E-Mail-Management im Ingenieurbüro: moderne Software für mehr Effizienz und Transparenz
email management ingenieurbüro
- 20.09.2023
Effektivitätssteigerung im E-Mail-Management – worauf kommt es an?
E-Mail-Management kann viel mehr als nur Kommunikation zwischen Mitarbeitern. Dank fortschrittlicher Technologie kann es Arbeitsschritte digitalisieren und vereinfachen. Gerade für Planungsbüros wie Architektur- und Ingenieurbüros ist es wichtig, dass dadurch die Projektbearbeitung effizienter wird, zum Beispiel indem Daten schnell gefunden und zur Verfügung gestellt werden können. Zudem sollten aber auch Doppelarbeiten vermieden werden und es muss sichergestellt werden, dass nichts vergessen wird.Die Ablage und die Wiederauffindbarkeit von Daten, Dateien et cetera. ist aus zwei Gründen besonders wichtig:
• Sie ist die Grundlage für effektives Arbeiten.
• Sie ist zwingend erforderlich, um eine lückenlose und rechtssichere Dokumentation aller Vorgänge sicherzustellen.
Um das Ablagesystem zu verbessern, müssen daher klassische Fehlerquellen vermieden werden. Diese sind zum Beispiel die Ablage von Dateien an unterschiedlichen Orten oder sogar eine Doppelablage von unterschiedlichen Bearbeitern. Es kommt auch vor, dass ein Dokument gar nicht abgelegt wird. Probleme sind zudem unterschiedliche Dateibezeichnungen oder der Fall, dass aktuelle E-Mails oder Dokumente in der Menge veralteter Stände untergehen.
Das alles zieht auch nach sich, dass die Ordnerstruktur sich immer weiter ausbreitet. All diese Faktoren waren nicht nur ein Problem in Zeiten der Papier-Ablage in realen Ordnern – sie sind es auch heute, wenn Dateien, Dokumente, E-Mails in einer digitalen Ordnerstruktur abgelegt werden. Manchmal hilft einem da auch die Suche über den Explorer nicht weiter – denn selbst dann muss man wissen, in welchem Ordner ein Dokument liegt, um es zu finden.
E-Mail-Management fürs Ingenieurbüro: mit erweiterten Funktionen
• alles zum Projekt/zu einer Person/zu einer Adresse
• alles zu einer Aufgabe (Vorgang) und was gehört zusammen
• innerhalb eines Bearbeitungs-Zeitraums (Datum)
• nach Dokumentarten, inklusive E-Mails
• nach Sachbearbeiter
• nach Stichwörtern
• über eine Volltext-Recherche
• was wurde "gestern" gemacht
Dadurch finden Mitarbeiter schnell alles, was sie zum jetzigen Bearbeitungsstand und zum Weiterarbeiten brauchen und sie verlieren keine unnötige Zeit mit langen Suchen.
OfficeWare Projekt ist aber weit mehr als lediglich ein E-Mail-Management-System. Es ist auch ein DMS, ein Aufgaben-(Vorgangs-)Management, ein Termin-Management und auch ein Archivierungssystem. Im Aufgabenmanagement erinnert es die Mitarbeiter täglich daran, was zu tun ist und es hilft dabei, Fehler zu vermeiden. Darüber hinaus unterstützt es auch im Streitfall und trägt dazu bei, dem Unternehmen einen Vorsprung zu verschaffen. Es ist das optimale System, um mit großen Datenmengen umzugehen und ermöglicht zudem auch mobiles Arbeiten.
Es bietet dadurch eine Übersicht für die Geschäftsleitung mit Auswertungen und einem Überblick über alle Aufgaben. Und es bietet dem Sachbearbeiter Hilfe bei der täglichen Projektarbeit und automatisierte Prozesse wie beispielsweise Vorlagen oder Planlisten, die sich automatisch ausfüllen beziehungsweise automatisch generiert werden.
Die Software hat außerdem Schnittstellen für einen Datentransfer aus oder in andere Produkte und ist sowohl für kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern als auch für Unternehmen mit 150 Angestellten geeignet. Zudem lassen sich die Kosteneinsparungen sehen: Sie sind so hoch wie die Kosten für einen Mitarbeiter pro Jahr.
OfficeWare Projekt im Unternehmen einführen
Ein effizientes Monitoring ist ein unverzichtbarer Bestandteil der Philosophie von OfficeWare und wird durch das Wortspiel "Monit*ment" verdeutlicht. Zur OfficeWare-Philosophie gehört des Weiteren, dass Daten mithilfe von Schnittstellen schnell und einfach übergeben werden können. Dies ermöglicht es, vorhandene Lösungen, wie zum Beispiel ein Controlling-System, sinnvoll zu erweitern. Hier zu nennen ist die OfficeWare-Wiki, die beispielsweise vorbereitete Aufgaben und Workflows zum Herunterladen anbietet. Zudem werden Checklisten erstellt und Prozesse in Form von Masterprojekten definiert. Besonders vernetze Büros profitieren von der Nutzung eines vorkonfigurierten Masters. Dadurch ist gewährleistet, dass alle auf dem gleichen "qualitativen" Stand sind. Darüber hinaus gibt es Hilfestellungen von OfficeWare, unter anderem durch umfangreiches Material wie die 100-Punkte-Checkliste für die erforderlichen Nachweise und Erklärungen bei größeren Bauvorhaben. Die Vorkonfigurationen sind übrigens größtenteils im Lizenzpreis enthalten.
