Projektmanagement im Ingenieurbüro: nicht ohne Digitalisierung
projektmanagement ingenieurbüro
- 21.09.2023
Ziel des Projektmanagements: meist auch Effizienzsteigerung
Beim Management von Projekten handelt es sich um ein komplexes Aufgabenfeld, das viele einzelne Details abdecken muss. Auch die Ansätze können sich je nach Unternehmen deutlich unterscheiden, wobei sowohl das Lean Management als auch agile Methoden besonders beliebt sind. Abgesehen von der Zielsetzung, Projekte erfolgreich abzuschließen, wünschen sich viele Planungsbüros auch Möglichkeiten, die Produktivität innerhalb der Projektphasen zu optimieren. Wichtig ist dabei etwa,• Aufgaben im Blick zu behalten
• der doppelten Erledigung von Aufgaben vorzubeugen
• benötigte Daten und Dokumente ohne Zeitverlust finden zu können
• und mit möglichst wenig Reibungsverlust extern als auch intern zu kommunizieren
Wie dies gelingen kann, beantworten verschiedene Projektmanagement-Methoden und -Frameworks jeweils individuell. Mit speziell strukturierten Boards zu arbeiten, kann dabei ein genauso sinnvoller Weg sein wie die Verwendung von Automatisierungs-Tools und iterativen Vorgehensweisen aus dem agilen Produktmanagement. Fest steht aber: ohne Offenheit für die Digitalisierung fehlen bedeutende Ressourcen.
Die Digitalisierung als Helfer?
Die Steigerung von Produktivität, Effektivität und Effizienz in Planungsbüros ist eng verknüpft mit der Hinzunahme digitaler Hilfsmittel. Sowohl Soft- als auch Hardware eignen sich je nach Aufgabenstellung, um Prozesse zu beschleunigen, zu automatisieren oder gar obsolet zu machen. Entscheidend ist dabei auch, dass die jeweiligen Lösungen auf die Branche zugeschnitten sind. Ein Projektmanagement-System sollte deshalb im Idealfall• Dokumentenmanagement
• E-Mail-Management
• Prozessmanagement
• Terminmanagement
• und Archivierungslösungen
umfassen. Ein solches System unterstützt dann etwa durch tägliche Erinnerungen an wichtige Aufgaben, das leichtere Handling großer Datenmengen und den Transfer von Daten zwischen Anwendungen. Moderne Lösungen ermöglichen außerdem auch das mobile Arbeiten mit dem System, sodass sowohl im Home-Office als auch bei Kunden und Geschäftspartnern alle wichtigen Informationen stets zur Hand sind.
Mit Struktur einen Rahmen für Produktivität und Effektivität schaffen
Wo Menschen zusammenarbeiten, machen Menschen Fehler. Das ist vollkommen normal und lässt sich nicht verhindern. In modernen Unternehmen ist der Wechsel hin zu einer gesunden Fehlerkultur deshalb längst geschehen. Und wenngleich Fehler als Lernchancen erachtet werden, ist es doch sinnvoll, sie so effektiv wie möglich zu vermeiden.Im Projektmanagement betrifft das auch das Thema Ablage und Dokumentation. Hier sind nicht nur rechtliche Rahmenbedingungen einzuhalten, denn die gesamte Projektorganisation steht und fällt mit der Qualität der vorherrschenden Organisationsstruktur. Zu gängigen Fehlern gehören dabei sowohl das gänzliche Fehlen eines Ablagesystems als auch die Doppelablage und somit Ressourcenverschwendung, da zwei Mitarbeiter unnötigerweise die gleiche Arbeit verrichten. Viel Zeit und somit auch Geld geht in Planungsbüros auch dann verloren, wenn sich Mitarbeiter nicht einig über Anlageorte, Dateibezeichnungen und Ordnerstrukturen sind.
Projektmanagement im Ingenieurbüro: OfficeWare fördert das papierlose Arbeiten
An dieser Stelle setzt OfficeWare mit der Anwendung OfficeWare Projekt an. Diese ist auch im Hinblick auf das Projektmanagement im Ingenieurbüro entwickelt worden und umfasst komplexe Lösungen für das Suchen und Finden von Daten sowie Dokumenten. Gefiltert werden kann hier unter anderem nach
• Dokumentarten
• Zeiträumen
• Personen und Adressen
• Projekten und Leistungsphasen
Darüber hinaus handelt es sich bei OfficeWare Projekt um eine Anwendung für professionelles Vorgangsmanagement, die mithilfe von Werkzeugen wie Checklisten, Erinnerungen und Dokumentvorlagen Zeitverluste reduziert und Menschen dabei unterstützt, produktiver zu arbeiten.
Neue Wege bei der Software-Einführung
OfficeWare Projekt ist laut des Ingolstädter Anbieters OfficeWare sowohl funktional als auch nutzerfreundlich und mit einem umfassenden Security-Konzept ausgestattet. Im Managementbereich stellt OfficeWare außerdem individuelle, branchenbezogene Aufgaben mit klaren Arbeitsanweisungen zur Verfügung. Diese neue Philosophie bezeichnet OfficeWare auch als "Monit*ment". Das heißt, durch ein effizientes Monitoring wird sichergestellt, dass sich Aufgaben schnell und unkompliziert erledigen lassen und die Daten für alle zugänglich sind. Die vorbereiteten Aufgaben, Workflows, Prozesse und Checklisten, die je nach Aufgabenstellung aus der OfficeWare-Wiki heruntergeladen werden können, lassen sich dann entsprechend anpassen.Ein weiterer Vorteil liegt in der schnellen Einführung von wenigen Wochen, was durch die umfangreiche Vorbereitung ermöglicht wird. Hier sind die Vorkonfigurationen zu nennen, die größtenteils im Lizenzpreis enthalten sind. Vor allem Büro-Netzwerke, in denen sich Büros aus einem Fachbereich gegenseitig helfen, haben durch vorkonfigurierte Masterprojekte die Möglichkeit, einen höheren Qualitätsstandard zu etablieren. Nicht zuletzt ist hervorzuheben, dass die OfficeWare-Mitarbeiter Sorge für die Installation tragen und auch für die Anpassung der Software an die individuellen Rahmenbedingungen vor Ort. Dies beugt langwierigen Einführungs- und Lernphasen vor. Daher ist es nicht verwunderlich, dass das System von den Anwendenden sehr gut angenommen wird.
