ERP-Lastenheft - welche Faktoren sind bei der Erstellung zu beachten?

Bei der Auswahl einer ERP-Lösung sehen sich Unternehmen zunächst mit einem unüberschaubaren Angebot konfrontiert. Das Ziel muss deshalb sein, die individuellen Anforderungen in Form eines Lastenhefts so zu beschreiben, dass ERP-Hersteller abgleichen können, inwiefern ihre Software dem Unternehmen weiterhelfen kann. Oftmals sind ERP-Lastenhefte äußerst funktionslastig. Teils werden mehr als tausend Fragen zu Software-Funktionen formuliert. Es wird jedoch nicht aufgezeigt, wofür die Funktionen später genutzt werden sollen. Dieser Ansatz ist in mehrerlei Hinsicht suboptimal. Zum einen verursacht er einen hohen Zeitaufwand bei den Anbietern, zum anderen führen die gewünschten Funktionen möglicherweise gar nicht zu einer Prozessoptimierung. Doch wie lässt sich die Aufgabe besser lösen?

Ein gutes ERP-Lastenheft ist in erster Linie prozessorientiert. Das heißt: Unternehmen sollten im Rahmen eines ERP-Projekts zunächst eine Aufnahme sämtlicher Ist-Prozesse durchführen. Im zweiten Schritt erfolgt dann die Definition von Soll-Prozessen, die durch die Einführung einer ERP-Lösung realisiert werden sollen. ERP-Hersteller können hierdurch wesentlich besser beurteilen, wie gut ihre Software die Anforderungen abdeckt. Zudem sind sie möglicherweise sogar in der Lage, andere Lösungswege zu entwickeln, mit denen das Ziel ebenfalls erreicht werden kann.

Gelingt es, das ERP-Lastenheft abteilungsweise aufzubauen, so ist zudem eine Unterscheidung zwischen Muss- und Kann-Funktionen empfehlenswert. Darunter kann dann die gewünschte Soll-Prozesskette angeführt werden. Beim Betrachter entsteht hierdurch ein besseres Verständnis dafür, warum eine bestimmte Funktion als relevant erachtet wird. Davon abgesehen gilt: Je mehr Informationen zur aktuellen Situation im Lastenheft enthalten sind, desto besser wird die Einschätzung durch ERP-Anbieter ausfallen. Zu den grundlegenden Informationen gehören beispielsweise die Unternehmensstruktur, eingesetzte Software-Lösungen und die aktuelle IT-Landschaft.

Selbstverständlich umfasst der ERP-Auswahlprozess mehr als nur die Erstellung des Lastenhefts. Er beginnt bei der Teamzusammenstellung und reicht über die Prozessanalyse bis hin zur finalen Vertragsgestaltung. Einer der wenigen Ratgeber, der alle Faktoren im Detail beleuchtet, ist das E-Book "Mission ERP: Erfolgreiche ERP-Auswahl" der e.bootis ag. Auf 40 Seiten gehen die Autoren praxisnah, ausführlich und verständlich auf alle wichtigen Schritte des Auswahlverfahrens ein. Ein weiterer Vorteil: Das E-Book kann kostenlos heruntergeladen werden.