ERP-Lastenheft: diese Fakten sollten Entscheider kennen
ERP Lastenheft
- 09.11.2023
Warum ist ein ERP-Lastenheft wichtig?
Ein ERP-Lastenheft ist nicht nur ein Dokument. Es ist ein strategisches Werkzeug, das die Basis für die erfolgreiche Auswahl eines ERP-Systems bildet. Allen voran gewährleistet es Klarheit und Transparenz über die Anforderungen eines Unternehmens an eine ERP-Software. Weiterhin dient es als wichtige Grundlage für die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und den ERP-Anbietern. Die präzise Definition von Geschäftsbedürfnissen wie Funktionalität, Skalierbarkeit und Integrationen ist entscheidend, um das ERP-System zu identifizieren, das den Unternehmenszielen am besten entspricht. Ohne ein Lastenheft könnten Unternehmen Gefahr laufen, eine Software auszuwählen, die ihre Anforderungen nicht erfüllt oder über das Ziel hinausschießt und damit unnötige Kosten verursacht.Was sind die wichtigsten Bestandteile eines ERP-Lastenhefts?
Ein umfassendes ERP-Lastenheft sollte verschiedene Schlüsselaspekte abdecken, um eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu schaffen. Besonders bedeutsam sind folgende Inhalte:- Geschäftsanforderungen: Dieser Abschnitt bildet das Herzstück des Lastenhefts und beschreibt im Detail, was das ERP-System leisten muss, um die Geschäftsprozesse effektiv zu unterstützen.
- technische Anforderungen: Hier werden die technischen Spezifikationen festgelegt, die notwendig sind, um eine reibungslose Integration und einen problemlosen Betrieb des ERP-Systems zu gewährleisten.
- Projektumfang und Zeitplan: Dieses Element umfasst eine klare Darstellung der Projektphasen, Meilensteine und des Zeitplans.
- Budget- und Ressourcenplanung: Hier werden die benötigten Ressourcen und die finanzielle Ausstattung des Projekts definiert.
- Bewertungskriterien: Festlegung von Kriterien, um Angebote objektiv zu vergleichen und die Auswahl auf fundierte Weise zu treffen.
Tipps für die Erstellung eines guten ERP-Lastenhefts
ERP-Lastenhefterstellung: Hier finden Unternehmen Unterstützung
Die Erstellung eines ERP-Lastenhefts erfordert Erfahrung und Fachwissen. Wer im eigenen Hause nicht über dieses Know-how verfügt, kann auf die Unterstützung durch externe Dienstleister zurückgreifen. Ein leistungsstarker Anbieter ist auf diesem Gebiet die enterDATA GmbH aus Gelsenkirchen.enterDATA begleitet Unternehmen durch den gesamten Prozess der ERP-Auswahl, beginnend mit einer gründlichen Vorbereitung, welche die Sichtung vorhandener Prozess- und Unternehmensdokumentationen umfasst. Ziel ist es, ein tiefes Verständnis für die Kern- und Wertschöpfungsprozesse des Unternehmens zu entwickeln.
In Strategie-Workshops wird die Basis für das gesamte ERP-Projekt gelegt. Hier wird das große Bild betrachtet und strategische Leitplanken sowie eine Roadmap für die ERP-Entscheidungen definiert. Diese Workshops konzentrieren sich auf die strategische Ausrichtung des Unternehmens und dessen wirtschaftliche Ziele.
Die Prozess-Workshops in den Funktionsbereichen sind ein weiterer entscheidender Schritt. Durch Prozessaudits entlang der Wertschöpfungskette werden die funktionalen Anforderungen und eine Prozesslandkarte definiert. Diese Phase liefert wichtige Ergebnisse wie Alleinstellungsmerkmale, "Show Stopper", Funktionen, die einen Mehrwert bringen, und Anforderungen, die auf der Strategie basieren.
Nach der internen Vorbereitung folgt die Marktbetrachtung und Evaluation der potenziellen ERP-Lösungen. enterDATA nutzt hier einen ersten Filter, um eine Longlist basierend auf allgemeinen Kriterien wie Branche, Fokus, Unternehmensgröße, räumliche Nähe und Referenzen zu erstellen. Anschließend erfolgt die finale Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und des ERP-Lastenhefts.
Mit der Longlist in der Hand startet enterDATA die Ausschreibung, kümmert sich um den Austausch der Geheimhaltungsvereinbarungen und übernimmt den Versand der Ausschreibungsunterlagen. Nach der Ausschreibungsphase folgt die Bewertung und Analyse der Rückmeldungen, um mittels weiterer Filter die Shortlist-Kandidaten zu ermitteln. Diese Filter berücksichtigen die strategische Ausrichtung und wesentliche unternehmensspezifische Auswahlkriterien.
Anbieter-Workshops, die auf praxisnahen Use-Cases basieren, sind ein weiterer Schritt, um die Eignung der ERP-Lösungen zu bewerten. enterDATA unterstützt auch bei der Analyse und Aufbereitung der Ergebnisse und bereitet die Entscheidungsvorlage vor.
Abschließend spielt enterDATA eine wichtige Rolle bei den Vertragsverhandlungen und dem Vertragsabschluss. Das Unternehmen bringt seine Expertise ein, um eine faire und sichere Projektgrundlage zu schaffen und einen guten Grundstein für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zu legen.
