller und veralteter Dokumente
• eine sich immer weiter ausbreitende Ordnerstruktur
gilt es zu vermeiden respektive sinnvoll umzustrukturieren.
Ein Dokumentenmanagement, das speziell für Ingenieurbüros konzipiert wurde
Die reine Abschaffung klassischer Papier-Ordner ist also längst nicht ausreichend, um ein zukunftsorientiertes Planungsbüro zu gestalten. Stattdessen liegt die optimale Lösung in einem intuitiv zu bedienenden Dokumententenmanagement-System, das bei der täglichen Ablage ebenso zur Stelle ist wie bei der umfassenden Projektarbeit. Kein Mehraufwand, sondern Zeiteinsparung sollte die Devise lauten – so wie bei der modernen Dokumentenmanagement-Software OfficeWare. Diese wurde speziell für Architektur- und Ingenieurbüros konzipiert und bietet demnach alles, was sich die Sachbearbeitenden wünschen.Vor allem jedoch überzeugen bei OfficeWare die individuell zu wählenden Suchroutinen, die durch eine automatische Mehrfach-Verlinkung aller Daten möglich werden. Mit nur wenigen Klicks lassen sich so alle wichtigen, für das aktuelle Projekt nötigen Daten finden – und zwar mit der Suche nach:
• projektspezifischen Daten
• personenspezifischen Informationen
• allen Daten eines Vorgangs
• Dokumentenarten
• Sachbearbeitenden
• Stichwörtern
• einer Volltext-Recherche
• tagesaktuellen Vorgängen oder Aufgaben
• sowie die Option zu vielen weiteren Filtern und Suchroutinen
Neben den ausgeklügelten Suchroutinen und schlanken Ablage-Strukturen bietet das raffinierte Dokumentenmanagement-System speziell für Planungsbüros einen optimalen Überblick über alle aktuellen Vorgänge, vielfältige Auswertungen und die Möglichkeit, das gesamte Unternehmenswissen zentral an nur einer Stelle zu bündeln. So besteht selbst bei einem Mitarbeiterwechsel keine Gefahr, dass wichtige Informationen verloren gehen.
Die tägliche Arbeit mit OfficeWare kommt daher dem Idealfall sehr nahe, dass keinerlei Zeit mit Suchen oder Ablegen vergeudet wird. Vielmehr wird eine Aufgabe in OfficeWare bearbeitet und obwohl diese nicht extra in Listen eingetragen oder umständlich dokumentiert oder geteilt werden muss, ist im Handumdrehen alles sofort erledigt.
Selbst bei tausenden E-Mails eines einzigen Projekts behalten alle Beteiligten stets den Überblick: Dank des einzigartigen Datenmodells von OfficeWare liegen die Suchzeiten auch bei großen Datenmengen lediglich im Sekundenbereich. Der Unterschied zur bekannten Explorer-Ablage? Die Ergebnisliste bei OfficeWare beinhaltet automatisch alle zum jeweiligen Datensatz gehörenden Komponenten – ohne, dass diese zusätzlich gefunden werden müssten.
Somit bleibt mehr Zeit für das Kerngeschäft, fürs Planen, Konstruieren, Berechnen und Auswerten. Die ideale Basis für ein kontinuierliches Firmenwachstum und für ein entspanntes Arbeitsklima.
OfficeWare – die kluge Planungssoftware für ein modernes Arbeiten
Für das Management stellt OfficeWare beispielsweise individuelle, branchenbezogene Aufgaben mit klaren Arbeitsanweisungen zur Verfügung. Die vorbereiteten Aufgaben, Workflows, Prozesse und Checklisten, die je nach Aufgabenstellung aus der OfficeWare-Wiki heruntergeladen werden, können vom Kunden leicht geändert oder erweitert werden. Diese Vorkonfigurationen eignen sich für jede Bürogröße und sind mittlerweile sogar größtenteils im Lizenzpreis enthalten.
Alle Produkte basieren zudem auf neuesten Technologien, bezogen auf die Entwicklungsumgebung, das Betriebssystem, den mobilen Zugriff, die Datenbank und die Oberfläche. Bereits über 5.000 Unternehmen nutzen OfficeWare heute und profitieren von der einzigartigen Branchensoftware – durch Zeiteinsparungen, die sich umgehend auf alle Bereiche abzeichnen. Auch die Einführung des neuen Systems gilt als vergleichsweise schnell. Man spricht hier von wenigen Wochen.
