Wie erstelle ich eine E-Rechnung? Tipps für Unternehmen
Wie erstelle ich eine E-Rechnung?
- 22.01.2025
Ohne passende Software geht es nicht mehr
Die E-Rechnungspflicht hat einschneidende Veränderungen mit sich gebracht. Papier- und einfache PDF-Rechnungen sind im B2B-Bereich nicht mehr zulässig. Vielmehr müssen elektronische Formate verwendet werden, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Wer jetzt noch auf klassische Rechnungsformate setzt, muss umdenken – und vor allem auf passende Softwarelösungen zurückgreifen.Doch bei der Wahl des richtigen Tools sollte es nicht allein um die Erstellung von E-Rechnungen gehen. Die Digitalisierung der gesamten Buchhaltung bietet deutlich mehr Potenzial zur Effizienzsteigerung. Unternehmen, die jetzt handeln, profitieren langfristig von automatisierten Prozessen, weniger Verwaltungsaufwand und einer verbesserten Übersicht über ihre Finanzen.
Wie erstelle ich eine E-Rechnung und was verbirgt sich hinter dem Begriff?
Die Herausforderung für viele kleine und mittlere Unternehmen liegt darin, diese Rechnungsformate ohne technisches Know-how korrekt zu erstellen. Eine fehlerhafte E-Rechnung kann zu Verzögerungen bei der Zahlung oder sogar zur Ablehnung durch den Empfänger führen. Auch die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen ist ohne Wissen und geeignete Tools praktisch unmöglich. Deshalb setzen viele Unternehmen auf spezialisierte Softwarelösungen, welche die Prozesse rund um ausgehende und eingehende E-Rechnungen abbilden und automatisieren. Diese Tools übernehmen unter anderem folgende Aufgaben:
- Erstellung des visuellen Teils (PDF) und des technischen Teils (XML) der Rechnung
- automatische Validierung auf Vollständigkeit und Richtigkeit
- Prüfung eingehender und ausgehender Rechnungen
- Archivierung gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
Warum die Digitalisierung der gesamten Buchhaltung sinnvoll ist
Dabei geht es nicht nur darum, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, sondern auch um handfeste betriebswirtschaftliche Vorteile:
- Automatisierung von Standardprozessen: Viele Routineaufgaben wie das Erfassen von Belegen, die Zuordnung von Zahlungen oder die Umsatzsteuer-Voranmeldung lassen sich automatisieren.
- Zeitersparnis: Wer weniger Zeit mit der Buchhaltung verbringt, kann sich stärker auf sein Kerngeschäft konzentrieren.
- verbesserte Übersicht und Kontrolle: Eine moderne Buchhaltungssoftware ermöglicht jederzeit Einblick in die finanzielle Situation des Unternehmens, offene Rechnungen oder Steuerverpflichtungen.
- Datensicherheit und GoBD-Konformität: Cloudbasierte Lösungen sorgen dafür, dass Daten sicher gespeichert und gesetzliche Anforderungen eingehalten werden.
Umstieg auf moderne Cloud-Lösung ist empfehlenswert
Spätestens mit Einführung der E-Rechnungspflicht stoßen alte Buchhaltungsprogramme und sonstige Hilfsmittel wie Word oder Excel an ihre Grenzen. Daher empfiehlt es sich, jetzt auf eine zeitgemäße Cloud-Lösung umzusteigen. Eine führende deutsche Software dieser Art ist sevdesk. Sie ermöglicht sowohl die Abwicklung von E-Rechnungen als auch die Digitalisierung der gesamten Buchhaltung. Das Unternehmen aus Offenburg am Fuße des Schwarzwalds unterstützt bereits seit 2013 Selbstständige und kleine Unternehmen bei der Modernisierung ihrer Buchhaltungsprozesse.Was leistet sevdesk im Bereich E-Rechnung?
sevdesk ermöglicht eine äußerst einfache und stressfreie Erstellung von E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnungen über ein benutzerfreundliches Formular. Die Software sorgt zudem für eine automatische Validierung und Visualisierung von eingehenden E-Rechnungen, um Fehler bereits im Vorfeld zu vermeiden. Darüber hinaus ermöglicht sie eine revisionssichere Archivierung gemäß den gesetzlichen Anforderungen. Eine weitere praktische Funktion ist die Integration mit dem Online-Banking, wodurch Zahlungen direkt den jeweiligen Rechnungen zugeordnet werden können.Weitere Funktionen, die überzeugen
Neben der intuitiven Erstellung ausgehender und Verarbeitung eingehender E-Rechnungen hält sevdesk eine ganze Reihe weiterer leistungsstarker Funktionen bereit, mit denen Unternehmen ihr Finanzmanagement optimieren:- Transparenz: Wichtige Unternehmensdaten wie Umsätze, offene Rechnungen oder Steuerverpflichtungen sind dank einer Übersicht (Dashboard) jederzeit im Blick.
- Belegerfassung per App: Belege lassen sich per Drag and Drop oder direkt über die App erfassen sowie digital archivieren.
- Umsatzsteuer-Voranmeldung: Die Software berechnet automatisch die Zahllast und berücksichtigt verschiedene Steuersätze.
- Persönlicher Buchhaltungsscore: Eine spielerische Funktion, die Nutzern hilft, alle Buchhaltungspflichten korrekt zu erfüllen.
