E-Rechnung einfach erklärt: Was hat sich 2025 geändert?
E-Rechnung einfach erklärt
- 11.06.2025
E-Rechnung einfach erklärt: Warum reicht eine normale PDF-Datei nicht mehr aus?
Diese Vorgabe betrifft nicht nur Großunternehmen, sondern auch Selbstständige und kleinere Betriebe, die im B2B-Geschäft tätig sind. Sie dürfen an ihre Kunden seit Jahresbeginn grundsätzlich nur noch echte E-Rechnungen versenden. Nur bei den Formaten kann man sich absprechen. Hierzu mehr im nächsten Abschnitt.
E-Rechnung: Welche Formate sind zulässig?
ZUGFeRD geht einen hybriden Weg. Hier wird die XML-Datei mit einer klassischen PDF kombiniert, sodass die Rechnung sowohl maschinen- als auch menschenlesbar ist. Dieses Format hat sich insbesondere bei kleineren Unternehmen durchgesetzt, da es den Übergang zur E-Rechnung deutlich erleichtert.
Mehr als nur Pflicht: Warum die E-Rechnung besser ist als PDF
Ein weiterer Vorteil ist die geringere Fehleranfälligkeit. Manuelle Eingaben gehören der Vergangenheit an, denn die relevanten Felder – von der Rechnungsnummer bis zur Umsatzsteuer – werden strukturiert übermittelt. Das erleichtert nicht nur die Buchhaltung, sondern verbessert auch die Einhaltung steuerlicher Vorschriften. Bei Betriebsprüfungen ist die lückenlose Nachvollziehbarkeit ein klarer Pluspunkt.
Hinzu kommt: In Kombination mit einer digitalen Archivierungslösung lassen sich Rechnungen sehr einfach rechtssicher und GoBD-konform verwalten. Auch die Wiederauffindbarkeit wird verbessert: Suchvorgänge dauern nur Sekunden.
E-Rechnung schreiben: Wie gelingt die Umsetzung?
Wer E-Rechnungen schreiben möchte, ohne sich durch XML-Editoren und Normvorgaben zu quälen, braucht eine geeignete Softwarelösung. Bei Gründern, Freiberuflern und kleinen Betrieben ist sevdesk beispielsweise sehr weit verbreitet. Die cloudbasierte Lösung hat sich im E-Rechnungssoftware-Vergleich 2025 von fuer-gruender.de den ersten Platz gesichert – mit der Gesamtnote 1,2.Der große Vorteil: Rechnungen lassen sich direkt aus der Software ganz ohne technisches Hintergrundwissen nach den aktuellen gesetzlichen Vorgaben erstellen. Der Nutzer wählt einfach das gewünschte Format (XRechnung oder ZUGFeRD), während sevdesk im Hintergrund automatisch den richtigen XML-Code generiert und auf Vollständigkeit prüft. Der Versand erfolgt direkt per Mail oder über digitale Schnittstellen. Umwege oder zusätzliche Tools sind nicht erforderlich.
Auch Eingangsrechnungen lassen sich komfortabel verarbeiten: Ein Upload genügt, und sevdesk liest die Inhalte aus, schlägt Kontierungen vor und archiviert die Dokumente GoBD-konform. Gerade Unternehmer mit wenig Zeit profitieren von dieser Automatisierung. Außerdem werden manuelle Fehler minimiert.
Das Angebot wird durch die Nutzung der sevdesk-App für iOS und Android perfekt ergänzt. So können E-Rechnungen auch unterwegs erstellt, versendet und geprüft werden – sogar per Messenger.
